Necesidad
Gestión de cartera morosa: cómo recuperar la plata en la calle sin violar la ley ni perder clientes
Respuesta corta
¿Cómo recupero la plata que tengo en la calle sin violar la ley de cobranza ni perder a mis clientes?
La gestión de cartera morosa funciona cuando ordenas a los deudores por antigüedad y monto de la deuda, los contactas solo en los horarios y canales que permite la Ley 2300 de 2023, ofreces acuerdos de pago con seguimiento y escalas con reglas claras, incluida la comunicación previa antes de reportar a centrales. La IA prioriza a quién contactar y redacta cada mensaje.
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Actualizado el
Qué cambió en la gestión de cartera morosa con la ley de cobranza
Tener plata en la calle es parte del negocio: distribuidoras que venden a crédito, conjuntos con cuotas de administración atrasadas, colegios con pensiones pendientes, empresas de servicios que facturan después de prestar. Lo que no debería ser normal es que el cobro dependa de una persona con una lista en Excel y su celular personal.
La Ley 2300 de 2023, conocida como "dejen de fregar", fija reglas para cualquiera que cobre, de forma directa, por terceros o por cesión: solo por los canales que el deudor autorizó, en una franja de 7:00 a 19:00 entre lunes y viernes y de 8:00 a 15:00 el sábado, con domingos y festivos excluidos, sin contactar referencias personales y, después de un contacto directo, sin insistir por varios canales en la misma semana ni más de una vez el mismo día.
Eso no hace imposible cobrar; hace más importante cobrar con método. Quien recuerda antes del vencimiento, separa la cartera por edades y ofrece acuerdos a tiempo necesita menos llamadas insistentes. Y un sistema que aplica las reglas solo protege a la empresa de reclamos y le cuida la relación con el cliente.
Señales de que esto te está pasando
No sabes cuánto está vencido de verdad
La cartera se mira una vez al mes, en el informe contable. Nadie sabe hoy cuánto lleva más de noventa días ni qué pocos clientes concentran la mayor parte de la deuda.
A todos se les cobra igual
Al cliente que se atrasó una semana y al que no paga hace un año les llega el mismo mensaje. Al primero lo incomoda; al segundo no lo mueve.
Llamadas a cualquier hora desde celulares personales
Cada cobrador usa su teléfono y llama cuando puede, a veces un domingo. No queda registro de qué se dijo ni de cuántas veces se contactó a cada cliente.
Acuerdos de pago de palabra
El cliente promete pagar por cuotas, alguien lo anota en un papel y nadie revisa si cumplió. Cuando incumple, la gestión arranca de cero.
Reportes a centrales sin soporte
Se reporta a un cliente sin haberle enviado la comunicación previa, o se olvida retirar el reporte cuando ya pagó. Las dos fallas terminan en reclamos.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Cartera por edades, montos y responsable
Cada deuda tiene su antigüedad, su valor, su historial de contactos y un responsable. La lista del día dice a quién contactar, por qué canal y con qué propuesta.
Reglas de contacto que cumplen la ley solas
El sistema solo envía mensajes o habilita llamadas dentro de las franjas permitidas y por los canales que autorizó cada deudor, y bloquea un segundo canal en la misma semana cuando ya hubo contacto directo.
Recordatorios y negociación por WhatsApp
Antes del vencimiento, un aviso amable; después, mensajes que ofrecen pagar en línea o proponer un acuerdo. Si el cliente quiere negociar, el asistente recoge su propuesta y la pasa al responsable.
Acuerdos de pago con seguimiento
El acuerdo queda con sus cuotas, fechas y condiciones; el cliente recibe su plan por escrito y el sistema avisa en cuanto una cuota no llega.
Escalamiento con comunicación previa
Cuando la política indica que toca reportar, el sistema genera la comunicación al titular, guarda cuándo se envió y no habilita el reporte hasta que pase el término legal.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Prioridad de cobro del día
Con historial de pago, monto y antigüedad, la IA ordena la lista diaria según la probabilidad de recaudo. El equipo empieza por donde más se recupera.
