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Software para constructoras: el costo de cada obra a la vista mientras todavía se puede corregir
Respuesta corta
¿Cómo controla una constructora mediana el presupuesto contra lo ejecutado, los materiales en obra y la venta de unidades sin vivir en Excel?
Un software para constructoras amarra cada compra, cada vale de almacén y cada acta de contratista al ítem del presupuesto por APU, de modo que el sobrecosto se ve en la semana en que ocurre y no al liquidar la obra. Suma el avance reportado desde el celular por el residente y la sala de ventas con separaciones, cuotas iniciales y entregas.
Propuesta en menos de 24 h · El código y los accesos son tuyos
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Qué debe resolver un software para constructoras que trabajan por proyecto
Una constructora no tiene una operación: tiene tantas como obras abiertas. Cada proyecto llega con su presupuesto por análisis de precios unitarios, su almacén, su residente, sus subcontratistas y su propio flujo de caja. En la práctica, el presupuesto vive en un archivo, las compras en otro, el avance llega en fotos sueltas por WhatsApp y contabilidad registra los costos semanas después, cuando la obra ya está en acabados.
El momento del sector no deja espacio para ese desfase. Según el informe de Confecámaras sobre el primer semestre de 2025, la construcción fue el sector con mayor caída en la creación de empresas: 6.869 empresas nuevas frente a 7.486 un año antes, un 8,2 % menos, con la edificación residencial bajando 9,3 %. Con márgenes así de apretados, saber qué cuesta de verdad cada metro construido es cuestión de supervivencia.
Además, la vivienda se vende sobre planos con recursos en fiducia, el comprador espera una fecha de entrega cierta y la ley lo protege durante años después de recibir su apartamento. Lo técnico, lo financiero y lo comercial de cada unidad tienen que estar conectados desde la primera piedra.
Lo que más se complica en el día a día
El sobrecosto se descubre al liquidar la obra
El presupuesto se aprobó por capítulos, pero lo ejecutado se revisa en el cierre. Para entonces el concreto de más y los días extra de formaleta ya están pagados.
El almacén de obra despacha sin vale
El cemento, el bloque y la varilla salen por pedido verbal del maestro. Nadie sabe a qué torre ni a qué actividad se cargó cada bulto, y el inventario físico nunca coincide con las remisiones.
Las actas de contratistas se pagan sin medir
El subcontratista pasa su cuadro de cantidades, el residente lo firma con afán y la oficina paga. Las retenciones de garantía se llevan aparte y al final cuesta saber cuánto se le retuvo a cada uno.
La sala de ventas no sabe qué pasa en obra
Los asesores manejan separaciones, planes de pago de cuota inicial y trámites de crédito en hojas propias. Cuando la obra se atrasa, el comprador se entera por otro lado y la confianza se pierde.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Presupuesto por APU conectado a la ejecución
El presupuesto se carga con sus capítulos, ítems e insumos. Cada orden de compra, consumo y acta se imputa al ítem que corresponde, y el sistema muestra lo presupuestado, lo comprometido y lo ejecutado lado a lado, con alerta cuando un ítem se desvía.
Almacén de obra con vales desde el celular
El almacenista registra entradas contra la orden de compra y salidas con vale firmado en pantalla, indicando frente, piso y actividad. Los traslados entre obras quedan registrados y el inventario de cada proyecto se consulta al momento.
Actas de avance y pagos a subcontratistas
Cada contrato de mano de obra lleva sus cantidades y precios pactados. El acta se genera desde lo medido en obra, descuenta anticipos y retención de garantía y deja el saldo de cada contratista listo para tesorería.
Tablero gerencial por proyecto
Avance físico contra avance financiero, flujo de caja proyectado, compras pendientes y unidades vendidas en una sola vista. El comité de obra se prepara con datos del día y no con un consolidado armado la noche anterior.
Ventas sobre planos y postventa por unidad
Cada apartamento tiene su ficha: comprador, separación, plan de pagos, estado del crédito, fecha estimada de entrega y, después, sus solicitudes de garantía. Ventas, obra y servicio al cliente consultan lo mismo.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Bitácora de obra dictada por nota de voz
Al cierre del día el residente graba lo que pasó: actividades, personal por contratista, lluvia, material recibido. La IA lo convierte en una entrada de bitácora ligada a los ítems del presupuesto, que él revisa antes de guardar.
