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Software para ferreterías con miles de referencias, precios que cambian y clientes a crédito
Respuesta corta
¿Qué sistema me sirve si mi ferretería tiene miles de referencias, precios que cambian cada semana y clientes a crédito?
Te sirve un software para ferreterías que mantenga un catálogo limpio, con códigos, sinónimos y equivalencias entre marcas; que actualice precios desde la lista de cada proveedor sin digitarla, y que lleve la cartera por cliente y por obra, con cupo y alerta antes de despachar. La IA ayuda a encontrar la referencia que el cliente describe con sus propias palabras.
Propuesta en menos de 24 h · El código y los accesos son tuyos
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Lo que un software para ferreterías tiene que resolver primero
Una ferretería mediana tiene en exhibición y en bodega varios miles de referencias, muchas casi idénticas: el mismo tornillo en cinco largos y tres tipos de cabeza, la misma llave de paso en dos marcas, el mismo cable en varios calibres. Además, cada cliente nombra las cosas a su manera. El maestro pide chazos, el vecino pide tacos y la factura del proveedor dice anclaje plástico de expansión.
Los precios tampoco se quedan quietos. El acero, el cemento, el cobre y lo importado cambian de valor seguido, y cada proveedor manda su lista con columnas distintas. Al mismo tiempo, buena parte de la venta se hace a plazo: maestros de obra, pequeñas constructoras, administraciones de edificios y empresas de mantenimiento que pagan cuando les pagan a ellos.
Con ese volumen, el problema rara vez es cobrar en la caja. Es encontrar rápido lo que piden, no vender con el precio del mes pasado y saber quién debe, cuánto y desde cuándo. Un catálogo desordenado contamina todo lo demás: el conteo, las compras, los reportes y hasta la confianza del equipo en el sistema.
Lo que más se complica en el día a día
El mismo producto creado tres veces
Cada vendedor lo registró con su descripción: "tubo pvc", "tubería presión" y el código del proveedor. El sistema cree que son tres artículos, las existencias se reparten entre ellos y el conteo jamás coincide con la estantería.
"No hay" cuando sí había
El vendedor nuevo no encuentra la referencia porque la busca por el nombre de obra y en el sistema figura con el nombre técnico. El cliente se va y el producto sigue empolvándose en la bodega.
Listas de proveedor que nadie alcanza a pasar
Llegan archivos con cientos de filas y un formato diferente por proveedor. Se actualiza lo que alguien recuerda y el resto sigue saliendo con el margen viejo hasta que el contador lo descubre.
Un maestro, varias obras y una sola cuenta
El mismo cliente compra para tres obras, abona sin decir a qué factura y pide despachos a otra dirección. A fin de mes nadie sabe cuánto se debe por cada obra ni qué saldo ya está vencido.
Cotizaciones que se compran por partes
El contratista pide precio de un listado completo, se lleva la mitad esta semana y el resto un mes después, cuando los costos ya subieron. Sin vigencia ni seguimiento, terminas sosteniendo un valor que ya no existe.
Material eléctrico sin sus papeles
Un electricista o un inspector pide el certificado del interruptor o del cable que vendiste y hay que llamar al proveedor a ver si lo encuentra.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Catálogo maestro depurado
Se fusionan duplicados y cada referencia queda con un código único, su unidad de compra y de venta, y una lista de sinónimos y nombres de obra que el buscador reconoce. Las equivalencias entre marcas quedan enlazadas para ofrecer alternativa cuando una se agota.
Precios por línea con historial
Cambias los precios de una línea, una marca o un proveedor con una regla de margen, revisas el antes y el después y apruebas. Cada modificación queda con fecha y usuario, y el costo promedio se recalcula con cada compra.
Certificados de producto archivados por referencia
Cada referencia eléctrica o sujeta a reglamento técnico lleva adjunto el certificado de conformidad que entrega el proveedor, listo para enviarlo al cliente que lo solicite.
Cartera por cliente y por obra
Cada venta a crédito se asocia a una obra o centro de costo del cliente. Los abonos se aplican a facturas concretas y el estado de cuenta se envía separado por obra, que es como lo revisa quien paga.
Cotizaciones con vigencia y despacho parcial
La cotización guarda su fecha de vencimiento y sostiene los precios mientras esté vigente. Si el cliente compra por partes, el sistema descuenta lo despachado y muestra lo pendiente con el valor que corresponda.
Tablero de cartera, margen y referencias quietas
Muestra la cartera por edades, el margen por línea y por proveedor, y las referencias que llevan meses sin venderse ocupando estantería y capital de trabajo.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Buscador que entiende el lenguaje de obra
El vendedor escribe "chazo con tornillo para drywall" y la IA lo relaciona con la referencia correcta, aunque en el catálogo tenga otro nombre. Cada búsqueda sin resultado queda registrada para agregar el sinónimo que faltaba.
