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Software para distribuidoras que viven de la preventa, la ruta y la cartera
Respuesta corta
¿Cómo controlo la preventa, las rutas, la cartera y las comisiones de mi distribuidora sin depender del cuaderno de cada vendedor?
Una distribuidora necesita un software de preventa donde el vendedor tome pedidos en el celular aunque no tenga señal, con la lista de precios, las bonificaciones y el cupo de cada cliente; que pase esos pedidos a bodega por ruta, liquide al conductor al regreso y calcule comisiones sin hojas de cálculo. La IA sugiere el pedido de cada tienda según lo que suele comprar.
Propuesta en menos de 24 h · El código y los accesos son tuyos
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Cómo opera una distribuidora y qué debe soportar un software para distribuidoras
La distribuidora mayorista lleva marcas de consumo masivo, aseo, alimentos o licores a tiendas, minimercados, droguerías y restaurantes. Su motor es la preventa: cada vendedor tiene una ruta fija por día de la semana, visita a sus clientes, toma el pedido, cobra lo pendiente y anota las devoluciones. En la noche la bodega alista y al día siguiente el camión entrega y recauda.
Sobre ese ciclo se montan reglas que cambian por cliente: listas de precios por canal, descuentos por volumen, bonificaciones del tipo "pague doce, lleve trece", cupos y plazos de crédito, metas por marca que pone cada proveedor y comisiones que dependen de lo vendido y de lo cobrado. Cuando todo eso vive en el cuaderno del vendedor y en hojas de cálculo, el error es frecuente y el control llega tarde.
La facturación electrónica sumó otra pieza: para que una factura a crédito funcione como título valor, el comprador tiene que dejar constancia de que la recibió y de que recibió la mercancía, y esos eventos quedan registrados ante la DIAN. La entrega del camión deja de ser solo logística y pasa a ser parte del cobro.
Lo que más se complica en el día a día
Pedidos que se digitan dos veces
El vendedor anota en papel o en WhatsApp y en la noche alguien transcribe todo al sistema. Los errores de cantidad y de referencia aparecen cuando el camión ya está frente a la tienda.
Bonificaciones mal aplicadas
Un vendedor da la bonificación que ya venció y otro olvida la vigente. Cada cliente termina con un precio distinto del que se acordó con el proveedor, y el margen se va sin que nadie lo decida.
Recaudos que no llegan completos
El vendedor o el conductor cobra en efectivo, pero el abono se reporta días después o por otro valor. La tienda jura que pagó y la cartera dice que debe.
Devoluciones y averías sin control
El producto vencido o golpeado se recoge en ruta sin documento claro. Termina en un rincón de la bodega, sin nota crédito para el cliente ni reclamo al proveedor.
Clientes que dejan de visitarse
Un vendedor salta las tiendas que le compran poco y nadie se entera hasta que ese cliente ya le compra a la competencia.
Comisiones que nadie sabe explicar
El cálculo sale de una hoja con fórmulas que solo entiende una persona. Cada cierre de mes trae reclamos de los vendedores y nadie puede sustentar la cifra.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Preventa en el celular, con o sin señal
El vendedor ve su ruta del día, el historial y la cartera de cada cliente, y toma el pedido con precios, bonificaciones y cupo ya aplicados. Si no hay señal, guarda y sincroniza al recuperarla.
Alistamiento por ruta y liquidación del conductor
Los pedidos del día se agrupan por ruta para alistar y cargar el camión. Al regreso se liquida al conductor: entregado, devuelto, recaudado en efectivo y recibido por transferencia.
Devoluciones con causa y destino
Cada devolución o avería se registra en ruta con foto, causa y lote, genera la nota crédito cuando corresponde y queda lista para reclamarla al proveedor.
Cartera y cupo visibles en la ruta
Antes de entrar a la tienda, el vendedor sabe cuánto debe el cliente, qué está vencido y si le queda cupo. Los abonos que recibe quedan registrados en el momento, con recibo para el tendero.
Visitas registradas y clientes en riesgo
Cada visita queda registrada, con pedido o sin él y con su motivo. El sistema marca los clientes que no han sido visitados o que bajaron sus compras.
