Necesidad
Cotizaciones automáticas: reglas que calculan, aprueban y le hacen seguimiento a cada propuesta
Respuesta corta
¿Cómo cotizo más rápido y les hago seguimiento a las propuestas si cada una me toma horas y muchas nunca se cierran?
Las cotizaciones automáticas salen de reglas, no de copiar la anterior: el sistema calcula el precio según medidas, opciones y volumen, aplica tu política de descuentos, pide aprobación cuando el margen baja del mínimo y genera el PDF. Después guarda cada versión, recuerda el seguimiento, avisa cuando vence la validez y recalcula con precios nuevos.
Propuesta en menos de 24 h · El código y los accesos son tuyos
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Cuándo tiene sentido pasar a cotizaciones automáticas
Hay negocios donde cotizar es elegir de un catálogo, y otros donde cada propuesta es un pequeño cálculo de ingeniería: una vidriería que cobra por metro cuadrado según el vidrio y el herraje, una empresa de mantenimiento que suma visitas, repuestos y recargos por ciudad, una fábrica de muebles con medidas y acabados a gusto del cliente. En los segundos, la persona que cotiza es un cuello de botella, porque las reglas solo están en su cabeza o en una hoja de cálculo que nadie más se atreve a tocar.
Automatizar no es poner un logo bonito en el PDF. Es escribir esas reglas una vez para que el sistema las aplique siempre igual: cómo se calcula cada ítem, qué combinaciones no son posibles, cuánto descuento puede dar cada vendedor y qué pasa cuando una propuesta vence sin respuesta.
Si apenas estás empezando, una plantilla basta: en EmaStack publicamos un generador gratuito de cotizaciones en PDF dentro de nuestras herramientas. El paso a un sistema llega cuando el volumen crece, hay varios vendedores o el precio depende de muchas variables.
Señales de que esto te está pasando
Cada propuesta arranca copiando la del mes pasado
Se abre un archivo viejo, se cambian datos y cantidades y se reza para que no quede el nombre del cliente anterior ni un precio que ya subió.
Solo una persona sabe calcular los casos raros
Una medida especial, un acabado distinto o un envío a otra ciudad cambian el precio de formas que nadie documentó. Si esa persona está ocupada, las solicitudes esperan.
Descuentos que se comen el margen
Cada vendedor negocia a su manera. Nadie revisa la utilidad de la propuesta antes de enviarla y el problema aparece cuando el trabajo ya se entregó.
Versiones que se confunden
El cliente pide quitar un ítem, después cambiar el material, después volver a la primera opción. Al aprobar, nadie está seguro de cuál versión aceptó.
Propuestas que mueren sin respuesta
Se envía y se olvida. Nadie vuelve a escribir, la validez vence y, cuando el cliente aparece meses después, se le respeta un precio que ya no es rentable.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Configurador con reglas de precio
Cada producto o servicio lleva su fórmula: por metro, por hora, por unidad o por volumen, con opciones que suman o restan y combinaciones bloqueadas cuando no se pueden fabricar. El vendedor responde preguntas y el precio sale calculado.
Aprobación interna por margen y descuento
Si un descuento supera lo que puede dar ese vendedor o el margen cae por debajo del mínimo, la propuesta pasa al gerente antes de salir. La aprobación llega por WhatsApp o correo y queda registrada.
Versiones y seguimiento en el CRM
Cada cambio crea una versión nueva sin borrar la anterior, y el cliente acepta una en particular. El sistema programa el siguiente contacto y le muestra al vendedor qué propuestas tocan hoy.
Vencimiento y recálculo con precios nuevos
Cuando la validez se cumple, la propuesta se marca vencida. Si el cliente vuelve, el sistema la recalcula con la lista de precios vigente y muestra la diferencia antes de reenviarla.
Cotizador en línea para tus clientes
Para productos estándar, el cliente arma su propia cotización en tu página con las mismas reglas que usa tu equipo y recibe el PDF al instante. El vendedor solo entra cuando hay algo especial.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Medidas tomadas de un plano o una foto
El cliente envía un plano con cotas o una foto del espacio con medidas anotadas. La IA las lee, propone cantidades para el configurador y deja marcadas las que no pudo leer con certeza.
De la nota de voz de la visita al borrador
El técnico o el vendedor graba lo que vio en la visita. La IA convierte el audio en ítems del configurador con sus cantidades, listos para revisar en la oficina.