Detección de referencias repetidas
La IA compara descripciones, códigos de proveedor y precios, y propone grupos de artículos que probablemente son el mismo. Una persona decide cuáles se fusionan y cuáles no.
Recordatorios de cobro redactados por obra
Para cada cliente con saldo vencido, la IA prepara un mensaje con el detalle por obra y lo programa dentro de los horarios permitidos. Quien maneja la cartera lo aprueba antes de que salga.
Diferencias de precio antes de aplicarlas
Al recibir una lista nueva, la IA reconoce sus columnas, empareja los códigos del proveedor con los tuyos y te presenta solo lo que cambió, para aprobar por línea en vez de reemplazar todo a ciegas.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Diagnóstico del catálogo actual
Exportamos lo que tienes hoy y medimos cuántas referencias están repetidas, sin unidad de medida o sin movimiento. De ahí sale el alcance real del trabajo.
Limpieza y codificación por líneas
Fusionamos duplicados, asignamos códigos y unidades y cargamos sinónimos. Tu equipo valida línea por línea, empezando por las que más venden.
Saldos de cartera de arranque
Cargamos lo que debe cada cliente, factura por factura y obra por obra, para que el primer estado de cuenta del sistema nuevo coincida con tu libro.
Mostrador en paralelo
El sistema corre con tu catálogo real mientras el actual sigue facturando, hasta que los vendedores encuentran todo sin pedir ayuda.
Producción, facturación y cobro
Se pasa a producción, se integra la facturación electrónica y se activan los recordatorios de cobro y el tablero de cartera.
Normativa que conviene tener en cuenta
Qué debe mostrar el documento de venta del mostrador
Según el artículo 20 de la Resolución 000165 de 2023, el documento equivalente POS que se entrega en la caja debe indicar cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos de lo vendido. Si vendes cable por metro y puntilla por libra, cada referencia necesita su unidad bien definida para que el documento salga correcto.
Fuente: Normograma DIAN — Resolución 000165 de 2023, factura electrónica y documentos equivalentes
Reglas para cobrarle a un consumidor
La Ley 2300 de 2023 alcanza a toda persona natural o jurídica que haga gestiones de cobranza. Solo permite contactar al deudor por los canales que autorizó, de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., y prohíbe contactar a sus referencias personales. Los recordatorios automáticos deben ajustarse a eso.
Fuente: Normograma DIAN — Ley 2300 de 2023, canales y horarios de cobranza
Productos para instalaciones eléctricas
El Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas, actualizado por el Ministerio de Minas y Energía con la Resolución 40117 de 2024, cubre también los productos usados en esas instalaciones y prevé certificados de conformidad de producto emitidos por organismos acreditados. Tener a mano el certificado de cada referencia facilita responder a clientes e inspectores.
Fuente: Fenalco — Notijurídico 056, MinMinas modifica el RETIE
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
Escríbenos por WhatsApp o déjanos tus datos. Te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas referencias aguanta el sistema?
Las que tengas. El límite práctico no es técnico sino de orden: por eso el proyecto arranca depurando el catálogo, ya que miles de referencias limpias se manejan con menos esfuerzo que cientos repetidas.
¿Puedo subir los precios de toda una línea de una vez?
Sí. Defines la regla por proveedor, línea o marca, ves cómo queda cada referencia y apruebas. El cambio queda registrado con fecha y usuario, por si después hay que explicar un precio.
¿Cómo llevo la cuenta de un cliente que compra para varias obras?
Cada despacho se marca con su obra. El cliente recibe un estado de cuenta por obra, los abonos se aplican a facturas específicas y el cupo se puede fijar para el cliente completo o para cada obra.
¿Puedo mandar recordatorios de cobro por WhatsApp?
Sí, si el cliente autorizó ese canal y se respetan los horarios de la Ley 2300 de 2023. El sistema programa los envíos dentro de esas franjas y deja registrado cada contacto.
¿Sirve para un depósito de materiales que despacha en camión?
Sí. Se agregan remisiones, programación de entregas y confirmación de recibido en obra, conectadas con la cartera de cada cliente para no despachar a quien está fuera de cupo.
También te puede servir
Necesidad
Cotizaciones automáticas
Reglas de precio, configurador de opciones, aprobación interna por margen, versiones y recordatorios: propuestas que ya no dependen de una sola persona.
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Controlar el inventario
Por qué el inventario del sistema no coincide con la bodega y cómo corregirlo: kardex, conteos cíclicos, captura con el celular y ajustes con motivo.
Necesidad
Recuperar cartera
Cobra lo vencido con orden: cartera por edades, contacto en los horarios que permite la Ley 2300, acuerdos de pago y aviso previo antes de reportar.
Sector
Constructoras
Presupuesto por APU contra lo ejecutado, almacén de obra con vales desde el celular, actas de contratistas y ventas sobre planos en un solo sistema.