Sector
Software para empresas de seguridad privada: turnos 24/7, minuta digital y rondas que se pueden verificar
Respuesta corta
¿Cómo programa una empresa de vigilancia los turnos 24/7, controla las rondas y reemplaza las minutas de papel?
Un software para empresas de seguridad privada arma el cuadro de turnos de cada puesto con sus recargos nocturnos y dominicales, cubre ausencias con relevos disponibles y reemplaza la minuta de papel por un registro en el celular con hora, ubicación y fotos. Las rondas se marcan escaneando códigos QR y las novedades le llegan al supervisor al instante.
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Actualizado el
Qué resuelve un software para empresas de seguridad privada
Una empresa de vigilancia vende horas de presencia. Cada puesto, sea la portería de un conjunto, una bodega o una sede bancaria, necesita a alguien todo el día, todos los días, con relevos que cubran noches, domingos, festivos, vacaciones e incapacidades. La Supervigilancia reportó en febrero de 2025 más de 351.000 personas prestando estos servicios en el país, y detrás de cada una hay un cuadro de turnos que alguien arma, casi siempre en una hoja de cálculo.
El sector tiene un regulador propio. El Decreto Ley 356 de 1994 exige licencia de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, credencial para el personal operativo, registro del personal y control de las armas y de la dotación entregada. Además, las tarifas del servicio deben alcanzar como mínimo para pagar salario mínimo, horas extra, recargos nocturnos y prestaciones.
Por eso la reforma laboral pega directo en el costo de cada puesto. Desde la Ley 2466 de 2025, la noche laboral arranca a las siete y el recargo de domingos y festivos sube por tramos. Un puesto que funciona sin parar tiene casi la mitad de sus horas en jornada nocturna y trabaja todos los domingos del año: cada punto de recargo se siente en la nómina y en la tarifa.
Lo que más se complica en el día a día
El cuadro de turnos se rehace cada mes
Con decenas de puestos y rotaciones distintas, armar el mes toma días. Cambiar a un vigilante obliga a mover a otros tres y siempre queda un hueco que se descubre tarde.
Ausencias cubiertas doblando turno
Llega una incapacidad a las 5 de la mañana y el supervisor llama a quien conteste. Termina doblando el mismo vigilante, se pasan las horas extra permitidas y el cansancio pone en riesgo el puesto.
Minutas de papel que nadie lee
La minuta se llena a mano, se moja, se pierde o se escribe completa al final del turno. Cuando el cliente pregunta qué pasó una noche, hay que ir al puesto a buscar el libro.
Rondas que no se pueden demostrar
El cliente duda de que se hagan las rondas nocturnas. Sin un registro con hora y lugar, la discusión se gana o se pierde de palabra.
Recargos calculados a mano
La nómina recibe un consolidado de horas armado en una hoja de cálculo. Un error en las horas nocturnas o dominicales termina en reclamos de los vigilantes o en pagos de más.
Dotación y credenciales que no vuelven
Uniformes, radios, chalecos y credenciales se entregan y no se recogen cuando el vigilante sale a vacaciones o se retira. Lo que no vuelve se pierde.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Cuadro de turnos por puesto
Defines cada puesto con su horario, número de personas y requisitos, como servicio armado, con canino o con un curso específico. El sistema arma el mes con tus rotaciones, respeta descansos y topes de horas, y calcula los recargos de cada turno antes de publicarlo.
Minuta digital con novedades
Desde el celular, el vigilante registra el inicio del turno, las novedades, los visitantes y la entrega del puesto, con hora, foto y ubicación. El supervisor y, si lo decides, el cliente ven la minuta en línea.
Rondas con puntos de control QR
En cada punto de control se instala un código QR. El vigilante lo escanea durante la ronda y el sistema compara lo hecho con la ruta programada; una ronda incompleta genera alerta.
Relevos propuestos ante cada ausencia
Cuando se reporta una ausencia, el sistema busca relevos disponibles que no superen sus horas permitidas, les envía la solicitud y registra quién aceptó. El supervisor confirma.
Tablero de puestos, horas y costo
Puestos cubiertos y descubiertos en tiempo real, horas extra por persona, recargos del mes, novedades por cliente y costo de cada puesto frente a la tarifa facturada.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Resumen de la noche para el cliente
La IA lee las novedades del turno y redacta un resumen corto para el administrador del conjunto o el jefe de seguridad del cliente. El supervisor lo revisa antes de enviarlo.
Novedades clasificadas por gravedad
Lo que el vigilante escribe o dicta se clasifica como rutina, daño locativo, riesgo o incidente. Lo urgente sube de inmediato al supervisor y a la central de monitoreo.
