Sector
Software para droguerías que controla vencimientos, medicamentos de control especial y domicilios
Respuesta corta
¿Qué sistema necesita una droguería para controlar vencimientos, medicamentos de control especial y precios regulados sin errores?
Una droguería necesita un software que maneje el inventario por lote y fecha de vencimiento, lleve el registro sistematizado y el informe mensual de los medicamentos de control especial, compare sus precios con los topes regulados y tome los domicilios de WhatsApp sin perder la fórmula. La IA lee fórmulas en foto y sugiere el pedido al mayorista; dispensar sigue siendo decisión del personal farmacéutico.
Propuesta en menos de 24 h · El código y los accesos son tuyos
Actualizado el
Qué tiene que resolver un software para droguerías en Colombia
Una droguería de barrio hace en un solo mostrador lo que otros comercios reparten en varias áreas: dispensa fórmulas médicas, vende productos de venta libre, cosméticos y aseo personal, aplica inyecciones, toma la glicemia y despacha domicilios que entran por WhatsApp. Detrás de cada venta hay un lote con fecha de vencimiento, un precio que a veces está regulado y, en ciertos medicamentos, un registro que revisa la autoridad sanitaria.
Y cada vez hay más competencia. Confecámaras contó 4.968 empresas nuevas en la actividad que agrupa a droguerías y tiendas de cosméticos durante la primera mitad de 2025, con un crecimiento de 11,8 % anual. Con más droguerías por cuadra, la independiente se juega la clientela en dos cosas: tener el medicamento cuando el paciente llega y contestar rápido cuando escribe.
Un programa de caja genérico no sabe qué lote vence primero, no separa el control especial ni avisa cuando un precio pasa del tope. Esas tareas terminan en cuadernos y en la memoria del director técnico.
Lo que más se complica en el día a día
Los vencidos aparecen cuando ya no hay nada que hacer
El producto se descubre vencido en la estantería o, peor, cuando un cliente lo devuelve. Para entonces ya pasó el plazo para cambiarlo con el proveedor y la pérdida es completa.
El libro de control especial se lleva a mano
Cada entrada y cada dispensación de un medicamento de control especial se anota, y a comienzo de mes alguien se queda hasta tarde armando el informe para el Fondo Rotatorio. Un error de suma obliga a corregir sin tachar.
Nadie sabe qué referencia tiene precio máximo
El mayorista cambia su lista, la Comisión de precios actualiza los medicamentos regulados y en el mostrador no está claro cuáles tienen tope. Se vende por costumbre y no por la lista vigente.
WhatsApp lleno de fotos de fórmulas
Los domicilios llegan como foto de una fórmula, nota de voz o "lo mismo del mes pasado". Hay que leer, buscar, cotizar y confirmar mientras la fila del mostrador espera.
El paciente crónico se va cuando no está su tableta
Quien compra cada mes el mismo medicamento para la presión o la diabetes no vuelve si dos veces le dijeron que no había. Sin alertas, el faltante se nota cuando ya compra en otra parte.
La nevera se controla con una hoja en la puerta
Las insulinas y los demás productos de cadena de frío exigen registrar la temperatura. La planilla se olvida un fin de semana y no queda cómo demostrar que el producto se conservó bien.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Inventario por lote y fecha de vencimiento
Cada compra registra lote, vencimiento y proveedor. La caja descuenta primero lo que vence antes y un semáforo muestra con meses de anticipación qué toca rotar, devolver al proveedor o separar para destrucción.
Control especial con su informe del mes
Los medicamentos sometidos a fiscalización quedan marcados. Cada movimiento se asienta en un registro que no se puede borrar, con fórmula, prescriptor y paciente, y el informe mensual sale de ese mismo registro.
Temperatura y humedad sin planillas de papel
El auxiliar registra las lecturas desde el celular, o las envía un sensor compatible. El sistema guarda el histórico por equipo y avisa si la nevera sale del rango definido.
Precios regulados y margen por laboratorio
Un tablero cruza tus precios con la lista de medicamentos de control directo que tengas cargada y marca los que quedan por encima. También muestra el margen por laboratorio, por proveedor y por categoría.
Domicilios por WhatsApp con la fórmula adjunta
Un asistente recibe la foto de la fórmula, confirma dirección y forma de pago, consulta existencias y deja el pedido listo para alistar. Las preguntas sobre síntomas o tratamientos pasan siempre a una persona.
Aviso de recompra para tratamientos de uso continuo
Si el cliente lo autoriza, el sistema le escribe cuando su tratamiento está por acabarse y le ofrece apartarlo. Así sabes con tiempo qué pedir y el paciente no se queda sin su medicamento.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Lectura de fórmulas en foto
La IA extrae de la imagen el nombre genérico, la concentración, la forma farmacéutica y la cantidad, y arma un borrador del pedido. El auxiliar o el regente lo confirma contra la fórmula original antes de despachar.
Búsqueda por principio activo
Cuando piden una marca que no tienes, el sistema muestra las presentaciones disponibles con el mismo principio activo, concentración y forma farmacéutica. Ofrecer o no una alternativa lo decide el personal, respetando lo formulado.
