Sector
Software para hoteles pequeños: reservas, reportes a MinCIT y Migración, y venta directa
Respuesta corta
¿Qué sistema necesita un hotel pequeño en Colombia para manejar reservas, reportes a Migración y MinCIT y vender más reservas directas?
Un hotel pequeño necesita un software de gestión hotelera que reúna en un solo calendario las reservas de su web, de las agencias en línea y del teléfono, registre al huésped una vez y reutilice esos datos para la Tarjeta de Registro Alojamiento y el reporte SIRE de extranjeros. Encima se montan un motor de reservas directas y un asistente de WhatsApp que cotiza y confirma.
Propuesta en menos de 24 h · El código y los accesos son tuyos
Actualizado el
Lo que un software para hoteles debe resolver en un hotel o hostal colombiano
Un hotel de pocas habitaciones vive entre tres frentes. Vender: la misma habitación se ofrece en la web propia, en varias agencias de viajes en línea, por teléfono y por WhatsApp, y si un canal no se entera de lo que vendió el otro aparece la sobreventa. Operar: check-in, estado de cada habitación para el equipo de ama de llaves, consumos que se cargan al folio del huésped y salidas que deben cerrar sin pendientes. Y reportar, que en este sector pesa más que en casi cualquier otro.
Los prestadores de alojamiento turístico deben estar inscritos en el Registro Nacional de Turismo antes de operar, llevar el registro de huéspedes en la Tarjeta de Registro Alojamiento que dispone el Gobierno y reportar a Migración Colombia el ingreso y la salida de los huéspedes extranjeros por el SIRE. Cuando todo eso se digita a mano en plataformas distintas, la recepción gasta buena parte del turno copiando pasaportes.
El tercer frente es el margen. Cada reserva que llega por una agencia en línea paga comisión; las directas, por la web o por WhatsApp, no. Pero solo crecen si el hotel responde rápido, muestra disponibilidad real y cobra el anticipo sin enredos.
Lo que más se complica en el día a día
Sobreventa entre canales
Una reserva entra por una agencia en línea mientras recepción vende la misma habitación por teléfono. Alguien se queda sin cuarto y el hotel termina pagando otro alojamiento y recibiendo una mala reseña.
Pasaportes digitados dos y tres veces
El huésped llena el formulario de llegada, recepción lo pasa a la TRA y, si es extranjero, otra vez al SIRE. Cada digitación es tiempo perdido y una oportunidad de error.
Habitaciones que nadie sabe si están listas
Ama de llaves avisa por radio o por chat que una habitación quedó limpia. Recepción no lo ve a tiempo y el huésped que llegó temprano espera en el lobby.
Consumos que no llegan al folio
El minibar, la cena en el restaurante o la lavandería se anotan en papel y a veces se pierden antes del check-out.
Consultas de disponibilidad respondidas tarde
Un viajero que a medianoche consulta disponibilidad para el puente festivo reserva con el primero que conteste. Si la respuesta llega al día siguiente, esa reserva ya pagó comisión en otra parte.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Calendario único de habitaciones y canales
Un sistema de gestión con el inventario de habitaciones por tipo y tarifa, conectado al administrador de canales para que lo vendido en una agencia en línea se cierre en las demás. Grupos, bloqueos y políticas de cancelación viven en el mismo calendario.
Registro del huésped una sola vez
Los datos se capturan en el prerregistro o en el check-in y se reutilizan para la TRA y el reporte SIRE, con integración donde la plataforma oficial lo permita, en lugar de digitarlos de nuevo. Cada día se ve qué reportes siguen pendientes.
Ama de llaves y mantenimiento en el celular
Cada habitación muestra su estado: sucia, en limpieza, lista o fuera de servicio. La camarera lo cambia desde el celular y recepción ve al instante qué puede asignar.
Motor de reservas directas en tu web
Tu sitio muestra disponibilidad y tarifas reales, cobra el anticipo en línea y confirma por correo y por WhatsApp, con beneficios que solo existen en el canal propio.
Asistente de WhatsApp que cotiza y reserva
Responde a cualquier hora con disponibilidad real y tarifa según fechas y número de personas, envía el enlace de pago y deja la reserva en firme. Peticiones especiales y grupos pasan a recepción.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Tarifas sugeridas por temporada y ocupación
Con la ocupación de años anteriores, los puentes festivos, los eventos de la ciudad y el ritmo de reservas de las próximas semanas, la IA propone ajustes de tarifa. El gerente los aprueba antes de publicarlos.
Documento leído en el check-in
La foto del pasaporte o de la cédula se convierte en los campos del registro: nombres, número, nacionalidad y fecha de nacimiento. Recepción solo verifica.
