Necesidad
Software de trazabilidad por lotes: saber en minutos dónde está cada lote y quién lo recibió
Respuesta corta
¿Cómo sé en minutos a qué clientes llegó un lote y cuánto queda en bodega si mañana tengo que retirarlo del mercado?
Un software de trazabilidad por lotes anota el lote en cada movimiento: al recibir materia prima, al producir, al almacenar y al despachar. Con ese hilo, una sola consulta muestra hacia atrás de qué proveedor vino y hacia adelante qué clientes lo recibieron y cuánto queda en cada bodega. La captura se hace escaneando códigos GS1 con lector o celular.
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Qué pide de verdad la trazabilidad por lotes
Trazabilidad es poder contestar dos preguntas sobre cualquier lote: de dónde salió y a dónde fue. Hacia atrás, qué materias primas entraron en él, de qué proveedor y con qué lote del proveedor. Hacia adelante, a qué clientes se despachó, en qué fecha, con qué factura y cuánto sigue en tus estanterías. Basta un eslabón roto, como un despacho que salió sin anotar el lote, para que la respuesta deje de ser confiable.
Le sirve a quien fabrica, importa o distribuye productos con fecha de vencimiento: alimentos, cosméticos, insumos agrícolas, productos de aseo, suplementos. En varios de esos sectores la norma sanitaria la pide; en casi todos la pide el cliente grande, que exige lote y vencimiento en cada entrega y que, ante una alerta, quiere saber cuánto tiene de ese lote en sus puntos de venta.
Para capturarla sin digitar existe el sistema de códigos GS1. Además del GTIN, que identifica el producto, un código GS1-128 o un GS1 DataMatrix puede llevar dentro el número de lote, con el identificador de aplicación (10), y la fecha de vencimiento, con el (17). Leerlos con una pistola de bodega o con la cámara del celular evita transcribir a mano, que es justo donde se cuelan los errores que después rompen la cadena.
Señales de que esto te está pasando
El lote está en la etiqueta pero no en el sistema
El producto sale con el lote impreso, pero la factura y el inventario solo registran cantidades. Para saber quién recibió un lote toca revisar remisiones en papel, una por una.
Sale la estiba de adelante, no la que vence primero
En la bodega se despacha lo que está más a mano. El lote viejo queda atrás hasta que se vence o hasta que el cliente lo rechaza por fecha corta.
Devoluciones por vida útil insuficiente
Las cadenas y los distribuidores fijan cuánta vida útil debe quedarle al producto cuando lo reciben. Si el despacho no lo controla, la mercancía regresa y pagas el flete de ida y el de vuelta.
Un reclamo paraliza la oficina un día entero
Llega la queja de un consumidor o una visita de la autoridad sanitaria y el equipo se dedica a reconstruir con qué materia prima se hizo ese lote y a quién más se le vendió.
Nadie anota el lote del proveedor al recibir
La materia prima llega con su propio lote, pero en la recepción solo se cuentan bultos. Si el proveedor anuncia un problema con uno de sus lotes, no hay manera de saber en qué productos terminó.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Lote obligatorio en cada movimiento
Recepción, traslado entre bodegas, consumo en producción, despacho y devolución piden lote y vencimiento. El sistema no deja cerrar una remisión sin indicar de qué lote sale cada unidad.
Despacho FEFO con vida útil mínima por cliente
Al preparar un pedido, el sistema propone el lote que vence primero y bloquea el que no cumple la vida útil pactada con ese cliente. El bodeguero confirma escaneando la estiba.
Lectura de códigos GS1 con pistola o celular
Al escanear un GS1-128 o un DataMatrix se llenan solos el producto, el lote y la fecha de vencimiento. Sirve una pistola de bodega o la cámara de un celular, según el volumen de movimientos.
Consulta de retiro en una sola pantalla
Escribes o escaneas un lote y aparece su árbol completo: materias primas y proveedores de origen, órdenes de producción, clientes que lo recibieron con fecha y cantidad, y existencias por bodega. La lista se exporta para avisar a cada cliente.
Tablero de vencimientos y de lotes detenidos
Lotes próximos a vencer por bodega y por producto, con su valor, en los rangos de días que tú definas. También muestra los lotes en cuarentena o retenidos por calidad, para que nadie los despache por error.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Lote y fecha leídos de una foto
Cuando un proveedor entrega sin código de barras, la IA lee el lote y la fecha impresos en la etiqueta a partir de una foto y los deja propuestos para que el auxiliar de recepción los confirme.
