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Software para inmobiliarias que corretean y administran arriendos al mismo tiempo
Respuesta corta
¿Cómo administra una inmobiliaria sus arriendos, cobra cánones, liquida a propietarios y responde a los interesados de los portales?
Un software para inmobiliarias separa los dos negocios y los conecta: un CRM para captar inmuebles, publicar y convertir interesados en visitas, y un módulo de administración que cobra el canon, calcula el reajuste anual, liquida a cada propietario y lleva los mantenimientos. Un asistente de WhatsApp contesta las preguntas repetidas de los portales y agenda las visitas.
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Actualizado el
Dos negocios bajo un mismo techo: corretaje y administración
Una inmobiliaria colombiana suele vivir de dos ingresos que funcionan distinto. El corretaje es comercial y rápido: captar inmuebles, fotografiarlos, publicarlos, contestar a decenas de interesados, mostrar y cerrar. La administración de arriendos es lenta y contable: cada mes hay que cobrar cánones, perseguir moras, pagar reparaciones, descontar la comisión y girarle a cada propietario lo suyo, durante años.
El problema es que las dos mitades se manejan con herramientas que no se hablan. Los interesados entran por los portales, por WhatsApp y por el letrero en la ventana; los contratos están en carpetas; el recaudo se concilia contra el extracto del banco a mano. Cuando un propietario llama a preguntar por qué le llegó menos plata este mes, la respuesta depende de quién arme el cuadro.
Encima está la ley. El arrendamiento de vivienda urbana tiene reglas propias sobre el valor del canon, su reajuste, los preavisos y quién debe matricularse como arrendador. Un sistema bien hecho no interpreta la norma por ti, pero sí lleva las fechas y los cálculos que ella exige.
Lo que más se complica en el día a día
El reajuste anual se hace a mano y tarde
Cada contrato cumple año en una fecha distinta. Alguien tiene que revisar el IPC, calcular el nuevo canon y enviar el aviso a tiempo. Si se olvida uno, ese año se cobra el valor viejo.
Liquidar a propietarios toma días
Canon recibido, menos comisión, menos la reparación del calentador, más el abono atrasado del mes pasado. Con muchos inmuebles, el cierre mensual depende de una hoja de cálculo frágil y de que nadie se equivoque.
Los interesados de los portales se enfrían
Preguntan si el apartamento sigue disponible, cuánto es la administración o si reciben mascotas. Mientras el asesor contesta uno por uno, el interesado ya agendó en otra inmobiliaria.
Las reparaciones viven en chats
El inquilino reporta la gotera, el asesor le escribe al propietario, se pide una cotización y el pago se descuenta o se cobra según quién responda. Al final nadie tiene la historia completa del inmueble.
Entregas y restituciones sin evidencia ordenada
El inventario de entrega quedó en fotos del celular de un asesor que ya no trabaja ahí. Cuando el inquilino devuelve el inmueble, discutir los daños sin ese registro es perder.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
CRM de captación y corretaje
Cada inmueble captado tiene su ficha con propietario, condiciones, fotos y estado de publicación. Cada interesado queda ligado a los inmuebles que vio, a sus visitas y a su asesor, desde el primer mensaje hasta la firma.
Asistente de WhatsApp para interesados
Contesta disponibilidad, valor del canon y de la administración, requisitos y zonas, filtra por presupuesto y fecha de mudanza y propone horarios de visita. El asesor recibe al interesado ya calificado.
Contratos, recaudo y reajuste del canon
El sistema conoce la fecha de cada contrato, calcula el reajuste con el índice que corresponda, genera el aviso para el arrendatario, concilia los pagos recibidos y marca la mora el día que aparece.
Liquidación y extracto para cada propietario
Con el recaudo conciliado, la liquidación mensual sale sola: canon, comisión, reparaciones y otros descuentos, con su extracto en PDF. El propietario lo consulta en línea y deja de llamar a preguntar.
Mantenimientos con aprobación del propietario
El inquilino reporta por WhatsApp con foto, la solicitud se convierte en orden con su cotización y el propietario la aprueba con un mensaje. El costo queda cargado al inmueble y a quien deba asumirlo.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Ficha del inmueble a partir de la captación
Con las fotos y las notas que toma el captador, la IA redacta la descripción para portales y redes, ordena las características y señala los datos que faltan. El asesor la corrige antes de publicar.
Interesados calificados desde la conversación
La IA lee el chat con cada interesado y extrae presupuesto, zona, fecha de mudanza y número de personas. Con eso el equipo prioriza las visitas que tienen más posibilidad de terminar en contrato.
