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Software para administrar apartamentos turísticos de varios propietarios, del check-in a la liquidación
Respuesta corta
¿Cómo automatiza quien administra apartamentos turísticos de distintos dueños las reservas, el check-in, el aseo y la liquidación a cada propietario?
Quien administra rentas cortas de terceros necesita un software para administrar apartamentos turísticos que unifique los calendarios de todas las plataformas, envíe instrucciones de check-in remoto, programe el aseo entre estadías y liquide cada mes a cada propietario descontando comisiones, aseo, insumos y reparaciones. La IA responde a los huéspedes a cualquier hora y sugiere tarifas por temporada.
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Actualizado el
Qué cambia cuando los apartamentos que administras son de otros
Administrar alquiler vacacional para terceros es un negocio distinto al de un hotel. No hay recepción ni lobby: el huésped llega a un edificio residencial, pasa por portería y abre con un código o una caja de llaves. Cada apartamento tiene su dueño, su reglamento de edificio, su dotación y sus reglas, y está publicado en dos o tres plataformas cuyos calendarios deben coincidir.
El trabajo pesado ocurre entre estadías y a fin de mes. Entre una salida y la siguiente llegada hay que coordinar aseo, cambio de lencería, lavandería, reposición de insumos y revisión de daños. Y cada mes hay que explicarle a cada propietario cuánto produjo su apartamento: reservas cobradas, comisión de cada plataforma, comisión de administración, aseo, servicios públicos, cuota del edificio y arreglos. Cuando esa cuenta se arma a mano, los errores terminan en reclamos y en dueños que se llevan su apartamento a otro administrador.
Encima está un marco que no se puede ignorar: inscripción en el Registro Nacional de Turismo, uso turístico autorizado en el reglamento de propiedad horizontal, Tarjeta de Registro Alojamiento y reporte de huéspedes extranjeros. El sistema no reemplaza esos trámites, pero sí lleva el control unidad por unidad.
Lo que más se complica en el día a día
Calendarios que no se hablan
Una plataforma bloquea la fecha y la otra la sigue ofreciendo. La doble reserva obliga a reubicar al huésped a última hora, si es que hay dónde.
Check-in resuelto por chat a deshoras
El huésped aterriza de noche y escribe pidiendo la dirección, el código de la puerta y la clave del wifi. Si nadie contesta, la primera reseña sale mala.
Aseo coordinado con mensajes sueltos
El equipo de aseo recibe la programación por WhatsApp, a veces incompleta. Un apartamento queda sin limpiar para la siguiente llegada o se limpia uno que no tenía salida.
Liquidaciones que toman días
Cruzar los pagos de cada plataforma, descontar comisiones y gastos y separar por propietario se come varios días del cierre, y cada error se convierte en desconfianza.
Daños y faltantes sin dueño
Una toalla manchada, un vaso roto o una nevera que dejó de enfriar aparecen semanas después, sin saber en qué estadía pasó ni a quién cobrarlo.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Calendario unificado por apartamento
Las reservas de todas las plataformas y las directas quedan en un calendario por unidad, sincronizado para cerrar la fecha apenas se vende. Los días que el propietario reserva para sí también se ven.
Órdenes de aseo y revisión entre estadías
Cada salida genera la orden de aseo con hora límite, lista de verificación, cambio de lencería e insumos que hay que reponer. Quien limpia marca el avance y reporta daños con foto desde el celular.
Liquidación automática por propietario
El sistema reúne los ingresos de cada reserva, la comisión de la plataforma, la comisión de administración y los gastos cargados al apartamento, y genera el estado mensual de cada dueño con sus soportes.
Huéspedes atendidos por WhatsApp
Antes de la llegada, un asistente envía instrucciones de acceso, ubicación y normas del edificio, y luego responde las dudas frecuentes. Lo urgente, como una cerradura que no abre, pasa enseguida a la persona de turno.
Tablero por unidad y por propietario
Ocupación, tarifa promedio, ingreso neto, gastos y calificaciones de cada apartamento, para mostrarle a cada dueño cómo va su inversión y decidir dónde ajustar precio o dotación.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Respuestas con la ficha de cada apartamento
La IA conoce el acceso, el parqueadero, los electrodomésticos y las normas de cada edificio, y contesta en el idioma del huésped. Cuando no sabe algo, no lo inventa: lo escala.
