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Software para empresas de energía solar: de la factura del cliente a la conexión del sistema
Respuesta corta
¿Cómo puede un instalador solar cotizar rápido con el consumo del cliente, seguir cada proyecto y aprovechar los incentivos tributarios?
Un software para empresas de energía solar lee la factura de energía del cliente, propone el tamaño del sistema con los criterios de tu ingeniero y genera la propuesta con equipos, producción estimada y ahorro. Después sigue cada proyecto por etapas: diseño, compra, instalación, inspección RETIE, trámite con el operador de red y soportes para el certificado UPME de los incentivos.
Propuesta en menos de 24 h · El código y los accesos son tuyos
Actualizado el
Vender energía solar es vender un cálculo
Un instalador fotovoltaico no vende un producto de estantería. Cada propuesta empieza por la factura de energía del cliente: su consumo de los últimos meses, su tarifa y su operador de red. Con eso, el área disponible del techo y la radiación de la zona, el ingeniero dimensiona paneles, inversor y estructura, estima la producción y calcula el ahorro. Si la cotización tarda una semana, el cliente ya recibió otras dos.
Después de la firma empieza la parte larga. El proyecto pasa por diseño, compra de equipos, instalación, demostración de conformidad con el reglamento eléctrico, solicitud de conexión ante el operador de red y, si el cliente quiere los beneficios tributarios de la Ley 1715 de 2014, la certificación de la UPME. Cada etapa tiene documentos, responsables y plazos distintos.
Lo habitual es que todo eso viva en una hoja de cálculo para cotizar, un tablero de tareas, carpetas compartidas y el chat con el cliente. Funciona con diez proyectos al año. Con cincuenta, el trámite que se venció o el soporte que faltó se descubre cuando el cliente pregunta.
Lo que más se complica en el día a día
Cotizar exige transcribir facturas
El cliente manda una foto borrosa de su recibo. Alguien digita el histórico de consumo, busca la tarifa y alimenta la hoja de dimensionamiento. Es trabajo de ingeniero gastado en digitación.
Nadie sabe en qué va el trámite con el operador
La solicitud de conexión se radicó, pidieron un ajuste, se respondió y la aprobación tiene una vigencia. Si el instalador no lleva ese reloj, el proyecto se queda instalado y sin conectar.
Los soportes para los incentivos se arman al final
Facturas de equipos, fichas técnicas y descripción del proyecto se buscan en el correo cuando el cliente pide el certificado. Si faltó algo, la solicitud espera a la siguiente ventana de radicación.
Equipos sin trazabilidad de seriales
Paneles e inversores llegan en lotes y se instalan en distintas obras. Cuando un inversor falla en garantía, ubicar la factura de compra y el serial instalado toma más que el propio reclamo.
El mantenimiento depende de que el cliente llame
Sin un calendario de limpiezas y revisiones, el contacto se pierde tras la entrega. El cliente nota que su factura subió antes que el instalador se entere de que el sistema produce menos.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Cotizador conectado a la factura de energía
La factura entra por WhatsApp o correo, el sistema extrae consumo, tarifa y operador, aplica tus reglas de dimensionamiento y arma la propuesta con equipos, precio, producción estimada y ahorro. El ingeniero revisa y ajusta antes de enviarla.
CRM comercial para proyectos solares
Cada oportunidad queda con su visita técnica, sus versiones de propuesta y su estado. Al cerrarla, el proyecto nace con todos los datos del cliente y del sitio, sin repetir preguntas.
Proyectos por etapas con soportes y vencimientos
Diseño, compras, instalación, inspección, conexión y certificado UPME como etapas con responsables, documentos obligatorios y fechas límite. El tablero muestra qué proyecto está detenido y por qué.
Inventario de equipos con serial y garantía
Cada panel, inversor o batería se registra con su serial, su factura de compra y el proyecto donde quedó instalado. Un reclamo de garantía se arma con dos búsquedas.
Plan de mantenimiento con avisos automáticos
Al entregar el sistema se programan limpiezas y revisiones. El cliente recibe el recordatorio, agenda la visita y el técnico registra el reporte con fotos desde el celular.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Lectura de facturas de cualquier comercializador
Cada empresa de energía usa su propio formato. La IA reconoce el histórico de consumo, la tarifa y el tipo de usuario en la foto o el PDF y marca los campos dudosos para que alguien los confirme.
Revisión del expediente antes de radicar
Antes de una solicitud de conexión o de certificado, la IA compara los documentos del proyecto con la lista que tu equipo definió para ese trámite y señala lo que falta o no coincide, como una potencia distinta entre ficha y diseño.
