Necesidad
Programación de turnos de trabajo tras la reforma laboral, con los recargos calculados antes de publicar
Respuesta corta
¿Cómo programo los turnos de mi personal sin errores en los recargos, ahora que la reforma laboral cambió la jornada nocturna y los dominicales?
Una programación de turnos de trabajo confiable parte de los puestos que hay que cubrir y de las reglas: descansos, tope de horas extra y jornada semanal. El sistema propone el cuadro, marca qué horas son nocturnas, dominicales o festivas según la Ley 2466 de 2025 y muestra el costo antes de publicarlo. Lo aprobado sale listo para la nómina.
Propuesta en menos de 24 h · El código y los accesos son tuyos
Actualizado el
Qué cambió para la programación de turnos de trabajo
Programar turnos es resolver un rompecabezas con reglas que se mueven. Hay que cubrir cada puesto en cada franja, rotar a las personas de forma pareja, respetar descansos, no pasarse de las horas extra permitidas y saber cuánto va a costar todo. En una hoja de cálculo se puede, hasta que alguien se incapacita, cae un festivo a mitad de semana o llega una regla nueva.
Y llegaron varias. La Ley 2101 de 2021 bajó la jornada máxima por etapas hasta 42 horas semanales; según su calendario, el último escalón se cumplió a mediados de julio de 2026. Después vino la Ley 2466 de 2025: desde las 7:00 p. m. las horas ya cuentan como nocturnas, mientras el recargo de domingos y festivos sigue un calendario que lo subió a 80 % en julio de 2025 y a 90 % en julio de 2026, hasta dejarlo completo en julio de 2027. El mismo turno cuesta distinto según la fecha en que caiga.
La reforma también pide llevar un registro del trabajo suplementario de cada persona, con nombre, actividad, número de horas y si fueron diurnas o nocturnas, y entregarle una relación cuando la pida. Para hoteles, restaurantes, clínicas, vigilancia, aseo, cultivos o plantas que trabajan por turnos, esto dejó de ser un asunto de nómina a fin de mes: hay que resolverlo al programar.
Señales de que esto te está pasando
Cada cambio desarma el cuadro
Una incapacidad o un permiso obliga a mover a varias personas. En la hoja de cálculo nadie ve que el reemplazo quedó con dos turnos seguidos sin descanso.
Los recargos se cuentan después y salen mal
El cuadro se arma pensando en cubrir, no en costos. Las horas nocturnas, dominicales y extra se suman al final del mes, a mano, y los errores llegan en forma de reclamo.
Horas extra que pasan el tope sin que nadie lo note
El límite es de dos horas diarias y doce a la semana. Cuando las ausencias se cubren a última hora, superarlo es fácil y nadie se da cuenta hasta que alguien reclama.
Siempre les tocan las noches a los mismos
Los domingos y las noches caen una y otra vez en las mismas personas. El equipo lo nota, el ambiente se daña y la rotación de personal sube.
El costo del cuadro se conoce tarde
La gerencia ve cuánto costó la operación cuando llega la nómina. Para entonces ya no hay forma de ajustar el cuadro del periodo.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Puestos, franjas y reglas en un solo lugar
Defines los puestos, las franjas que cubren, las habilidades necesarias y las reglas de tu empresa: rotaciones, descansos, preferencias y restricciones médicas. El cuadro se arma sobre esas reglas y no sobre la memoria de quien programa.
Propuesta automática del cuadro
El sistema propone el cuadro del periodo cubriendo todos los puestos con la menor cantidad de horas extra y un reparto parejo de noches y domingos. Quien programa ajusta lo que quiera y recibe un aviso si rompe una regla.
Horas clasificadas y costo antes de publicar
Cada turno se divide en horas diurnas, nocturnas, dominicales, festivas y extra con la regla vigente en su fecha. Antes de publicar ves el costo total del cuadro frente al presupuesto.
Cambios, ausencias y registro de extras
Los cambios de turno y las ausencias se piden desde el celular. El sistema sugiere reemplazos que no rompan topes y lleva por persona el registro de trabajo suplementario, listo para entregar cuando alguien lo solicite.
Tablero de horas y costos
Horas por tipo, extras por persona, cobertura de puestos y costo frente a presupuesto por sede o área. Con eso se decide si contratar a alguien sale más barato que seguir pagando extras.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Un primer cuadro con decenas de reglas a la vez
La IA arma el borrador del cuadro respetando al mismo tiempo restricciones que a mano tomarían días de cruces. Una persona lo revisa y lo publica.