Mensajes ajustados a cada deudor
Para un cliente con buen historial, un recordatorio cordial; para uno que incumplió un acuerdo, un mensaje firme y respetuoso. La IA propone y una persona aprueba las plantillas.
Respuestas del deudor interpretadas
Si el cliente contesta "pago el viernes" o "esa factura ya la pagué", la IA registra la promesa o abre una revisión del pago, y avisa al responsable.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Radiografía de la cartera
Tomamos tu cartera actual y la segmentamos por edad, monto y tipo de cliente. Así se ve dónde está la plata y qué reglas hacen falta.
Tu política de cobro convertida en reglas
Definimos cuándo recordar, cuándo ofrecer acuerdo y cuándo escalar, y verificamos contigo los canales autorizados de cada cliente.
Plantillas y asistente en pruebas
Redactamos los mensajes, los ensayamos con casos reales en un entorno aparte y ajustamos el tono antes de que salga el primero.
Activación por segmentos y seguimiento semanal
Arrancamos con la cartera más reciente, que suele responder mejor, y medimos cada semana recaudo y acuerdos cumplidos.
Normativa que conviene tener en cuenta
A quién obliga la ley de cobranza
La Ley 2300 de 2023 cubre a las entidades vigiladas y a cualquier persona natural o jurídica que cobre de forma directa, por tercerización o por cesión. Prohíbe contactar referencias personales y ordena tratar al avalista o codeudor en las mismas condiciones que al deudor.
Fuente: Función Pública — Ley 2300 de 2023, canales, horarios y frecuencia de la cobranza
Comunicación previa al reporte negativo
La Ley 1266 de 2008 condiciona el reporte negativo a una comunicación previa al titular y solo permite reportar veinte días calendario después de enviarla. Si se reporta sin ella, el reporte debe retirarse.
Fuente: Función Pública — Ley 1266 de 2008, habeas data financiero (artículo 12)
Tope a los intereses de mora
El artículo 884 del Código de Comercio fija el interés moratorio no pactado en una y media veces el bancario corriente, que certifica la Superintendencia Financiera, y castiga el exceso con la pérdida de los intereses. En propiedad horizontal, la Ley 675 de 2001 aplica esa misma medida a las expensas atrasadas.
Fuente: Secretaría del Senado — Código de Comercio, artículo 884
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
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Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
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Preguntas frecuentes
¿Qué incluye un sistema de gestión de cartera morosa?
Cartera por edades y responsables, reglas de contacto, recordatorios por WhatsApp y correo, acuerdos de pago con seguimiento, comunicación previa al reporte y un tablero de recaudo, todo conectado con tu sistema contable.
¿Puedo seguir llamando a mis clientes por teléfono?
Claro, siempre que el teléfono sea uno de los canales que el deudor aceptó y la llamada caiga en horario legal. El sistema registra cada llamada y bloquea los intentos fuera de franja o por encima de la frecuencia permitida.
¿Puedo contactar al codeudor?
La ley permite contactar al avalista, codeudor o deudor solidario con las mismas reglas que al deudor, pero no a las referencias personales. El sistema distingue unos de otros en cada ficha.
¿Sirve si tercerizo la cobranza con una agencia?
Sí. La agencia trabaja dentro del mismo sistema o recibe la cartera asignada, y tú ves qué gestión hizo y qué recuperó. La ley de cobranza también aplica cuando cobra un tercero.
¿Qué diferencia hay con automatizar los cobros recurrentes?
Los cobros recurrentes buscan que la mora no aparezca; la gestión de cartera atiende la deuda que ya existe. Muchas empresas necesitan las dos, empezando por la que más plata tiene detenida.
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Pensiones al día sin retirar a nadie por deuda, boletines según tu sistema de evaluación y padres informados por WhatsApp, con la matrícula en orden.