Borrador del cuadro con su costo
Con los puestos, las restricciones de cada persona y las ausencias conocidas, el sistema propone el cuadro del mes y muestra cuánto cuesta en recargos. El programador ajusta y publica.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Mapa de puestos y reglas
Listamos puestos, horarios, rotaciones y requisitos, y cómo se cubren hoy las ausencias.
Un mes de cuadro en paralelo
Durante un mes el sistema arma el cuadro al lado del método actual y comparamos horas, recargos y huecos.
Minuta y rondas en puestos piloto
Activamos la minuta digital y las rondas QR en algunos puestos, con una capacitación corta a los vigilantes en su celular o en un equipo fijo del puesto.
Horas clasificadas para la nómina
El consolidado de horas diurnas, nocturnas, dominicales y extra sale listo para tu programa de nómina. La liquidación sigue allá; el sistema le entrega el insumo verificado.
Todos los puestos y acceso del cliente
Se extiende a todos los puestos y se activan el tablero de costos y el acceso del cliente.
Normativa que conviene tener en cuenta
Licencia e inspección de la Supervigilancia
Según el Decreto Ley 356 de 1994, estos servicios solo se prestan con licencia o credencial de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, que puede inspeccionar en cualquier momento las instalaciones, la documentación y los medios usados en el servicio.
Fuente: Secretaría del Senado — Decreto Ley 356 de 1994, Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada
Credencial y registro del personal operativo
El artículo 87 del mismo decreto pide que el personal operativo porte credencial y que la empresa registre a todo su personal con herramientas tecnológicas verificables, incluido el registro fotográfico, a disposición de la Superintendencia. El artículo 94 obliga a devolver credencial, uniformes y dotación en vacaciones, permisos o retiro.
Fuente: Secretaría del Senado — Decreto Ley 356 de 1994, artículos 87 a 103
Tarifas que alcancen para los recargos
El artículo 92 exige que las tarifas permitan pagarle al trabajador como mínimo el salario mínimo, las horas extra, los recargos nocturnos, las prestaciones sociales y los costos operativos del servicio. Conocer el costo real de cada puesto ayuda a cotizar dentro de esa regla.
Fuente: Secretaría del Senado — Decreto Ley 356 de 1994, artículos 87 a 103
Noches y domingos tras la reforma laboral
La Ley 2466 de 2025 define como nocturnas las horas entre las 7:00 p. m. y las 6:00 a. m. El recargo por domingos y festivos subió a 80 % en julio de 2025, hoy está en 90 % y se aplica completo a partir del 1 de julio de 2027.
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
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ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
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Cuéntanos tu caso
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Preguntas frecuentes
¿Un software para empresas de seguridad privada sirve si tengo pocos puestos?
Sí. Con pocos puestos lo primero suele ser la minuta digital y las rondas, porque es lo que el cliente pide ver. La programación automática de turnos pesa más a medida que crecen los puestos y las rotaciones.
¿Qué pasa si el vigilante se queda sin datos?
La minuta y las rondas se pueden llenar sin conexión; al recuperar cobertura se envían con la hora en que de verdad ocurrieron. También sirve un equipo fijo en el puesto.
¿Se pueden programar turnos de doce horas?
La Supervigilancia, en las notas de su calculadora salarial para el sector, indica que con acuerdo previo y escrito se pueden pactar jornadas diarias de hasta doce horas sin pasar de sesenta a la semana, incluidas las suplementarias. El sistema valida esos topes al armar el cuadro; cada caso lo define tu asesor laboral.
¿El cliente puede ver la minuta de sus puestos?
Si lo decides, el cliente recibe un acceso de solo lectura a la minuta y a las rondas de sus puestos. Ve lo que pasó sin esperar el informe del mes.
¿Qué cuidado hay con las fotos y huellas del personal y de los visitantes?
Son datos biométricos. Para la Ley 1581 de 2012 son datos sensibles y su tratamiento pide autorización explícita, salvo las excepciones de ley. El sistema registra esa autorización, limita quién puede verlos y deja constancia de cada consulta.
¿Cómo se calcula el costo de un puesto?
Con el cuadro real: horas diurnas, nocturnas, dominicales y extra de quienes lo cubren, más dotación y costos operativos. Ese costo se compara con la tarifa que factura tu empresa por ese puesto.
También te puede servir
Necesidad
Programar turnos de personal
Arma turnos rotativos que cubren cada puesto, respetan descansos y límites de horas extra y calculan los recargos de la reforma laboral antes de publicar.
Necesidad
Controlar la dotación y los EPP
Registra qué dotación y qué EPP recibió cada trabajador con firma en el celular, recibe avisos de fechas legales y vencimientos, y controla tus extintores.
Sector
Empresas de aseo y servicios generales
Controla los insumos que se gastan en cada sede, la supervisión de operarios con listas de chequeo y fotos, y el margen real de cada contrato de aseo.