Alerta de bajo rendimiento
Si el inversor permite exportar datos de generación, el sistema los compara con la producción estimada en la propuesta y avisa cuando un sistema rinde menos de lo esperado, para programar una visita.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Revisión de una propuesta y un proyecto reales
Tomamos una cotización reciente y un proyecto ya conectado y seguimos su camino completo. Ahí se ve dónde se va el tiempo del ingeniero y qué trámites se pierden.
Reglas de dimensionamiento y catálogo de equipos
Pasamos al sistema los criterios que hoy viven en la hoja de cálculo de tu ingeniero y el catálogo de paneles, inversores y estructuras con precios y fichas técnicas.
Cotizador en pruebas con facturas reales
Corremos el cotizador en el entorno de pruebas con facturas de clientes recientes y comparamos sus propuestas con las que tu equipo hizo a mano.
Etapas del proyecto y trámites
Configuramos las etapas, los documentos de cada trámite y los vencimientos, y cargamos los proyectos que están en curso para no empezar desde cero.
Mantenimiento y crecimiento
Con los proyectos al día, activamos el plan de mantenimiento, el inventario por serial y, si tus inversores lo permiten, la lectura de datos de generación.
Normativa que conviene tener en cuenta
Incentivos tributarios de la Ley 1715 de 2014
Con los cambios de la Ley 2099 de 2021, quien declara renta e invierte en fuentes no convencionales puede deducir el 50 % de la inversión en un plazo no mayor a 15 años, sin pasar del 50 % de su renta líquida. Hay además exclusión de IVA, exención de aranceles y depreciación acelerada hasta 33,33 % anual. La inversión debe estar certificada por la UPME. Si aplica a tu cliente lo define su contador; el sistema ordena los soportes.
Ventana anual de radicación ante la UPME
La Resolución 563 de 2026 de la UPME, vigente desde agosto, derogó la 135 de 2025: las solicitudes de certificado se radican entre el 1 de febrero y el 15 de diciembre de cada año, y las que llegan fuera de ese periodo se tienen por no presentadas. Con los soportes completos no hay que esperar al año siguiente.
Conexión de autogeneradores a pequeña escala
La Resolución CREG 174 de 2021 regula la conexión de autogeneradores a pequeña escala, hasta 1 MW: formulario simplificado, trámite en línea con el operador de red, estudio de conexión para sistemas de más de 100 kW y una aprobación con vigencia de seis meses prorrogable tres. También define cómo se entregan y reconocen los excedentes. La CREG la ha modificado después, así que el detalle vigente se revisa antes de cada trámite.
Fuente: CREG — Resolución 174 de 2021, autogeneración a pequeña escala y generación distribuida
Reglamento técnico de instalaciones eléctricas
Rige el RETIE de la Resolución 40117 de 2024 del Ministerio de Minas y Energía, modificado por la 40284 de 2026. Las obras iniciadas desde el 1 de enero de 2026 ya no se inspeccionan con la Resolución 90708 de 2013; las anteriores pueden hacerlo si prueban su fecha de inicio con el acta o el contrato de obra. El sistema puede exigir el dictamen de inspección antes de cerrar la instalación.
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
Escríbenos por WhatsApp o déjanos tus datos. Te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas.
Preguntas frecuentes
¿El software para empresas de energía solar decide el tamaño del sistema?
Propone, no decide. Aplica las reglas que tu ingeniero ya usa y entrega un borrador con números trazables. La firma técnica de la propuesta sigue siendo de tu equipo.
¿Puedo mostrar en la propuesta el efecto de los incentivos?
Sí, como un escenario informativo con sus supuestos a la vista. La propuesta debe aclarar que el beneficio depende de la certificación y de la situación tributaria del cliente, que valida su contador.
¿Sirve igual para casas, comercios e industria?
Sí. Cambian las reglas de dimensionamiento, el tipo de trámite y los documentos, y eso se configura por tipo de proyecto. Un proyecto residencial y uno industrial siguen etapas distintas en el mismo sistema.
¿Se conecta con el monitoreo de mis inversores?
Depende del fabricante. Si su plataforma ofrece exportación o una API, se integra; si no, el técnico registra las lecturas en cada visita. Lo revisamos con tus marcas antes de la propuesta.
¿Qué pasa con los proyectos que ya tengo en curso?
Se cargan con la etapa en la que están y sus documentos. Así el tablero refleja desde el primer día los trámites abiertos y sus vencimientos.
También te puede servir
Necesidad
Cotizaciones automáticas
Reglas de precio, configurador de opciones, aprobación interna por margen, versiones y recordatorios: propuestas que ya no dependen de una sola persona.
Necesidad
Órdenes de servicio técnico
Recibe la solicitud, asigna al técnico, registra en el celular fotos, repuestos y firma del cliente, factura y programa el próximo mantenimiento sin papel.
Necesidad
Seguimiento de clientes
Contactos fuera del celular de cada vendedor, un próximo paso con fecha para cada negocio y un tablero que muestra qué se está enfriando esta semana.