Borrador del aviso a cada cliente afectado
Ante un retiro, la IA redacta el comunicado para cada cliente con su factura, sus cantidades y el lote involucrado. Calidad lo revisa y decide cuándo enviarlo.
Lotes que no alcanzarán a venderse
Con el ritmo de venta de cada referencia, el sistema estima qué lotes van a vencer con existencias y lo avisa con margen para mover el producto a tiempo.
Huecos en la cadena antes de que importen
La IA revisa los movimientos y señala despachos sin lote, consumos que no cuadran con lo producido o lotes con existencia negativa: los puntos exactos donde la trazabilidad se está rompiendo.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Dónde se pierde hoy el lote
Recorremos recepción, producción, almacenamiento y despacho para ubicar el momento en que el lote deja de anotarse. Casi siempre es más de un punto.
Cómo se va a identificar cada lote
Definimos contigo la estructura del número de lote, las etiquetas y si se usan los códigos GS1 que ya tienes o rótulos internos, según lo que te exijan tus clientes.
Conteo inicial por lote y captura en paralelo
Se hace un conteo físico separando lotes y vencimientos, y la bodega empieza a escanear en el entorno de pruebas mientras sigue operando como siempre.
Primer simulacro de retiro
Con la operación ya registrando lotes, escogemos uno real y medimos cuánto tarda reconstruir su recorrido completo. Lo que no aparece se corrige antes de salir a producción.
Conexión con facturación y despacho
El lote viaja hasta la factura y la remisión de cada cliente, y se activa el tablero de vencimientos para el área comercial.
Normativa que conviene tener en cuenta
Trazabilidad y registro por lote en alimentos
La Resolución 2674 de 2013 obliga a que cada envase de alimento lleve su lote identificado, a guardar un registro de producción de cada lote más allá de la vida útil del producto y a poder seguir productos y materias primas en los dos sentidos de la cadena.
Fuente: Normograma INVIMA — Resolución 2674 de 2013, trazabilidad y registros por lote
Programa de retiro en la cadena cárnica
En carne y derivados, el Decreto 1500 de 2007 pide un programa de retiro del producto del mercado que permita sacarlo en un tiempo no mayor a 72 horas. Ese plazo solo se cumple si la consulta de a quién se despachó cada lote es inmediata.
Fuente: Normograma INVIMA — Decreto 1500 de 2007, programa de retiro del producto del mercado
Alertas sanitarias del INVIMA
El INVIMA publica alertas sobre productos que representan un riesgo para la salud, con recomendaciones también para los establecimientos que los distribuyen o venden. Quien recibe una alerta necesita saber en minutos si tiene ese lote en bodega o si ya lo vendió.
Fuente: INVIMA — Alertas sanitarias
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
Escríbenos por WhatsApp o déjanos tus datos. Te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es FEFO y en qué se diferencia de FIFO?
FIFO despacha primero lo que entró primero; FEFO despacha primero lo que vence primero. No siempre coinciden: un lote que llegó después puede tener una fecha de vencimiento más cercana. Para productos perecederos, FEFO es la regla que evita pérdidas.
¿Necesito códigos GS1 para empezar a trazar?
No para arrancar: un lote interno impreso en la etiqueta funciona. Si vendes a grandes superficies o planeas hacerlo, conviene tener códigos GS1 con el lote y el vencimiento dentro del código, porque ahorra digitación en tu bodega y en la del cliente.
¿Un software de trazabilidad por lotes sirve si tengo varias bodegas?
Sí. Cada traslado entre bodegas queda registrado con su lote, así que la consulta de retiro te dice cuánto hay en cada sede y en tránsito. Es justo donde los cuadernos y las hojas de cálculo se pierden.
¿Sirve si importo o distribuyo y no fabrico nada?
Sí. Para un importador o un distribuidor la trazabilidad empieza en la recepción: el lote del fabricante entra al sistema con su vencimiento y se sigue hasta cada cliente.
¿Qué hago con el inventario que hoy no tiene lote registrado?
Se hace un conteo inicial separando por lote y fecha de vencimiento, leyendo lo que trae cada etiqueta. Lo que no se pueda identificar se marca aparte para venderlo primero o darlo de baja.
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