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Software para licoreras que venden de noche, despachan a domicilio y cumplen las reglas del licor
Respuesta corta
¿Cómo manejo una licorera con domicilios nocturnos, inventario de alto valor y las restricciones legales de venta de licor?
Una licorera necesita un software que reciba los pedidos nocturnos por WhatsApp verificando edad y horario permitido, controle por botella un inventario caro y fácil de perder, liquide a cada domiciliario al cierre y guarde las facturas de compra que muestran de dónde salió cada producto. La IA ayuda a anticipar la demanda de quincenas, partidos y festivos.
Propuesta en menos de 24 h · El código y los accesos son tuyos
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Por qué un software para licoreras tiene reglas que no tiene otro comercio
La licorera, o el estanco, hace casi toda su venta cuando los demás negocios ya cerraron: viernes y sábados en la noche, quincenas, festivos, partidos de la selección y fechas como amor y amistad o fin de año. Buena parte llega por WhatsApp y sale en moto: una botella de aguardiente, hielo, gaseosa y vasos para una reunión que ya empezó.
Es un inventario caro en poco espacio. Cada caja de whisky o de aguardiente representa mucha plata, las botellas se rompen y algunas desaparecen sin que nadie sepa cuándo. Las presentaciones del mismo licor, como botella, media y garrafa, y los combos armados con hielo y mezcladores complican todavía más el conteo.
Además, es un producto con reglas propias. Venderlo a menores de edad está prohibido, cada municipio puede fijar horarios y zonas de venta, las autoridades decretan restricciones temporales como la ley seca en jornadas electorales y el impuesto al consumo tiene que estar pagado para que el licor pueda venderse. Un sistema que ignore todo eso le deja el riesgo al dueño.
Lo que más se complica en el día a día
Pedidos a medianoche que nadie organiza
Entre las diez de la noche y la madrugada llegan decenas de mensajes al mismo celular. Se responden tarde, se cruzan direcciones y algún pedido sale sin el hielo o con la marca equivocada.
¿Cómo sé que no es menor de edad?
Por WhatsApp no se ve quién pide. Si nadie pregunta en el chat ni revisa el documento al entregar, la licorera responde por una venta prohibida.
Botellas que no aparecen
El conteo del lunes no coincide con lo vendido el fin de semana. Sin registro por botella ni responsable por turno, no hay forma de saber si fue una rotura, una cortesía de la casa o una pérdida.
Domiciliarios que liquidan de memoria
Cada domiciliario sale con producto y vuelve con efectivo, transferencias y algún pedido rechazado. Al cierre la cuenta se hace a mano y cada descuadre termina en discusión.
Horarios y restricciones que cambian
La alcaldía recorta el horario o se anuncia una ley seca y los pedidos siguen entrando como si nada. Contestar uno por uno que no se puede vender quita tiempo y deja clientes molestos.
Compras sin el soporte a la mano
Si un control pregunta de dónde salió una mercancía, toca buscar facturas de proveedores entre carpetas, correos y fotos del celular.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Pedidos por WhatsApp con edad y horario
El asistente muestra catálogo y combos, toma el pedido y, antes de confirmarlo, pide confirmar la mayoría de edad y avisa que el domiciliario revisará la cédula al entregar. Fuera del horario permitido no recibe pedidos y explica por qué.
Calendario de horarios y restricciones
El horario de venta de tu municipio y las restricciones temporales se cargan en un calendario. Asistente, caja y domicilios dejan de vender solos mientras una restricción esté vigente.
Inventario por botella y conteo por turno
Cada referencia se maneja por unidad y por presentación, los combos descuentan sus componentes y en cada cambio de turno se cuentan las botellas de mayor valor. Las roturas se registran con foto y responsable.
Liquidación de domiciliarios al cierre
Cada domicilio queda asignado a un domiciliario con lo que lleva y cómo se va a pagar. Al cierre, el sistema muestra cuánto debe entregar en efectivo, qué entró por transferencia y qué volvió.
Compras con la factura del proveedor adjunta
Cada entrada de mercancía guarda la factura de compra y se puede consultar por producto o por lote de compra, para mostrar la procedencia cuando la pidan.