Acta de entrega comparada con la de restitución
Al recibir el inmueble, las fotos nuevas se ponen junto a las del inventario inicial, organizadas por espacio. La IA propone las diferencias para que el asesor las confirme con el inquilino.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Mapa de los dos negocios
Revisamos cómo entra un interesado hasta firmar, y cómo se cobra y se liquida un arriendo hasta el giro al propietario. Ahí aparecen las tareas que hoy se repiten a mano.
Migración de contratos y propietarios
Pasamos al sistema los contratos vigentes con sus fechas, cánones, garantías y cuentas de giro. Es la base para que el reajuste y la liquidación salgan bien desde el primer mes.
Recaudo y liquidación en pruebas
Corremos un cierre mensual completo en el entorno de pruebas con datos reales y lo comparamos con el que hizo tu equipo. Ajustamos hasta que las dos liquidaciones coincidan.
CRM y asistente de WhatsApp
Conectamos los canales por donde llegan interesados, cargamos los inmuebles disponibles y activamos el asistente con las preguntas que tu equipo más contesta.
Portal del propietario y mejora continua
Abrimos el acceso de propietarios a sus extractos y revisamos con tu equipo los indicadores de mora, vacancia y tiempo de cierre para decidir qué sigue.
Normativa que conviene tener en cuenta
Valor y reajuste del canon de vivienda
La Ley 820 de 2003 limita el canon mensual al 1 % del valor comercial del inmueble (artículo 18) y permite reajustarlo cada doce meses sin superar la variación total del IPC del año calendario anterior, avisando el monto y la fecha por servicio postal autorizado o por el medio de notificación pactado en el contrato; sin ese aviso, el incremento no se le puede oponer al arrendatario (artículo 20). El sistema calcula el tope y deja constancia del aviso.
Fuente: Función Pública — Ley 820 de 2003, régimen de arrendamiento de vivienda urbana
Matrícula de arrendadores
El artículo 28 de la misma ley obliga a matricularse ante la autoridad administrativa competente a quien arriende vivienda urbana o intermedie entre arrendadores y arrendatarios como actividad principal en municipios de más de 15.000 habitantes. Tener cada contrato registrado con sus datos facilita responder a esa autoridad.
Fuente: Función Pública — Ley 820 de 2003, régimen de arrendamiento de vivienda urbana
Datos de arrendatarios y codeudores
Ingresos, referencias y documentos de identidad del estudio de arrendamiento están protegidos por la Ley 1581 de 2012, que exige autorización previa e informada y conservar copia de ella, así que el formulario de solicitud debe recogerla y guardarla.
Fuente: Función Pública — Ley 1581 de 2012, protección de datos personales
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
Escríbenos por WhatsApp o déjanos tus datos. Te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas.
Preguntas frecuentes
¿El software para inmobiliarias publica solo en los portales?
Depende de las opciones de integración que ofrezca cada portal. Antes de la propuesta revisamos con cuáles se puede conectar tu cuenta; con los demás, el sistema deja la ficha lista para subirla en un par de clics.
¿Cómo calcula el reajuste anual de cada contrato?
Toma la fecha de inicio o del último reajuste, aplica el índice que tú registres y respeta el tope legal. Te muestra la lista de contratos que cumplen año el próximo mes para enviar los avisos con tiempo.
¿Los propietarios pueden ver lo que se les liquidó?
Sí. Cada propietario tiene acceso a sus extractos, a los pagos de sus inquilinos y a las reparaciones cargadas a sus inmuebles. También se le puede enviar el resumen por WhatsApp el día del giro.
¿Sirve también para locales y oficinas?
Sí. Los arriendos comerciales no se rigen por la ley de vivienda urbana, así que el sistema maneja sus propias condiciones de reajuste, plazos y garantías por contrato, sin mezclarlos con los de vivienda.
¿Qué pasa con los contratos que llevo hoy en Excel?
Se importan. Revisamos contigo cada columna, completamos lo que falte y validamos los saldos de cartera antes de arrancar, para que el primer cierre en el sistema parta de cifras que tu equipo reconoce.
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Propiedad horizontal
Cuotas por coeficiente, intereses de mora, asambleas con quórum en vivo y residentes atendidos por WhatsApp para administradores de conjuntos.
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Apartamentos turísticos y alquiler vacacional
Calendarios de varias plataformas en uno, check-in remoto, aseo entre estadías y la liquidación mensual a cada propietario con comisiones y gastos.
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Cobra lo vencido con orden: cartera por edades, contacto en los horarios que permite la Ley 2300, acuerdos de pago y aviso previo antes de reportar.
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Contactos fuera del celular de cada vendedor, un próximo paso con fecha para cada negocio y un tablero que muestra qué se está enfriando esta semana.