Necesidad
Cómo llevar el control de dotación y EPP: quién recibió qué, cuándo toca reponer y qué extintor vence
Respuesta corta
¿Cómo controlo qué dotación y qué EPP tiene cada trabajador, cuándo toca la próxima entrega y cuándo vencen los extintores, sin actas en papel?
Para el control de dotación y EPP necesitas un registro por trabajador: qué recibió, cuándo, en qué talla y con qué firma. Sobre ese registro el sistema calcula las tres entregas de dotación del año, avisa qué EPP cumplió su vida útil y qué extintor necesita inspección o recarga. Las actas se firman en el celular y quedan guardadas para cualquier auditoría.
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Por qué el control de dotación y EPP se enreda en papel
La dotación y los elementos de protección personal parecen lo mismo, pero la ley los trata distinto. La dotación es calzado y vestido de labor: el Código Sustantivo del Trabajo la exige tres veces al año, en fechas fijas, para quien gane hasta dos salarios mínimos. Los EPP son casco, guantes, gafas, protección auditiva o respiratoria y arnés: se entregan según los peligros de cada cargo y se reponen cuando se gastan, sin importar el salario. Una sola planilla para las dos cosas termina mal llevada.
En muchas empresas todo esto vive en actas firmadas a la carrera, en un archivo de Excel en el que nadie confía del todo y en la memoria del almacenista. El problema estalla en la auditoría del SG-SST, en la visita de la ARL o cuando un trabajador reclama: hay que demostrar qué se le entregó y cuándo, y el acta no aparece o no tiene firma.
A eso se suman los extintores, con su propia hoja de vida de tipo de agente, ubicación, inspecciones y recargas, y la bodega de dotación, donde sobran tallas que nadie usa y faltan las que más rotan. EmaStack tiene publicada en emastack.com/demo una demo de control de dotación, EPP y extintores con datos de ejemplo, para que la pruebes antes de hablar de tu caso.
Señales de que esto te está pasando
Actas que no aparecen cuando se necesitan
El trabajador dice que no recibió las botas y el acta firmada está en una carpeta de hace dos años, si es que existe. Sin el soporte, la empresa no puede demostrar la entrega.
Nadie sabe quién tiene derecho a la próxima dotación
Antes de cada entrega hay que revisar salario, antigüedad y fecha de ingreso de cada persona. Con rotación alta, la lista nunca está al día.
EPP que se reponen tarde o de más
Unos siguen trabajando con guantes rotos y otros piden filtros nuevos cada semana. Sin historial por persona no se distingue el desgaste normal de la pérdida.
Extintores vencidos que nadie vio
La recarga venció hace meses y nadie lo notó hasta la inspección del cliente o de la ARL. Las revisiones se firman en una tarjeta pegada al cilindro que nadie consulta.
Tallas equivocadas en la bodega
Se compra por intuición. Sobran camisas talla S y faltan botas 42 justo el día de la entrega.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Ficha por trabajador con todo lo entregado
Cada persona tiene cargo, sede, tallas y el historial de dotación y EPP recibidos, con fecha, cantidad y firma. Desde la ficha se ve qué tiene vigente y qué le toca.
Entregas firmadas en la pantalla
El almacenista arma la entrega, el trabajador revisa lo que recibe y firma en el celular o la tableta. El acta queda con fecha, hora y nombre de quien entregó, y puede incluir la constancia de capacitación en el uso del EPP.
Matriz de EPP por cargo y avisos de reposición
Defines qué EPP lleva cada cargo y su vida útil. El sistema avisa a quién le toca reponer y arma la lista de la próxima entrega de dotación según salario y antigüedad, y se la envía al responsable.
Hoja de vida de extintores con QR
Cada extintor lleva una etiqueta QR con su tipo, capacidad, ubicación y fechas. La inspección se hace escaneando el código y respondiendo una lista de chequeo; la recarga y el mantenimiento quedan con su certificado adjunto.
Tablero de cumplimiento para auditorías
Entregas pendientes, EPP por vencer, extintores con inspección o recarga atrasada, consumo por sede y existencias por talla, en una vista que se puede mostrar tal cual en una auditoría.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Actas y planillas antiguas importadas
Subes las hojas de cálculo o las fotos de actas que ya tienes. La IA reconoce trabajadores, elementos y fechas y prepara la carga para que alguien la valide antes de que entre al sistema.
Compra de dotación por talla
Con el histórico de entregas y la planta de personal, el sistema propone cuántas unidades comprar de cada prenda y talla para la próxima fecha.