Ventas por franja horaria y fecha especial
Un tablero muestra ventas por hora, día y evento, margen por marca y presentación y el desempeño de cada combo, para planear compras y turnos de domiciliarios.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Pronóstico para quincenas, partidos y festivos
La IA aprende cómo se mueven tus ventas en cada tipo de fecha y sugiere cuánto comprar de cada referencia y cuántos domiciliarios programar esa noche.
Complementos sugeridos en el pedido
Si alguien pide una botella, el asistente ofrece el hielo, el mezclador o los vasos que suelen acompañarla, una sola vez y sin insistir.
Faltantes que se repiten
La IA señala las referencias cuyo faltante coincide con el mismo turno o el mismo responsable, para revisar antes de que la pérdida crezca. Las conclusiones las saca una persona.
Facturas de compra que se cargan solas
Las facturas que llegan en PDF o por correo se interpretan: producto, presentación, cantidad y costo pasan al inventario y alguien de tu equipo solo aprueba.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Conteo inicial por botella
Contamos lo que hay por referencia y presentación, y definimos qué productos se cuentan en cada cambio de turno.
Horarios, zonas y combos
Cargamos el horario de venta de tu municipio, las zonas de domicilio con su tarifa y los combos que más vendes.
Asistente probado de noche
Tu equipo hace pedidos de prueba en el horario real, incluida la confirmación de edad, para ajustar las respuestas antes de abrirlo al público.
Domiciliarios, cierre y facturación
Se activan la asignación de domicilios y la liquidación al cierre, y se conecta la facturación electrónica.
Tablero y sugerencia de compras
Con algunas semanas de datos se encienden el tablero por franja y la sugerencia de compras para fechas especiales.
Normativa que conviene tener en cuenta
Prohibido venderles a menores de edad
La Ley 124 de 1994 prohíbe el expendio de bebidas embriagantes a menores, ordena que toda publicidad o promoción mencione esa prohibición y que los establecimientos que las venden exhiban el texto de la ley en un sitio visible. El catálogo y los mensajes del asistente deben llevar ese aviso.
Fuente: Función Pública — Ley 124 de 1994, prohibición de venta de bebidas embriagantes a menores
Verificar la edad y respetar el horario local
El Decreto 120 de 2010 obliga a no vender a menores y a verificar la edad cuando haya duda (artículo 17), exigiendo la cédula de ciudadanía (artículo 12). También faculta a distritos y municipios para fijar zonas, horarios y restricciones de venta (artículo 22); por eso el horario se configura según el municipio.
Fuente: Función Pública — Decreto 120 de 2010, medidas frente al consumo de alcohol
Impuesto pagado y procedencia documentada
La Ley 1816 de 2016 hace del pago del impuesto al consumo y de la participación un requisito para vender o distribuir los licores gravados (artículo 41), y obliga a quien comercializa licores a entregar información de su cadena de distribución y de pagos cuando se incauta producto de contrabando (artículo 25). Guardar cada factura de compra por referencia ayuda a responder.
Fuente: Normograma DIAN — Ley 1816 de 2016, monopolio rentístico e impuesto al consumo de licores
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
Escríbenos por WhatsApp o déjanos tus datos. Te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas.
Preguntas frecuentes
¿El bot puede saber si quien pide es menor de edad?
No con certeza, y por eso no lo promete. Pide confirmar la mayoría de edad, deja el aviso legal en la conversación y le indica al domiciliario que revise la cédula al entregar. Si hay duda, el pedido no se entrega.
¿Puedo cambiar el horario cuando la alcaldía lo modifique?
Sí. Horarios y restricciones se editan en un calendario y se aplican al mismo tiempo en el asistente, la caja y los domicilios.
¿Cómo controlo lo que se lleva cada domiciliario?
Cada salida queda asignada con productos, valor y forma de pago. Al volver, el sistema compara lo entregado con lo cobrado y muestra la diferencia por persona y por turno.
¿Un software para licoreras sirve si también le vendo a bares y tiendas?
Sí, con otro énfasis: listas de precios por cliente, crédito, preventa y rutas. Esa parte de la operación se parece más a la de una distribuidora mayorista y se construye como un módulo aparte.
¿Qué necesito para empezar?
Tu lista de productos con precios, el horario vigente en tu municipio y un número de WhatsApp dedicado al negocio. Con eso se arma la primera versión para probar.
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