Necesidad
Portal de clientes: que consulten facturas, saldos y certificados sin escribirle a tu equipo
Respuesta corta
¿Cómo hago para que mis clientes consulten solos sus facturas, certificados y estados de cuenta, en vez de pedírselos a mi equipo?
Con un portal de clientes conectado a tu sistema contable o de gestión: cada cliente entra con su usuario y descarga facturas, estado de cuenta, paz y salvos y certificados, radica solicitudes y ve en qué van. Tu equipo atiende solo lo que exige criterio. Un asistente de IA en WhatsApp resuelve las consultas simples y lleva al portal.
Propuesta en menos de 24 h · El código y los accesos son tuyos
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Qué resuelve un portal de clientes y qué no
En muchas empresas, buena parte del trabajo administrativo es reenviar documentos que ya existen: la factura del mes pasado, el certificado de retención, el estado de cuenta, el paz y salvo para un trámite. El residente de un conjunto, el padre de familia, el asociado de un fondo o el comprador de una distribuidora piden lo mismo por correo o por WhatsApp, y alguien lo busca y lo envía.
Un portal de autoservicio corta ese ciclo. El cliente entra cuando lo necesita, a cualquier hora, y encuentra lo suyo. Pero solo funciona si muestra lo mismo que ve tu equipo: si el portal dice un saldo y contabilidad otro, genera más llamadas de las que evita.
Antes de construirlo conviene contar: cuántas solicitudes repetitivas llegan al mes, cuánto tarda cada una y por qué canal entran. Esa línea de base es la que después dice, con números propios, cuánto trabajo absorbió el portal.
Señales de que esto te está pasando
La bandeja llena de "me reenvías la factura"
El equipo administrativo pasa horas buscando archivos en carpetas y reenviándolos. Es un trabajo que no agrega nada y que nunca se acaba.
Todos piden su certificado la misma semana
En temporada de declaración de renta o de cierres, las solicitudes llegan juntas y la atención se represa justo cuando más se necesita.
Cada persona da un saldo distinto
Uno consulta el programa contable, otro una hoja de cálculo y otro el último correo. El cliente recibe dos cifras y pierde confianza.
Solicitudes sin seguimiento
El cliente pidió un ajuste o dejó un reclamo por correo y no sabe en qué va. Escribe otra vez, y otra, y cada mensaje se vuelve un caso nuevo.
Documentos enviados a quien no era
Un estado de cuenta termina en el buzón de otra persona por un error al escribir el correo. Además de la vergüenza, es un incidente con datos personales.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Portal conectado a tu sistema de gestión
Facturas, notas, estados de cuenta y pagos se leen del sistema que ya usas. El cliente ve lo mismo que tu equipo, en el momento en que lo consulta.
Certificados y paz y salvos al instante
Cada certificado se arma con los datos vigentes y un código de verificación, para que el tercero que lo recibe pueda comprobar que es auténtico.
Solicitudes con número de radicado
Cada solicitud queda con su radicado, responsable, estado y fecha límite. El cliente la sigue desde el portal y recibe aviso cuando cambia de estado.
Usuarios y roles para empresas cliente
Una empresa cliente puede tener a su contador, su comprador y su gerente, cada uno con lo que le corresponde. Los accesos se dan y se quitan sin depender de soporte.
WhatsApp que resuelve o lleva al portal
El asistente valida la identidad y entrega el documento pedido, o envía el enlace directo a la sección correcta. Lo que no puede resolver se convierte en una solicitud con radicado.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Solicitudes en lenguaje libre, ya clasificadas
La IA lee lo que el cliente escribe con sus palabras y lo clasifica como certificado, ajuste de factura, reclamo o cambio de datos. Lo asigna al área correcta con un resumen.
Explicación de su propia cuenta
Ante un "¿por qué me llegó más alto este mes?", la IA compara los dos periodos de ese cliente y explica la diferencia con los conceptos facturados. Si no hay explicación clara, pasa a una persona.
