Necesidad
Cómo sincronizar el inventario de tu tienda online con la bodega y la facturación
Respuesta corta
¿Cómo conecto mi tienda online con el inventario y la facturación para no vender productos que ya no tengo en bodega?
Para sincronizar el inventario de tu tienda online hay que nombrar un solo sistema dueño de las existencias, casi siempre el ERP o el programa de bodega, y conectar la tienda a él por API: el stock baja a la tienda, los pedidos suben al sistema y de ahí sale la factura electrónica. Se hace con una app del mercado o con una integración a la medida.
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Dos inventarios que no se hablan
El caso se repite: la web muestra un producto disponible, el cliente paga y en bodega descubren que la última unidad se vendió ayer en el local o que nunca llegó del proveedor. El origen casi nunca es la tienda en sí. Es que existen dos inventarios, el de la plataforma (Shopify o WooCommerce) y el del programa contable o el ERP, y alguien los iguala a mano cuando se acuerda.
Conectar no es solo pasar cantidades de un lado a otro. Hay que decidir qué sistema manda en cada dato: las existencias suelen vivir en la bodega, los precios en el ERP o en la tienda, las fotos y descripciones en la tienda, y los pedidos nacen en la web pero deben terminar como factura en el sistema contable. La DIAN es clara en que quien está obligado a facturar debe hacerlo electrónicamente, así que cada venta en línea termina tocando ese sistema.
Las piezas ya existen. Shopify lleva el inventario por ubicación y deja que las aplicaciones lo ajusten por su API; WooCommerce expone productos, variaciones y pedidos por su API REST; y programas contables como Siigo y Alegra publican APIs para productos, clientes y facturas. El trabajo real está en unirlos sin que se pierdan datos en el camino y en saber qué hacer cuando algo falla.
Señales de que esto te está pasando
Vendiste algo agotado y tuviste que devolver la plata
El cliente pagó, esperó y recibió una llamada de disculpas. Además de la venta se va la confianza, y queda un reembolso o una reversión por tramitar.
Alguien sube el stock a la web con un Excel
Cada mañana o cada semana se exporta un archivo del programa contable y se carga en la tienda. Entre una carga y la siguiente, la web vende con datos viejos.
Cada pedido online se digita otra vez para facturar
La orden llega a la web, alguien la transcribe en el programa de facturación y otra persona la descuenta a mano en bodega. Son tres registros del mismo hecho y tres oportunidades de equivocarse.
Los códigos no coinciden entre sistemas
En la tienda el producto se llama de una forma y en el ERP de otra; las tallas o colores no tienen código propio en el contable. Sin una llave común, no hay sincronización posible.
El conector dejó de funcionar y nadie se enteró
Instalaste una app de integración y anduvo un tiempo. Una actualización o un límite de llamadas la detuvo, y el inventario dejó de moverse sin que ninguna alerta lo dijera.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Integración por API entre la tienda y tu sistema
Un conector, en forma de plugin si tu tienda es WooCommerce o de app si es Shopify, que conversa con tu ERP o tu programa contable: baja existencias y precios, sube pedidos y clientes, y deja un registro de cada intercambio para poder auditarlo.
Un sistema dueño de las existencias
Si hoy el inventario está repartido en hojas de cálculo, primero se construye u ordena el sistema que manda: bodegas, referencias, variantes y costos. La tienda se conecta a algo confiable, no a otro archivo.
Del pedido pagado a la factura electrónica
El pedido pagado se convierte en factura en tu sistema con los datos del comprador, los impuestos y el medio de pago. Nadie lo vuelve a escribir.
Reglas para los casos que descuadran
Un pedido pagado y luego cancelado, una devolución parcial, un combo que descuenta varios productos. Esas reglas se escriben y se prueban antes de salir, porque ahí es donde se rompe la sincronización.