Matriz de EPP sugerida desde el cargo
A partir de la descripción de tareas y peligros de un cargo, la IA sugiere los EPP que suelen aplicar. El responsable de SST revisa y aprueba: la decisión es suya.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Revisión de cómo entregas hoy
Miramos tus actas, planillas, matriz de EPP y la forma de controlar extintores. Ahí aparece qué se puede aprovechar.
Trabajadores, cargos y existencias
Importamos la planta de personal, los cargos con su matriz de EPP, las tallas conocidas y el inventario de la bodega.
Una sede de prueba
Una sede empieza a entregar con firma en pantalla y a inspeccionar extintores con QR. Ajustamos el flujo con el almacenista y el responsable de SST.
Etiquetas en cada extintor
Se imprimen y pegan las etiquetas QR y se carga el historial de recargas de cada cilindro.
Todas las sedes y alertas activas
Se extiende al resto de sedes, se activan alertas y tablero, y se conecta con la nómina para leer salarios y fechas de ingreso.
Normativa que conviene tener en cuenta
Dotación tres veces al año
Los artículos 230 y 232 del Código Sustantivo del Trabajo obligan a quien tenga trabajadores permanentes a entregar gratis un par de zapatos y un vestido de labor cada cuatro meses a quien gane hasta dos salarios mínimos y lleve más de tres meses. Las fechas son 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre, y el artículo 234 prohíbe pagarla en dinero.
Fuente: Secretaría del Senado — Código Sustantivo del Trabajo, artículos 230 a 235
EPP gratis y reemplazados a tiempo
El Decreto 1072 de 2015 exige suministrar los EPP sin ningún costo para el trabajador, enseñar su uso correcto y reemplazarlos según su vida útil.
Fuente: Función Pública — Decreto 1072 de 2015, artículos 2.2.4.6.13, 2.2.4.6.24 y 2.2.4.6.25
Veinte años de registro
El mismo decreto incluye el registro del suministro de EPP entre los documentos del SG-SST que deben guardarse mínimo veinte años desde que termina la relación laboral, y admite conservarlos en forma electrónica si se garantiza su preservación.
Fuente: Función Pública — Decreto 1072 de 2015, artículos 2.2.4.6.13, 2.2.4.6.24 y 2.2.4.6.25
Lo que revisan los estándares mínimos
La Resolución 0312 de 2019 pide soportes de la entrega y la reposición de los EPP, verificar que contratistas y subcontratistas también los entreguen y evidencia de la capacitación en su uso.
Fuente: Ministerio del Trabajo — Resolución 0312 de 2019, estándares mínimos del SG-SST
Extintores suficientes y revisados
Según la Resolución 2400 de 1979, todo lugar de trabajo debe tener extintores adecuados a sus materiales y a su clase de riesgo, mantenidos en perfecto estado y revisados al menos una vez al año. El Decreto 1072 de 2015 pide además inspeccionar los equipos de emergencia con la periodicidad que defina el SG-SST.
Fuente: Colpensiones, compilación normativa — Resolución 2400 de 1979, extintores
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
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Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
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Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
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Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre el control de dotación y el de EPP?
La dotación es calzado y vestido de labor, con fechas y condiciones fijadas por el Código Sustantivo del Trabajo. Los EPP dependen de los peligros del cargo y se reponen por desgaste. El sistema los maneja por separado aunque se entreguen en la misma acta.
¿La firma en el celular tiene validez?
La Ley 527 de 1999 reconoce la firma electrónica cuando identifica a quien firma, muestra que aprueba el contenido y el método es confiable para ese propósito. El sistema guarda firma, fecha, hora, quién entregó y el contenido del acta. En un caso puntual, la última palabra la tiene tu abogado.
¿Puedo probarlo antes de contratar?
Sí. En emastack.com/demo hay una demo pública con una empresa ficticia: inventario de dotación y EPP, entregas con firma en pantalla, extintores con inspecciones y recargas, y escaneo de códigos QR desde el celular. Trae datos de ejemplo, así que la puedes recorrer sin cargar información de tu empresa.
¿Sirve si trabajo con contratistas?
Sí. Puedes registrar a las personas de cada contratista y lo que su empresa les entregó, que es justo lo que piden verificar los estándares mínimos.
¿Qué hago con las actas que ya tengo en papel?
Se digitalizan y se asocian a cada trabajador como soporte histórico. La IA ayuda a leer planillas y fotos para no transcribir todo a mano.
¿Funciona con varias sedes y bodegas?
Sí. Cada sede tiene su inventario y su responsable, los traslados entre bodegas quedan registrados y el tablero muestra el estado por sede o consolidado.
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