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Software para empresas de eventos y catering: el margen de cada evento, no el del mes
Respuesta corta
¿Cómo organiza una empresa de eventos o catering sus cotizaciones, anticipos, proveedores y personal sin perder plata en cada evento?
Una empresa de eventos necesita un software que trate cada evento como un proyecto: cotización por invitado con sus versiones, anticipo y saldos, proveedores subcontratados, personal por horas, menaje que sale y vuelve, y una liquidación que compara lo cotizado con lo gastado. La IA arma el primer borrador de la propuesta desde lo que pide el cliente y advierte cuando un cambio de último minuto se come el margen.
Propuesta en menos de 24 h · El código y los accesos son tuyos
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Por qué un software para empresas de eventos tiene que pensar en proyectos y no en ventas diarias
Una empresa de catering o de eventos no vende todos los días: vende fechas. Una boda en una finca, la fiesta de fin de año de una empresa, un almuerzo de grados o un congreso de dos días. Cada uno arranca con una cotización que pasa por varias versiones, porque cambian los invitados, el menú, la hora o el lugar; se aparta con un anticipo y termina en una liquidación que dice si se ganó o se perdió.
En el medio hay una cadena larga: cocina de producción, transporte de alimentos, menaje y mantelería que salen de bodega y deben volver completos, mobiliario y carpas alquilados, sonido, decoración, flores, meseros y bartenders contratados para esa noche. Muchos de esos frentes los ponen terceros, y cada uno cobra por su lado.
Lo usual es que el margen real se conozca semanas después, cuando llegan las cuentas de los proveedores y se liquidan las horas del personal. Para entonces ya se cotizaron otros tres eventos con los mismos supuestos, y el error se repite.
Lo que más se complica en el día a día
La cotización que cambia cada semana
El cliente ajusta invitados, menú y horario una y otra vez. La propuesta se rehace en un documento nuevo y nadie tiene claro cuál fue la última versión aprobada.
Anticipos y saldos perdidos en el extracto
La separación de la fecha, los abonos y el saldo llegan por transferencia, a veces desde cuentas de distintos familiares. Saber quién pagó qué evento toma una tarde entera.
Proveedores que cobran cuando todo pasó
Carpas, sonido, flores y mobiliario facturan después del evento. Si alguno cobró más de lo pactado o sumó un servicio que no se pidió, se descubre tarde.
Personal por evento liquidado a mano
Meseros, bartenders, cocineros de apoyo y logística trabajan por horas, de noche y en fin de semana. Calcular recargos y pagos evento por evento en una hoja de cálculo deja errores y reclamos.
Menaje que no vuelve completo
Copas, platos, cubiertos y manteles salen contados y regresan con faltantes o rotos. Sin registro por evento, la pérdida no se cobra ni se incluye en la siguiente cotización.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Solicitudes y cotizaciones con historial de versiones
Cada solicitud entra con fecha, tipo de evento, invitados y presupuesto; se cotiza desde paquetes por tipo de evento y cada versión queda guardada con lo que cambió. Se ve qué fechas están en firme y cuáles solo apartadas.
Calendario de fechas, anticipos y abonos
La fecha se bloquea cuando entra el anticipo, los abonos quedan programados y el sistema avisa al cliente y al equipo antes de cada vencimiento. Cada pago queda pegado a su evento.
Orden de servicio y salida de menaje
De la cotización aprobada sale la orden de servicio: menú y cantidades para cocina, menaje y mobiliario que deben salir de bodega, proveedores contratados y personal requerido. Al regreso se anota lo que volvió y lo que falta.
Costos cargados al evento que los generó
Cada compra, factura de proveedor y hora de personal se asigna a su evento, de modo que la liquidación compare lo cotizado contra lo gastado, línea por línea.
Tablero de margen por evento y temporada
Margen por evento y por tipo, como bodas, corporativos o grados; ocupación del calendario en temporada alta y proveedores que más se desvían de lo cotizado.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Del mensaje del cliente a la primera propuesta
Una pareja escribe por Instagram o WhatsApp la fecha, la ciudad, cuántos invitados espera y que quiere estación de postres y barra abierta. La IA extrae esos datos, arma un borrador con tus paquetes y tus precios, y lo deja para que lo revise el coordinador.