Complementos que suelen acompañar la venta
Con el historial de propuestas aceptadas, la IA sugiere lo que normalmente se vende junto, como la instalación con el equipo o el mantenimiento con la obra. El vendedor decide si lo incluye.
Mensaje de seguimiento según el caso
Si el cliente abrió la propuesta y no respondió, la IA redacta un mensaje corto que menciona lo que cotizó y su fecha de validez, para que el vendedor lo envíe con un toque.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Escribir las reglas que hoy están en la cabeza
Sentamos a quien más sabe cotizar y documentamos cómo calcula cada línea, qué combinaciones no se permiten y cuál es la política de descuentos. Es el insumo principal del sistema.
Configurador probado con propuestas pasadas
Cargamos las reglas en el entorno de pruebas y recalculamos propuestas que ya enviaste. Si el número no coincide, ajustamos la regla o descubrimos un error histórico.
Aprobaciones, versiones y PDF
Definimos niveles de aprobación por vendedor, el formato del documento y los estados de cada propuesta, de borrador a aceptada o perdida.
Seguimiento y vencimientos
Activamos los recordatorios para el vendedor, el aviso de validez vencida y el recálculo con la lista de precios actual.
Cotizador abierto a clientes
Cuando el equipo confía en las reglas, publicamos en tu sitio la versión de autoservicio para los productos que no requieren visita.
Normativa que conviene tener en cuenta
Precio al consumidor con impuestos incluidos
En propuestas a personas que compran como destinatarias finales, la Ley 1480 de 2011, en su artículo 26, pide mostrar el valor total en pesos con impuestos y costos adicionales sumados, y quien compra solo queda obligado a pagar lo anunciado. Para esos clientes, el cotizador presenta el total final.
Fuente: Ley 1480 de 2011, Estatuto del Consumidor — compilación normativa de Colpensiones
Ventas entre empresas e información clara
La misma ley se aplica a las relaciones de consumo y define al consumidor como destinatario final; una empresa que compra algo ligado a su actividad, en principio, no lo es. En esas propuestas suele mostrarse el IVA por separado, y el sistema puede manejar ambos formatos según el tipo de cliente. En todos los casos conviene que la información sea clara y suficiente, como pide su artículo 23.
Fuente: Ley 1480 de 2011, Estatuto del Consumidor — compilación normativa de Colpensiones
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
Escríbenos por WhatsApp o déjanos tus datos. Te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre una plantilla y las cotizaciones automáticas?
La plantilla da formato; tú sigues calculando. Con un sistema de reglas, el software aplica tu lógica de precios, controla descuentos y hace el seguimiento. Si aún cotizas poco, empieza con nuestra plantilla gratuita y da el salto cuando el volumen lo pida.
¿Sirve para productos a la medida, con medidas y acabados?
Sí, es justamente donde más ayuda. Cada variable entra como una pregunta del configurador y la fórmula hace el resto, incluidas las combinaciones que no se pueden fabricar.
¿Puedo limitar el descuento que da cada vendedor?
Sí. Defines un tope por vendedor, por línea o por cliente. Lo que se pase de ese tope requiere aprobación y queda registrado quién la dio.
¿Se puede enviar la propuesta por WhatsApp?
Sí. El vendedor la envía con un enlace o como PDF desde el mismo sistema, y la conversación queda asociada a la propuesta para el seguimiento.
¿Qué pasa cuando cambio mi lista de precios?
Las propuestas vigentes conservan su precio hasta que vencen. Las nuevas y las que se recalculan toman la lista actual, y el vendedor ve cuánto cambió antes de reenviar.
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Necesidad
Seguimiento de clientes
Contactos fuera del celular de cada vendedor, un próximo paso con fecha para cada negocio y un tablero que muestra qué se está enfriando esta semana.
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Ferreterías
Catálogo sin referencias repetidas, precios al día con cada lista de proveedor, cartera por obra y cotizaciones con vigencia para tu ferretería.
Sector
Empresas de energía solar
Cotiza leyendo la factura de energía del cliente, sigue cada proyecto hasta la conexión con el operador de red y ordena los soportes de la UPME.
Sector
Catering y empresas de eventos
Cotizaciones por invitado con todas sus versiones, anticipos, proveedores subcontratados, personal por evento y el margen real de cada celebración.