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Software para agencias de viajes: cotizar paquetes rápido, cobrar abonos y no perder viajeros en el chat
Respuesta corta
¿Cómo hace una agencia de viajes para cotizar paquetes rápido, cobrar por cuotas y darle seguimiento a cada viajero sin perderse en WhatsApp?
Una agencia de viajes necesita un software que arme el paquete con sus proveedores (aéreo, hotel, traslados, tours y asistencia), guarde cada cotización con su vigencia, convierta la aceptada en reserva con plan de abonos y avise los vencimientos al viajero. La IA lee las solicitudes que llegan por WhatsApp, prepara el borrador del itinerario y responde dudas durante el viaje.
Propuesta en menos de 24 h · El código y los accesos son tuyos
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Por qué el software para agencias de viajes empieza en la cotización
Una agencia de viajes cotiza mucho y cierra una parte. Cada solicitud pide combinar proveedores: tiquete aéreo, hotel, traslados, tours, asistencia médica y, a veces, visas. Las tarifas cambian de un día a otro, los cupos se acaban y el viajero compara la propuesta con lo que encontró en internet. Si la cotización se demora, el cliente ya reservó por su cuenta.
Cuando se cierra la venta empieza otro trabajo: reservar con mayoristas y operadores, cobrar los abonos antes de la fecha límite de pago, pedir documentos, enviar vouchers e itinerario, acompañar al viajero durante el viaje y resolver lo que salga mal. En los viajes de grupo, como excursiones de colegio, viajes de quince o incentivos de empresa, todo eso se multiplica por cada pasajero.
Además es un negocio regulado. La agencia debe estar en el Registro Nacional de Turismo, informar con claridad qué incluye y qué no incluye cada plan y responder por lo que vende, con reglas propias para reembolsos y para el transporte aéreo. Guardar cada versión de lo ofrecido y cada pago recibido también es parte de cumplir.
Lo que más se complica en el día a día
Paquetes armados a mano, proveedor por proveedor
El aéreo se consulta en un sistema, el hotel en otro y los traslados por correo, y todo se pega en un documento. Una cotización familiar puede tomar horas.
Tarifas que cambian antes de que el cliente decida
El viajero responde días después y el precio ya no es el mismo. Sin registro de la vigencia de cada propuesta, se termina discutiendo qué se ofreció y hasta cuándo.
Abonos sueltos hasta la fecha del viaje
El cliente paga por partes y por distintos medios. Saber cuánto falta, cuándo vence y si el proveedor ya está pagado obliga a revisar extractos y conversaciones.
Viajeros guardados en el celular de cada asesor
Cada asesor atiende desde su teléfono. Si sale de la agencia o se va de vacaciones, el historial del cliente se va con él.
Grupos con documentos incompletos
Pasaportes, permisos de salida de menores y datos de cada pasajero llegan a cuentagotas, y la lista definitiva del grupo se arma a última hora.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Cotizador de paquetes con costo y margen
Los servicios de cada proveedor se combinan en un paquete con su costo, su margen y su vigencia. La propuesta sale con tu marca, el itinerario día por día y lo que incluye y no incluye.
Ficha del viajero que es de la agencia
Historial de viajes, preferencias, documentos y cotizaciones abiertas de cada cliente quedan en el sistema de la agencia y no en el teléfono del asesor, con recordatorios para retomar cada propuesta.
Plan de abonos con recordatorios
La reserva aceptada genera los pagos hasta la fecha límite del proveedor; cada abono queda asociado al viaje y el viajero recibe recordatorios y su estado de cuenta.
Atención por WhatsApp antes y durante el viaje
Un asistente en el número de la agencia recibe solicitudes, envía vouchers e itinerario y responde dudas frecuentes a cualquier hora. Los imprevistos pasan al asesor de turno.
Documentos y listas de grupo sin digitar
Cada pasajero recibe un enlace para cargar su documento; la IA extrae los datos, arma la lista del grupo y marca lo que falta o está por vencer.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Del mensaje del viajero al borrador del itinerario
El cliente escribe que quiere ir a San Andrés con sus dos hijos en vacaciones de mitad de año y con un presupuesto aproximado. La IA ordena fechas, pasajeros y preferencias y propone un borrador con tus proveedores para que el asesor lo ajuste.
