Necesidad
Plataforma de pedidos B2B: que tus clientes mayoristas pidan solos, con sus precios y su crédito
Respuesta corta
¿Cómo les doy a mis clientes mayoristas un portal donde pidan solos, con sus precios y su crédito, en vez de llamarme o escribirme por WhatsApp?
Una plataforma de pedidos B2B es un portal privado donde cada cliente entra con su usuario y ve su propia lista de precios, su cupo disponible, sus pedidos anteriores para repetirlos y sus facturas pendientes. El pedido entra directo al ERP para alistar y facturar, sin que nadie lo transcriba. No reemplaza al vendedor: le quita la digitación y le deja la negociación.
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Actualizado el
En qué se diferencia una plataforma de pedidos B2B de una tienda en línea
Una tienda en línea al detal muestra un precio para todos, cobra con tarjeta y despacha a cualquiera. Un portal mayorista funciona al revés: solo entran clientes aprobados, cada uno ve sus condiciones (lista de precios, descuentos, pedido mínimo, días de despacho de su zona) y la mayoría compra a crédito, con un cupo que el sistema tiene que respetar.
Por eso las funciones B2B que ofrecen plataformas como Shopify o WooCommerce, propias o mediante extensiones, sirven cuando las reglas son sencillas. Cuando cada cliente tiene condiciones negociadas, el inventario y la cartera viven en el ERP y el pedido debe respetar cupos y bonificaciones, lo habitual es un plugin a la medida sobre la tienda o un portal propio conectado al ERP.
El portal tampoco elimina el WhatsApp ni la visita del vendedor. Lo que cambia es que el cliente que ya sabe qué quiere pide solo, a cualquier hora, y el vendedor dedica su tiempo a los clientes que necesitan negociación, a abrir cuentas nuevas y a cobrar.
Señales de que esto te está pasando
Pedidos por WhatsApp, llamada y correo
Cada cliente pide por un canal distinto y a cualquier hora. Alguien tiene que leer, interpretar y digitar cada pedido, y los errores se descubren en el despacho.
"¿A cómo me queda?"
Los clientes preguntan precio una y otra vez porque no tienen su lista a la mano. Cada respuesta depende de quién conteste y de qué versión de la lista tenga abierta.
Despachos a clientes sin cupo
El pedido se alista y sale, y después se descubre que el cliente tenía facturas vencidas o ya había superado su crédito.
El pedido de siempre, digitado cada vez
Muchos clientes repiten casi lo mismo cada semana o cada mes, y aun así hay que tomarlo y digitarlo completo como si fuera nuevo.
Clientes que no saben cuánto deben
Piden estado de cuenta y copias de facturas por correo. Responder esas solicitudes ocupa al área de cartera en algo que el cliente podría consultar por su cuenta.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Portal privado con precios por cliente
Cada cliente entra con su usuario y ve el catálogo con su lista de precios, sus descuentos y los productos habilitados para él. Los clientes nuevos solicitan acceso y alguien de tu equipo los aprueba.
Repetir pedido y listas guardadas
El cliente parte de su último pedido o de una lista guardada, ajusta cantidades y confirma. También puede subir un archivo con referencias y cantidades.
Facturas y estado de cuenta en línea
El cliente descarga sus facturas, revisa su estado de cuenta y el detalle de cada pedido, y cartera deja de atender esas solicitudes una por una.
Área mayorista sobre tu Shopify o WooCommerce
Si ya vendes al detal en Shopify o WooCommerce, se puede agregar un área mayorista con precios por cliente, pedido mínimo y pago a crédito mediante un plugin a la medida conectado a tu ERP.
Cupo y cartera aplicados antes de confirmar
El portal consulta en el ERP el cupo disponible y las facturas vencidas. Si el pedido supera el cupo, queda en espera de aprobación en lugar de pasar a despacho.
Pedido directo al ERP
El pedido confirmado entra al ERP con sus precios y condiciones, se programa para el día de despacho de la zona y pasa a alistamiento sin volver a digitarse.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Propuesta de pedido al iniciar sesión
Al entrar, el cliente ve una propuesta basada en lo que suele comprar y en el tiempo que ha pasado desde su última compra. La acepta, la ajusta o la ignora.
Mensajes de WhatsApp convertidos en pedidos del portal
Para el cliente que sigue escribiendo, la IA interpreta el mensaje o el audio, arma el pedido con sus precios y le envía el enlace para confirmarlo en el portal.
Buscador que aprende cómo pide cada cliente
El buscador reconoce los nombres y códigos que usa cada cliente para tus productos, incluidos sus propios códigos internos, y los relaciona con tu catálogo.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Reglas comerciales por cliente
Recogemos listas, descuentos, pedidos mínimos, cupos y días de despacho, y definimos qué ve cada tipo de cliente.
Conexión con el ERP
Definimos qué consulta el portal en tiempo real, como existencias, cupo y cartera, y cómo entra el pedido, para que nada se digite dos veces.
Piloto con clientes frecuentes
Un grupo de clientes que repiten pedidos usa el portal primero y nos dice qué le sobra y qué le falta.
Apertura con el equipo comercial
Se abre al resto de clientes con ayuda de los vendedores, que invitan a cada cliente y le muestran cómo pedir.
Medición del uso
Revisamos cuántos pedidos entran por el portal, cuáles siguen llegando por otros canales y por qué.
Normativa que conviene tener en cuenta
Pedidos y aceptaciones por medios electrónicos
La Ley 527 de 1999 establece que no se le pueden negar efectos jurídicos a la información por estar en forma de mensaje de datos (artículo 5) y que la oferta y su aceptación pueden expresarse por ese medio (artículo 14). Un portal que registra quién confirmó cada pedido y cuándo deja trazabilidad de la compra.
Fuente: Función Pública — Ley 527 de 1999, mensajes de datos y comercio electrónico
Factura validada no es factura aceptada
En el Concepto 9471 de 2026, la DIAN precisó que el estado "aprobado con notificación" de una factura electrónica no equivale al acuse de recibo, al recibo de la mercancía ni a la aceptación, que son los eventos que permiten tratarla como título valor. Si vendes a crédito por el portal, conviene que el cliente deje registrados esos eventos.
Fuente: Normograma DIAN — Concepto 9471 de 2026, estado "aprobado con notificación" y eventos de la factura
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
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El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
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ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
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Preguntas frecuentes
¿Una plataforma de pedidos B2B reemplaza a mis vendedores?
No. Les quita la digitación de pedidos repetidos y les deja tiempo para negociar, abrir clientes y cobrar. El portal puede asignar cada cliente a su vendedor, para que vea todo lo que ese cliente pide.
¿Puedo montarla sobre mi tienda de Shopify o WooCommerce?
Sí, si las reglas no son muy complejas. Cuando cada cliente tiene condiciones propias y el ERP es el que manda, evaluamos si conviene un plugin a la medida o un portal aparte.
¿El cliente puede pagar en línea?
Puede, si lo habilitas, aunque entre empresas lo común es el crédito. El portal respeta el cupo y muestra las facturas pendientes; el pago en línea es una opción más.
¿Qué pasa con los clientes que no quieren usar el portal?
Siguen pidiendo como siempre. El vendedor o el asistente de WhatsApp registran su pedido en el mismo sistema, de modo que todos los pedidos quedan en un solo lugar.
¿Qué necesito tener listo antes?
Un catálogo con referencias y existencias confiables, listas de precios claras por cliente o canal y un ERP o sistema contable con el que se pueda conectar. Si algo falta, se resuelve primero.
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