Pedido sugerido al mayorista
Con la rotación de cada producto, lo que está por vencer en bodega y los días de entrega del proveedor, la IA propone el pedido de la semana y señala lo que conviene no comprar todavía.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Conteo físico por lote
Se cuenta lo que hay en estantería y bodega con su lote y su vencimiento. Es la parte más laboriosa y la que vuelve confiables las alertas.
Catálogo con nombre genérico
Cada producto se carga con denominación común, concentración, forma farmacéutica y laboratorio, e indicando si es de control especial o tiene precio regulado.
Revisión con el director técnico
El director técnico compara el registro de control especial y el informe generado con lo que lleva hoy a mano, antes de abandonar el método anterior.
Facturación electrónica y asistente de domicilios
Se conecta el proveedor de facturación electrónica y se activa el asistente de WhatsApp con el catálogo y las existencias reales.
Ajuste fino con la operación
Con las primeras semanas de uso se calibran los rangos de alerta de vencimiento, el pedido sugerido y las respuestas del asistente.
Normativa que conviene tener en cuenta
Medicamentos de control especial: registro e informe mensual
La Resolución 1478 de 2006 obliga a los inscritos a llevar una base de datos manual o sistematizada con todos los movimientos de medicamentos sometidos a fiscalización; los errores no se tachan, se corrigen en el asiento siguiente (artículo 48). Los establecimientos farmacéuticos minoristas rinden su informe al Fondo Rotatorio de Estupefacientes dentro de los primeros diez días calendario de cada mes (artículo 94).
Fuente: MinSalud, Fondo Nacional de Estupefacientes — Resolución 1478 de 2006
Vencimientos, temperatura y devoluciones
El manual adoptado por la Resolución 1403 de 2007 pide verificar de forma continua las fechas de vencimiento, dispensar primero lo que está más próximo a vencer, registrar temperatura y humedad del almacenamiento y no devolver al inventario los medicamentos que regresan los pacientes.
Fuente: Normograma del INVIMA — Resolución 1403 de 2007, modelo de gestión del servicio farmacéutico
Medicamentos con precio máximo de venta
La Comisión Nacional de Precios de Medicamentos y Dispositivos Médicos incorpora y actualiza por circular los medicamentos del régimen de control directo; en 2026 lo hizo con la Circular 022, según el resumen de Fenalco. La Superintendencia de Industria y Comercio sanciona el incumplimiento, por eso conviene que la lista vigente esté cargada en el sistema.
Fuente: Fenalco — Notijurídico 070, actualización de precios máximos de medicamentos en control directo
Los datos de salud son datos sensibles
La Ley 1581 de 2012 clasifica como sensibles los datos relativos a la salud (artículo 5) y solo permite tratarlos con autorización explícita del titular, salvo excepciones (artículo 6). El historial de compras de medicamentos y los avisos de recompra entran ahí, así que el sistema debe pedir y guardar esa autorización.
Fuente: Función Pública — Ley 1581 de 2012, protección de datos personales
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
Escríbenos por WhatsApp o déjanos tus datos. Te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas.
Preguntas frecuentes
¿Un software para droguerías sirve si tengo un solo local?
Sí. En un solo local lo urgente suele ser vencimientos, control especial y domicilios. Si más adelante abres otra droguería, el mismo sistema maneja el inventario de cada sede y los traslados entre ellas.
¿El asistente de WhatsApp puede recomendar medicamentos?
No. Se configura para responder existencias, precios, horarios y domicilios, y para recibir pedidos con fórmula. Cualquier consulta sobre síntomas, dosis o tratamientos la atiende una persona de la droguería.
¿El informe de control especial queda listo para enviar?
Se genera desde el registro de movimientos con la estructura que pide tu Fondo Rotatorio. El director técnico lo revisa y responde por él; el sistema evita armarlo a mano.
¿Puedo seguir comprándole a mi mayorista o cooperativa?
Sí. Las facturas de compra se cargan con lote y vencimiento, y si tu proveedor entrega archivos o una conexión, se leen sin digitar. Antes de proponer revisamos qué ofrece el tuyo.
¿Por dónde conviene empezar?
Casi siempre por inventario con lotes y control especial, porque son los que más riesgo y más pérdida generan. El asistente de domicilios y el tablero de precios se suman encima, sin rehacer lo anterior.
También te puede servir
Necesidad
Trazabilidad por lotes y vencimientos
Rastrea cada lote hacia atrás y hacia adelante, despacha primero lo que vence primero y lee códigos GS1 con el celular, listo para un retiro.
Necesidad
Controlar el inventario
Por qué el inventario del sistema no coincide con la bodega y cómo corregirlo: kardex, conteos cíclicos, captura con el celular y ajustes con motivo.
Sector
Tiendas de barrio y minimercados
Pedidos de WhatsApp que no se pierden, el fiado anotado en el celular y saber qué se vende más. Lo que de verdad le sirve a una tienda de barrio, sin ERP.
Sector
Marcas y fábricas de cosméticos
Lotes y vencimientos de lo que fabricas o maquilas, notificación sanitaria por referencia y una tienda en línea conectada al inventario real.