Huéspedes atendidos en su idioma
La IA contesta por WhatsApp en inglés u otro idioma a huéspedes extranjeros y prepara borradores de respuesta a reseñas con el tono del hotel. Lo delicado lo aprueba una persona.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Un día en recepción
Vemos un check-in, un check-out, el cambio de turno y cómo se reporta hoy a la TRA y al SIRE. De ahí sale el alcance.
Habitaciones, tarifas y canales
Cargamos tipos de habitación, temporadas, políticas de cancelación y cada canal por el que vendes.
Recepción en paralelo
Durante unas semanas el equipo registra reservas y huéspedes en el entorno de pruebas además del sistema actual, para comparar resultados.
Web, WhatsApp y cambio de calendario
Se activan el motor de reservas en tu sitio y el asistente de WhatsApp, y el calendario nuevo pasa a ser el único.
Normativa que conviene tener en cuenta
Registro Nacional de Turismo
La Ley 2068 de 2020 obliga a todo prestador de servicios turísticos a inscribirse en el Registro Nacional de Turismo antes de prestarlos, y exige a los prestadores de alojamiento una póliza de responsabilidad por daños a huéspedes y a terceros.
Fuente: Función Pública — Ley 2068 de 2020, modificación de la Ley General de Turismo
Tarjeta de Registro Alojamiento
El artículo 22 de esa ley exige llevar el registro de huéspedes en la Tarjeta de Registro Alojamiento, en el sistema que disponga el Gobierno, y la tarjeta sirve como prueba del contrato de hospedaje. El MinCIT fijó plazos de implementación distintos para quienes tenían software de alojamiento y para quienes no.
Fuente: MinCIT — Implementación de la Tarjeta de Registro de Alojamiento (3 de noviembre de 2022)
Reporte de huéspedes extranjeros
Migración Colombia pide a hoteles y alojamientos reportar en el SIRE el ingreso y la salida de turistas extranjeros, con base en el Decreto 1067 de 2015 y la Resolución 2357 de 2020. La omisión puede acarrear multas entre 105,25 y 2.631,30 UVT, previo proceso sancionatorio.
Fuente: Migración Colombia — ABC del Sistema de Información para el Reporte de Extranjeros (SIRE)
Contribución parafiscal del turismo
Según el MinCIT, los prestadores de servicios turísticos son sujetos de la contribución parafiscal para la promoción del turismo, con tarifa del 2,5 por mil sobre los ingresos operacionales. El sistema puede dejar calculada la base de cada periodo.
Fuente: MinCIT — Respuesta 2-2026-013436 sobre requisitos de alojamiento turístico (11 de mayo de 2026)
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
Escríbenos por WhatsApp o déjanos tus datos. Te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas.
Preguntas frecuentes
¿Qué software para hoteles conviene si tengo menos de veinte habitaciones?
Uno que haga bien lo esencial: calendario sin sobreventa conectado a los canales, registro del huésped que sirva para TRA y SIRE, y cuentas por habitación. Restaurante, eventos o spa se suman si los tienes.
¿Se conecta con Booking, Expedia o Airbnb?
La conexión con las agencias en línea se hace a través de un administrador de canales. El sistema se integra con el que ya uses o con uno que escojamos juntos según los canales que te interesan.
¿Cómo ayuda a tener más reservas directas?
Con un motor de reservas en tu web que muestre disponibilidad real y cobre el anticipo, un asistente que responda por WhatsApp a cualquier hora y la base de huéspedes anteriores para invitarlos a volver, con su autorización.
¿Sirve para un hostal con camas compartidas?
Sí. El inventario se maneja por cama además de por habitación, con tarifa por cama, dormitorios mixtos o separados y el registro individual de cada huésped para los reportes.
¿Dónde quedan los datos de los huéspedes?
En tu propia base, con la autorización de tratamiento que exige la Ley 1581 de 2012, y solo los usuarios autorizados del hotel pueden consultarlos.
También te puede servir
Sector
Apartamentos turísticos y alquiler vacacional
Calendarios de varias plataformas en uno, check-in remoto, aseo entre estadías y la liquidación mensual a cada propietario con comisiones y gastos.
Sector
Agencias de viajes
Cotiza paquetes con varios proveedores en minutos, cobra por cuotas hasta la fecha del viaje y acompaña a cada viajero antes, durante y después.
Necesidad
Atender clientes 24/7
Responde de noche y en festivos sin turno nocturno: qué dejarle a un asistente de IA, qué no, cómo pasa a una persona y cómo medir si la atención mejoró.
Sector
Restaurantes
Recetas costeadas con su merma real, inventario de perecederos, comandas que cuadran con la caja y reservas y domicilios por WhatsApp con IA.