Cuadros comparativos de proveedores
Llegan cotizaciones en PDF de tres depósitos y dos concreteras, cada una con su formato. La IA extrae precios, plazos y condiciones y arma el comparativo por insumo para que compras decida.
Solicitudes de garantía clasificadas
El propietario reporta una humedad o una fisura con foto. La IA identifica el tipo de daño, la unidad y el contratista que ejecutó esa actividad, y propone la visita para que postventa la apruebe.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Recorrido por una obra en curso
Tomamos un proyecto vivo y seguimos su dinero: cómo se armó el presupuesto, cómo se pide el material, cómo se mide y se paga a los contratistas y qué llega a contabilidad. De ahí sale la propuesta.
Maestro de insumos y estructura de presupuesto
Unificamos materiales, equipos y mano de obra que hoy están en varios archivos y definimos cómo se codifican capítulos e ítems. Esa estructura permite comparar una obra con otra.
Piloto en una obra, en paralelo al Excel
Cargamos el presupuesto real de un proyecto y el equipo registra vales, compras y actas en el entorno de pruebas sin abandonar su método actual. Cuando las dos cifras cuadran, el piloto pasa a ser el único registro.
Conexión con contabilidad y tesorería
Las actas aprobadas y las facturas de proveedores pasan a tu programa contable, así el costo de cada proyecto no se digita dos veces.
Ventas, postventa y tablero de gerencia
Con la obra controlada, sumamos la ficha de cada unidad vendida, el seguimiento de cuotas iniciales, las solicitudes de garantía y el tablero que consolida todos los proyectos.
Normativa que conviene tener en cuenta
Ley de vivienda segura y amparo al comprador
La Ley 1796 de 2016 exige supervisión técnica independiente en edificaciones de más de 2.000 m² y un certificado técnico de ocupación antes de habitarlas. Su artículo 8 obliga al constructor o al enajenador de vivienda nueva a amparar los perjuicios patrimoniales durante diez años desde ese certificado, en proyectos de cinco o más unidades. Guardar por unidad quién ejecutó qué ayuda a responder.
Nuevas reglas para la fiducia en proyectos de vivienda
El Decreto 0510 de 2026 del Ministerio de Hacienda adicionó el Decreto 2555 de 2010 con reglas para los negocios fiduciarios: en proyectos de vivienda, la fiduciaria debe verificar que el constructor tenga contrato de interventoría. Los negocios en curso siguen con sus normas de origen. Tener avance y costos al día facilita responderle a fiduciaria e interventor.
Fuente: Camacol — Informe Jurídico Nacional 1030, Decreto 0510 de 2026 sobre negocios fiduciarios
Trabajo en alturas en la obra
La Resolución 4272 de 2021 del Ministerio del Trabajo considera trabajo en alturas toda actividad con riesgo de caída mayor a 2 metros y pide permiso de trabajo previo y que cada trabajador expuesto tenga su constancia de capacitación o su certificado de competencia laboral, entre otros. El sistema puede llevar esos soportes por contratista y avisar cuando uno vence.
Fuente: Ministerio del Trabajo — Resolución 4272 de 2021, trabajo en alturas (compilación de Colpensiones)
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
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Preguntas frecuentes
¿Un software para constructoras sirve si ya presupuesto en un programa de APU?
Sí. El presupuesto se importa desde ese programa o desde Excel con sus capítulos, ítems e insumos. Lo que se agrega es el control de lo que pasa después: compras, consumos y actas imputados a cada ítem.
¿El residente y el almacenista necesitan computador en la obra?
No. Vales, recibos de material, bitácora y medición de actas se registran desde el celular. Si en la obra la señal es mala, la aplicación se puede diseñar para guardar los registros y sincronizarlos cuando haya conexión.
¿Cómo queda la retención de garantía de cada subcontratista?
Cada acta descuenta el porcentaje pactado en el contrato y lo acumula en la cuenta del contratista. Al liquidar, el sistema muestra cuánto se retuvo, qué se devolvió y qué está pendiente.
¿Puedo comparar el costo real de dos proyectos parecidos?
Sí, siempre que ambos usen la misma estructura de capítulos e insumos. Con eso ves el costo por metro cuadrado, el desperdicio de material y el rendimiento de cada cuadrilla, y el próximo presupuesto sale de datos propios.
¿La sala de ventas puede ver la fecha real de entrega?
Sí. La ficha de cada unidad toma la fecha estimada del avance de obra, así que el asesor informa con base en lo que reporta el residente. Los cambios quedan registrados para explicarle al comprador por qué se movió.
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