Cantidades calculadas por invitado
Con el menú y el número de invitados, el sistema calcula insumos de cocina, bebidas, menaje y personal según tus propias proporciones, y la IA avisa si lo cotizado no alcanza para lo que se va a servir.
Alerta cuando un cambio se come el margen
Si a última hora suben los invitados o se cambia la proteína, la IA recalcula costo y margen y le avisa al comercial antes de que acepte el cambio sin ajustar el precio.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Dos eventos ya hechos, de punta a punta
Tomamos uno que salió bien y otro que dejó dudas, y seguimos el rastro: cotización, pagos, compras, proveedores, personal y liquidación.
Paquetes, menús y proporciones
Ordenamos paquetes, costos por invitado y reglas de personal, como cuántos meseros por cantidad de invitados, para que cotizar no dependa de una sola persona.
Eventos confirmados en el entorno de pruebas
Los eventos que ya tienes en agenda se cargan en el entorno de pruebas y el equipo los gestiona en paralelo para validar órdenes de servicio y costos.
Primer evento liquidado en el sistema
Al salir a producción, el primer evento se cierra en el sistema y revisamos juntos la diferencia entre lo cotizado y lo real.
Normativa que conviene tener en cuenta
Alimentos preparados y transportados
La Resolución 2674 de 2013 cubre la preparación, el almacenamiento y el transporte de alimentos, así que el catering entra en su alcance: manipuladores con formación y certificado médico, y cuidado sanitario en cada etapa. La orden de servicio puede registrar qué personal habilitado va a cada evento.
Fuente: Normograma INVIMA — Resolución 2674 de 2013 del Ministerio de Salud
Eventos con aglomeración de público
El Código Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana (Ley 1801 de 2016), según lo recoge la Corte Constitucional en la Sentencia C-128 de 2018, distingue las actividades con aglomeraciones de público no complejas de las complejas, y en las complejas pone la seguridad interna y externa a cargo de los organizadores. Si además de servir organizas el evento, conviene registrar aforo y permisos.
Fuente: Corte Constitucional — Sentencia C-128 de 2018 (Ley 1801 de 2016, aglomeraciones de público)
Personal de noche y de fin de semana
Lo trabajado después de las 7:00 p. m. es nocturno según la Ley 2466 de 2025, y el domingo y el festivo llevan un recargo que sube por etapas, con 90 % desde julio de 2026. Una boda que termina de madrugada del domingo combina ambos, y la liquidación por evento tiene que reflejarlo.
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
Escríbenos por WhatsApp o déjanos tus datos. Te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas.
Preguntas frecuentes
¿Qué software para empresas de eventos sirve si también tengo cocina de catering?
Uno que una lo comercial (cotización, anticipos y calendario) con lo operativo (producción de cocina, menaje, personal y proveedores). Si viven separados, el margen de cada evento no se puede calcular.
¿Puedo cotizar por invitado y también servicios sueltos?
Sí. Los paquetes se arman por persona y se suman servicios sueltos, como hora loca, estación de café o mobiliario especial, cada uno con su costo y su margen.
¿Cómo controlo lo que cobran los proveedores subcontratados?
Cada proveedor queda asignado al evento con el valor acordado. Cuando llega su cuenta, el sistema la compara con lo pactado y señala las diferencias antes de pagar.
¿Sirve para eventos corporativos que pagan a crédito?
Sí. Además de anticipos, maneja la orden de compra del cliente, la facturación al cierre del evento y la cartera con plazo, sin mezclarla con las bodas pagadas por adelantado.
¿Qué pasa si un evento se aplaza?
Se cambia la fecha conservando cotización, pagos y proveedores, y el sistema muestra qué reservas de proveedores y de personal hay que mover. Las condiciones de aplazamiento quedan en el contrato.
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