Lo que el portal todavía no responde
La IA agrupa las consultas que siguen llegando por otros canales y señala qué documento o qué dato falta en el portal para resolverlas solas.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Conteo de solicitudes repetitivas
Revisamos con tu equipo un mes de correos y mensajes y clasificamos qué se pide, cuántas veces y cuánto tarda. Esa línea de base guía el alcance.
Conexión con el sistema fuente
Definimos cómo leer facturas, saldos y documentos del sistema actual sin duplicar la información ni crear una segunda base.
Seguridad y accesos
Diseñamos registro, recuperación de contraseña, segundo factor y roles, y probamos que nadie vea lo que no le corresponde.
Lanzamiento por grupos y medición
Invitamos primero a un grupo de clientes, ajustamos y abrimos a todos. Con unas semanas de uso comparamos contra la línea de base.
Normativa que conviene tener en cuenta
Derecho del titular a conocer sus datos
La Ley 1581 de 2012 reconoce al titular el acceso gratuito a sus datos personales y da un máximo de diez días hábiles para atender una consulta. Un portal permite que esa consulta sea inmediata.
Fuente: Función Pública — Ley 1581 de 2012 (artículos 8, 14 y 17)
Seguridad de la información publicada
La misma ley obliga al responsable a conservar la información con la seguridad necesaria para evitar su adulteración, pérdida o acceso no autorizado. En un portal eso se traduce en autenticación, cifrado y registro de accesos.
Fuente: Función Pública — Ley 1581 de 2012 (artículos 8, 14 y 17)
Facturas electrónicas verificables
La DIAN valida las facturas electrónicas en tiempo real y permite consultarlas en su catálogo con el CUFE, el código único de cada factura. Mostrarlo en el portal facilita que el cliente compruebe cada documento.
Fuente: DIAN — ¿Cómo verifico si una factura fue validada por la DIAN?
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
Escríbenos por WhatsApp o déjanos tus datos. Te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas.
Preguntas frecuentes
¿El portal de clientes reemplaza mi sistema contable?
No. Es una ventana sobre el sistema que ya usas: muestra y entrega lo que ahí existe y registra solicitudes. La contabilidad sigue donde está.
¿Qué pasa si un cliente olvida su contraseña?
Recupera el acceso solo, con un código al correo o al celular registrado. Si cambió ambos, la actualización pasa por una validación de tu equipo.
¿Sirve para conjuntos residenciales, colegios o fondos de empleados?
Sí. Cambian los documentos —cuotas de administración, pensiones, aportes— pero la lógica es la misma: cada persona ve lo suyo y pide lo que necesita sin intermediarios.
¿Los clientes de verdad lo usan?
Lo usan cuando encuentran ahí lo que antes pedían y cuando el equipo deja de enviar archivos a mano y responde con el enlace. Por eso se mide desde el inicio cuántas solicitudes entran por cada canal.
¿Se puede pagar desde el portal?
Sí. El saldo pendiente se paga con la pasarela que uses y el pago se aplica de inmediato a las facturas que cubre.
También te puede servir
Sector
Propiedad horizontal
Cuotas por coeficiente, intereses de mora, asambleas con quórum en vivo y residentes atendidos por WhatsApp para administradores de conjuntos.
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Cooperativas y fondos de empleados
Portal y WhatsApp para que el asociado consulte saldos, simule créditos y pida auxilios, conectados a tu sistema financiero actual y sin reemplazarlo.
Necesidad
Gestionar PQRS
Radica, clasifica y asigna peticiones, quejas y reclamos que llegan por correo, WhatsApp y redes, con alertas antes de que se venza el término.
Necesidad
Tienda B2B para clientes mayoristas
Un portal donde cada cliente mayorista ve sus precios, su cupo y sus facturas, repite pedidos anteriores y el pedido entra directo a tu ERP.