Tarifa sugerida por noche
Con la ocupación de cada unidad, los festivos, los eventos de la ciudad y los días que faltan para la fecha, propone tarifas por noche que el administrador aprueba apartamento por apartamento.
Faltantes detectados en las fotos de aseo
Con las fotos que toma el equipo al terminar, la IA ayuda a detectar daños o faltantes frente al inventario del apartamento y deja el reporte listo para revisión.
Resumen claro para el propietario
Redacta el resumen de cada liquidación en lenguaje sencillo: cuánto se ocupó el apartamento, qué gastos hubo y por qué, y qué recomienda el administrador.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Unidades, plataformas y contratos
Revisamos cuántos apartamentos administras, en qué plataformas están y qué dice cada contrato sobre comisiones y gastos.
Calendarios y reglas de liquidación
Conectamos los calendarios y dejamos escritas las reglas de cada contrato para que el cálculo sea automático.
Un mes liquidado en paralelo
Cerramos un mes en el entorno de pruebas y lo comparamos con tu liquidación manual hasta que coincidan peso a peso.
Aseo y asistente, unidad por unidad
Se activan las órdenes de aseo en el celular del equipo y el asistente de WhatsApp para los huéspedes, empezando por algunas unidades.
Normativa que conviene tener en cuenta
Quién es prestador de vivienda turística
La Ley 2068 de 2020 incluye entre los prestadores turísticos a quien arrienda inmuebles por periodos menores de 30 días, propios o de terceros, o intermedia en ese arriendo, y presume prestador a quien arrienda más de uno. También obliga a las plataformas a retirar anuncios de prestadores sin Registro Nacional de Turismo activo.
Fuente: Función Pública — Ley 2068 de 2020, modificación de la Ley General de Turismo
Uso turístico autorizado por el reglamento
Según el MinCIT, para inscribir una vivienda turística en un edificio sometido a propiedad horizontal hay que declarar que el reglamento autoriza ese uso, con base en el artículo 34 de la Ley 1558 de 2012, y el administrador del edificio debe reportar a la SIC las unidades que operen sin esa autorización o sin registro.
Fuente: MinCIT — Respuesta 2-2026-013436 sobre requisitos de vivienda turística (11 de mayo de 2026)
TRA, SIRE y póliza también aplican
El mismo concepto del MinCIT recuerda que la vivienda turística debe diligenciar la Tarjeta de Registro Alojamiento, reportar en el SIRE a los huéspedes extranjeros y tener póliza de responsabilidad frente a huéspedes y terceros. El sistema puede llevar esos pendientes por apartamento.
Fuente: MinCIT — Respuesta 2-2026-013436 sobre requisitos de vivienda turística (11 de mayo de 2026)
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
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Preguntas frecuentes
¿Qué debe tener un software para administrar apartamentos turísticos de terceros?
Calendario unificado por unidad, órdenes de aseo con revisión de daños, atención a huéspedes y, sobre todo, liquidación por propietario con las reglas de cada contrato. Sin lo último sirve para un dueño, no para un administrador.
¿Puedo tener condiciones distintas con cada propietario?
Sí. Cada contrato define su comisión, qué gastos asume el dueño y cuáles la administración, y si los servicios públicos o la cuota del edificio se descuentan de la liquidación.
¿Cómo funciona el check-in sin recepción?
Con instrucciones automáticas antes de la llegada (ubicación, acceso al edificio, código de la cerradura o caja de llaves y normas) y con el registro del huésped desde el celular para portería y para los reportes.
¿El propietario puede consultar cómo va su apartamento?
Sí. Puede tener un acceso con ocupación, ingresos, gastos y liquidaciones descargables, sin escribirte cada semana para preguntar.
¿Y las reservas que consigo por fuera de las plataformas?
Entran al mismo calendario con su propio cobro y su propia regla de comisión, y se liquidan al propietario igual que las demás.
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Reservas sin sobreventa entre tu web y las agencias en línea, registro del huésped que sirve para la TRA y el SIRE, y más reservas directas por WhatsApp.
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Cuotas por coeficiente, intereses de mora, asambleas con quórum en vivo y residentes atendidos por WhatsApp para administradores de conjuntos.
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