Reemplazos sugeridos de madrugada
Cuando entra una incapacidad a primera hora, el sistema sugiere quién puede cubrir sin pasar topes ni quedar sin descanso, y le envía la solicitud.
Escenarios con su costo
Preguntas cuánto cuesta pasar de tres a cuatro turnos rotativos o abrir los domingos, y el sistema calcula el resultado con los recargos vigentes en cada fecha.
Solicitudes escritas como sea
Los trabajadores piden cambios por mensaje y con sus palabras. La IA entiende la solicitud, la convierte en un cambio de turno y verifica que sea posible antes de pasarla a aprobación.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Las reglas que hoy nadie ha escrito
Ponemos por escrito contigo las reglas que viven en la cabeza de quien programa: rotaciones, excepciones y acuerdos con el personal.
Primer cuadro en paralelo
El sistema arma el cuadro del siguiente periodo junto al método actual y comparamos cobertura, extras y costo.
Ajustes y publicación al equipo
Afinamos reglas, publicamos el cuadro en el celular de cada trabajador y activamos las solicitudes de cambio.
Entrega de horas a la nómina
Las horas clasificadas pasan a tu sistema de nómina por integración o por archivo. EmaStack no liquida nómina: entrega el insumo revisado.
Tablero y simulación de escenarios
Se activan el tablero de horas y costos y la simulación de escenarios para decidir contrataciones y horarios.
Normativa que conviene tener en cuenta
Jornada máxima de 42 horas
La Ley 2101 de 2021 fijó la jornada ordinaria máxima en 42 horas semanales, repartidas en cinco o seis días con un día de descanso, y la aplicó de forma gradual, con la primera rebaja cumplidos dos años desde que empezó a regir. La Ley 2466 de 2025 mantiene ese tope con un máximo de ocho horas diarias y permite pactar jornadas flexibles.
Fuente: Función Pública — Ley 2101 de 2021, reducción de la jornada laboral
Nocturno desde las 7:00 p. m.
El artículo 10 de la Ley 2466 de 2025 modificó el artículo 160 del Código Sustantivo del Trabajo: es diurno el trabajo entre las 6:00 a. m. y las 7:00 p. m., y nocturno el de las 7:00 p. m. a las 6:00 a. m. Rige desde seis meses después de la sanción de la ley.
Fuente: Función Pública — Ley 2466 de 2025, reforma laboral (artículos 10 a 14)
Cronograma del recargo dominical y festivo
El artículo 14 fija el recargo por trabajar en día de descanso obligatorio con un parágrafo transitorio: 80 % desde el 1 de julio de 2025, 90 % desde el 1 de julio de 2026 y plena aplicación del recargo del artículo desde el 1 de julio de 2027.
Fuente: Función Pública — Ley 2466 de 2025, reforma laboral (artículos 10 a 14)
Tope y registro del trabajo suplementario
Los artículos 12 y 13 obligan a llevar el registro de horas extra de cada trabajador, a entregarle la relación con el soporte de pago cuando la pida y a no pasar de dos horas extra diarias ni de doce semanales. Ese tope no rige para los sectores de seguridad y salud, que la misma ley exceptúa.
Fuente: Función Pública — Ley 2466 de 2025, reforma laboral (artículos 10 a 14)
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
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Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
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Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
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Cuéntanos tu caso
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Preguntas frecuentes
¿La programación de turnos de trabajo tiene en cuenta las fechas de cambio de los recargos?
Sí. Cada turno se calcula con la regla vigente en su fecha. Un turno del 30 de junio y otro del 1 de julio pueden tener recargos distintos, y el sistema aplica a cada uno el que le corresponde.
¿Funciona con turnos rotativos de mañana, tarde y noche?
Sí. Se configuran los patrones de rotación que uses, por ejemplo semanas de mañana, tarde y noche, y el sistema los aplica compensando a quienes cubren más noches o domingos.
¿El sistema liquida la nómina?
No. Entrega las horas clasificadas por tipo y por persona a tu programa de nómina o a tu contador. La liquidación y sus decisiones siguen allá.
¿Los trabajadores pueden ver su turno?
Sí. Cada persona ve su cuadro en el celular, recibe avisos de cambios y pide permisos o cambios desde ahí. Queda constancia de cuándo se publicó cada versión del cuadro.
¿Qué pasa si mi convención colectiva tiene reglas distintas?
Se configuran. Si un pacto o una convención dan condiciones más favorables, el sistema aplica la regla que definas para ese grupo de trabajadores.
¿Sirve para varias sedes?
Sí. Cada sede tiene sus puestos y su responsable de programar, y el consolidado muestra horas y costos de toda la empresa. Quienes rotan entre sedes se programan sin cruces.
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