Tablero por vendedor, ruta y marca
Ventas contra meta por marca, efectividad de visitas, cartera por edades y comisión acumulada de cada vendedor, actualizados a diario.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Pedido sugerido para cada tienda
Con el historial del cliente y la temporada, la IA propone el pedido antes de la visita. El vendedor lo ajusta con el tendero en lugar de empezar desde cero.
Aviso de cliente que se está yendo
La IA detecta cuando una tienda compra menos referencias, con menos frecuencia o deja de pedir una marca, y le avisa al supervisor para que actúe a tiempo.
Pedidos de tenderos entre visitas
Hay clientes que prefieren pedir por mensaje. La IA interpreta el texto o el audio, lo convierte en pedido con sus precios y lo programa en la ruta siguiente, pendiente de revisión.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Una ruta acompañada
Salimos con un vendedor y con un camión para ver cómo se pide, se cobra y se devuelve en la calle. De ese recorrido sale el alcance.
Reglas comerciales en un solo lugar
Cargamos clientes, rutas, listas por canal, bonificaciones, cupos y la fórmula de comisión, y las validamos con la gerencia comercial.
Piloto con una ruta
Un vendedor y un camión trabajan con el sistema mientras el resto sigue igual. Se comparan pedidos, recaudos y devoluciones contra el método actual.
Todas las rutas y la facturación
Se suman las demás rutas, se integra la facturación electrónica y se registran las confirmaciones de entrega en cada tienda.
Tablero e inteligencia artificial
Con historial suficiente se activan el pedido sugerido y las alertas de clientes en riesgo.
Normativa que conviene tener en cuenta
Factura a crédito como título valor
Para que una factura electrónica circule como título valor, en el RADIAN deben quedar el acuse de recibo, el recibo del bien y la aceptación expresa o tácita. Según el anexo técnico que cita la DIAN, la aceptación tácita procede si el comprador no acepta ni reclama dentro de los tres días hábiles siguientes al recibo de la mercancía. La confirmación de entrega en ruta es la base de esos eventos.
Fuente: Normograma DIAN — Oficio 902369 de 2022, aceptación tácita de la factura electrónica
Ubicación de vendedores y datos de tenderos
Registrar dónde se hizo cada visita y guardar los contactos de los tenderos es tratamiento de datos personales. La Ley 1581 de 2012 obliga a informar la finalidad al pedir la autorización (artículo 12), así que la aplicación debe explicarla y guardar la respuesta.
Fuente: Función Pública — Ley 1581 de 2012, protección de datos personales
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
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Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si el vendedor no tiene señal en la ruta?
La aplicación trabaja sin conexión: guarda pedidos, cobros y visitas en el celular y los envía cuando vuelve la señal. El vendedor no repite nada.
¿Se pueden manejar precios distintos por canal y por cliente?
Sí. Cada cliente pertenece a un canal con su lista y además puede tener condiciones propias. El vendedor no puede salirse de los márgenes que definas.
¿Cómo se calculan las comisiones?
Con la regla que uses hoy, sea sobre venta, sobre recaudo, por marca o por cumplimiento de meta, configurada en el sistema. Cada vendedor puede consultar el detalle de la suya.
¿Un software para distribuidoras sirve si también hago autoventa?
Sí. En autoventa el camión sale cargado y factura en la tienda; el sistema maneja el inventario del vehículo y la liquidación al regreso.
¿Y si mis clientes quieren pedir solos por internet?
Se puede sumar un portal donde cada cliente vea sus precios, su cupo y sus pedidos anteriores, conectado al mismo sistema y sin reemplazar al vendedor.
También te puede servir
Necesidad
Tienda B2B para clientes mayoristas
Un portal donde cada cliente mayorista ve sus precios, su cupo y sus facturas, repite pedidos anteriores y el pedido entra directo a tu ERP.
Necesidad
Optimizar rutas de entrega
Direcciones limpias, pedidos agrupados por zona, ventanas de entrega y capacidad de cada vehículo respetadas, y seguimiento desde el celular del conductor.
Necesidad
Recuperar cartera
Cobra lo vencido con orden: cartera por edades, contacto en los horarios que permite la Ley 2300, acuerdos de pago y aviso previo antes de reportar.
Necesidad
Saber qué comprar y cuánto
Qué hace de verdad un pronóstico de demanda con IA, qué datos necesita, cómo tiene en cuenta quincenas y temporadas y cuándo no te va a servir.