Tienda construida para trabajar conectada
Si la tienda se va a hacer o rehacer, se diseña desde el inicio con un código único por variante, existencias por ubicación y estados de pedido que el ERP entiende.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Emparejar el catálogo de la tienda con el del ERP
Cuando los nombres no coinciden, la IA propone qué producto de la tienda corresponde a qué referencia del sistema, según nombre, atributos y precio. Una persona confirma cada pareja antes de conectar.
Descuadres detectados antes que el cliente
Cada día el sistema compara las existencias de la tienda y del ERP, explica las diferencias más probables (un pedido sin procesar, un ajuste manual) y avisa cuando alguna no tiene explicación.
Resumen diario de la integración en lenguaje claro
Cuántos pedidos pasaron, cuáles fallaron y por qué, escrito para el responsable de la tienda y no para un programador.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Mapa de datos
Listamos qué sistema manda en existencias, precios, fichas, clientes y pedidos, y en qué dirección viaja cada dato.
Llave común y limpieza
Asignamos un código único por producto y por variante en los dos lados y corregimos los que no coinciden.
Elegir la ruta
Revisamos si una app del mercado cubre tu caso o si hace falta una integración a la medida, según tu volumen, tus reglas y el programa contable que uses.
Pruebas con una copia de la tienda
Conectamos una copia de la tienda con tu sistema y simulamos ventas, cancelaciones y devoluciones hasta que los números cuadran.
Monitoreo en producción
Ya activa, la integración avisa cuando falla una sincronización para corregirla antes de que alguien venda lo que no hay.
Normativa que conviene tener en cuenta
Cada venta en línea termina en factura electrónica
Según la DIAN, quien está obligado a facturar debe hacerlo de forma electrónica, con base en el artículo 615 del Estatuto Tributario y el Decreto 1625 de 2016. Si vendes por internet, el pedido de la tienda tiene que llegar a una factura electrónica, y es más seguro que eso ocurra por integración que por una segunda digitación.
Fuente: DIAN — ¿Debo facturar electrónicamente? (micrositio del sistema de facturación electrónica)
Disponibilidad y plazo de entrega
Quien vende a distancia debe avisar, antes de la compra, si el producto está disponible y cuánto tarda en llegar, según el Estatuto del Consumidor. Sin plazo pactado, el tope es de treinta días calendario, y si al final no hay producto, el comprador puede deshacer la compra y recuperar lo que pagó. Mostrar existencias reales evita llegar ahí.
Fuente: Función Pública — Ley 1480 de 2011, Estatuto del Consumidor
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
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Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto se debe sincronizar el inventario de la tienda online?
Lo ideal es que cada venta descuente en el momento, por eventos (webhooks) y no por cargas programadas. Si tu programa contable no lo permite, se sincroniza en intervalos cortos y se deja un margen de seguridad en los productos de pocas unidades.
¿Me sirve una app de la tienda de aplicaciones de Shopify o un plugin de WordPress?
Si tu caso es estándar, puede que sí. Antes de instalarla revisa qué datos mueve, en qué dirección, qué hace con variantes y combos y si te avisa cuando falla. Con reglas propias o varias bodegas, una integración a la medida suele ser más estable.
¿Se puede conectar WooCommerce con Siigo o con Alegra?
Sí. Siigo y Alegra publican APIs para productos, clientes y facturas, y WooCommerce tiene su API REST. La integración define cómo se emparejan productos, impuestos y terceros entre uno y otro.
¿Qué pasa con el local físico si conecto la tienda online?
Si la caja descuenta del mismo sistema, la web ve esas ventas. Si el punto de venta usa otro programa, también hay que integrarlo, o el descuadre solo cambia de lugar.
¿Qué pasa si se cae la conexión?
Una integración bien hecha guarda los pedidos pendientes, los reintenta cuando la conexión vuelve y le avisa a una persona si algo no se pudo procesar. Nada se pierde en silencio.
¿Ustedes hacen este tipo de integraciones?
Sí, es parte del trabajo del equipo de desarrollo de EmaStack. Empezamos por el mapa de datos y no por el conector: primero se acuerda qué sistema manda en cada dato y luego se programa la conexión.
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