Pasaportes leídos desde una foto
Extrae nombres, números y fechas de vencimiento del documento y avisa si un pasaporte vence pronto respecto a la fecha del viaje, para que el asesor verifique los requisitos del destino.
Tarifas de mayoristas comparables
Lee las tarifas que envían mayoristas y operadores en PDF o en hojas de cálculo y las organiza para comparar opciones equivalentes sin digitarlas.
Posventa que prepara la próxima venta
Al regreso pide la calificación del viaje y, con el historial, sugiere cuándo y con qué destino volver a contactar a cada viajero.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Tres solicitudes reales, de principio a fin
Seguimos tres cotizaciones recientes: cómo llegaron, cuánto tardó la propuesta, cómo se cobró y qué pasó después.
Proveedores, paquetes y políticas
Cargamos proveedores frecuentes, paquetes base, márgenes y las políticas de cancelación y abonos de la agencia.
Asesores cotizando en pruebas
Durante unas semanas el equipo cotiza solicitudes reales en el entorno de pruebas, sin dejar de atender como siempre.
Número de la agencia y arranque
Se conecta el WhatsApp de la agencia, se migran clientes y viajes abiertos y arrancan todos los asesores a la vez.
Normativa que conviene tener en cuenta
Registro y contribución parafiscal
La guía legal del MinCIT para agencias de viajes recuerda que la inscripción en el registro turístico es previa al inicio de operaciones, y que deben pagar la contribución parafiscal del 2,5 por mil de los ingresos operacionales, liquidada por trimestres. Para operadoras de turismo receptivo y mayoristas, la base descuenta lo pagado a proveedores turísticos.
Fuente: MinCIT — Guía legal de los prestadores de servicios turísticos: agencias de viajes
Comprobante y publicidad completa
El Decreto 2438 de 2010 obliga a entregar al usuario un comprobante con los servicios contratados y pide que la publicidad indique tarifas, duración, servicios no incluidos y el número de inscripción en el Registro Nacional de Turismo, entre otros datos.
Fuente: Función Pública — Decreto 2438 de 2010, responsabilidad de las agencias de viajes
Reembolsos y no presentación
El mismo decreto fija que los reembolsos se hagan a más tardar 30 días calendario después de la reclamación y permite, si se pactó por escrito, cobrar el 20 % del precio o retener el anticipo cuando el usuario no se presenta. El sistema debe guardar las condiciones que aceptó cada viajero.
Fuente: Función Pública — Decreto 2438 de 2010, responsabilidad de las agencias de viajes
Transporte aéreo y retracto
La agencia no asume la responsabilidad del transporte aéreo salvo en vuelos fletados, porque ese servicio tiene sus propias normas. En ventas a distancia rige el retracto de cinco días hábiles de la Ley 1480 de 2011, excepto si la prestación del servicio arrancó con la aceptación del viajero.
Fuente: Función Pública — Ley 1480 de 2011, Estatuto del Consumidor
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
Escríbenos por WhatsApp o déjanos tus datos. Te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas.
Preguntas frecuentes
¿Un software para agencias de viajes reemplaza los sistemas de aerolíneas y mayoristas?
No. Las reservas se siguen haciendo donde corresponde; el sistema de la agencia arma el paquete, guarda costos y márgenes, cobra y hace seguimiento. Donde el proveedor lo permite, se integra para traer tarifas o confirmaciones.
¿Puedo vender viajes a cuotas sin perder el control?
Sí. Cada viaje tiene su plan de abonos con fechas, el viajero recibe recordatorios y un tablero muestra qué viajes están al día, cuáles atrasados y qué proveedores faltan por pagar.
¿Qué pasa con los clientes que hoy viven en el celular de cada asesor?
Se migran con su historial y, desde ahí, las conversaciones se atienden desde el número de la agencia, con varios asesores en la misma bandeja.
¿Sirve para excursiones y viajes de grupo?
Sí. El grupo tiene un responsable, una lista de pasajeros con documentos y pagos individuales, y reportes de quién falta por pagar o por enviar papeles.
¿El asistente puede cerrar una venta solo?
Puede tomar la solicitud, enviar opciones de planes estándar ya aprobados y el enlace de pago. Los paquetes a la medida los revisa y confirma un asesor.
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