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Software para empresas de cosméticos: lotes, notificación sanitaria y venta en línea en un mismo lugar
Respuesta corta
¿Cómo controla una marca de cosméticos los lotes y vencimientos de lo que fabrica y vende más por internet sin problemas con el INVIMA?
Un software para empresas de cosméticos amarra cada referencia a su notificación sanitaria obligatoria, a sus lotes y a sus fechas de vencimiento, ya sea que fabriques en planta propia o con un maquilador. Ese mismo inventario alimenta la tienda en línea, los pedidos de distribuidores y los códigos de los influenciadores, para que cada venta por internet salga del lote correcto.
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Qué resuelve un software para empresas de cosméticos
Muchas marcas colombianas de cosmética nacieron vendiendo por redes sociales: un sérum, un champú sólido, una línea de cuidado capilar. Cuando crecen, el negocio se vuelve doble. De un lado, una operación regulada: fórmulas, materias primas con vencimiento, producción por lotes en planta propia o con un maquilador, y cada producto amparado por su notificación sanitaria. Del otro, una venta muy digital: tienda propia, marketplaces, influenciadores con códigos de descuento y distribuidores en otras ciudades.
La regulación es andina. La Decisión 833 de la Comunidad Andina exige que cada producto tenga su Notificación Sanitaria Obligatoria ante el INVIMA antes de venderse y prohíbe que un cosmético declare indicaciones terapéuticas. Las plantas, propias o de maquila, deben cumplir las buenas prácticas de manufactura del reglamento andino, y desde diciembre de 2025 rige el reglamento andino de etiquetado, que pide, entre otros, el número de lote y los ingredientes con su nombre internacional.
El canal comercial está creciendo: de acuerdo con Confecámaras, entre enero y junio de 2025 nacieron 4.968 empresas de venta minorista especializada en medicamentos, cosméticos y artículos de tocador, con un alza del 11,8 % frente al mismo periodo de 2024. Más competidores en la venta dejan menos margen para errores de inventario o de cumplimiento.
Lo que más se complica en el día a día
La tienda en línea no sabe de lotes
La tienda descuenta unidades, pero no registra de qué lote salió cada pedido. Si hay que retirar un producto, no hay forma de saber a qué compradores de internet les llegó.
Las notificaciones sanitarias viven en una carpeta
Cada referencia tiene su notificación con fecha de vencimiento, y cada cambio de fórmula o de presentación hay que revisarlo contra lo notificado. Si nadie lleva el control, el vencimiento se descubre tarde.
Cada canal muestra un inventario distinto
Shopify dice una cosa, el distribuidor otra y la bodega otra. En un lanzamiento con influenciadores se vende lo que no hay, y la clienta espera semanas.
Con el maquilador no hay visibilidad
Se manda a fabricar con un tercero y el lote, el certificado de análisis y las fechas llegan por correo, cuando llegan. Nadie sabe con certeza qué lote se está despachando.
Las comisiones de influenciadores terminan en discusión
Cada influenciador tiene su código y su porcentaje. Cruzar ventas, devoluciones y pagos en una hoja de cálculo cada mes deja diferencias que nadie puede explicar.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Tienda en línea con ficha regulatoria completa
Cada producto muestra ingredientes, modo de uso, advertencias y número de notificación sanitaria, con fotos de la etiqueta real. El inventario que ve la clienta es el de la bodega, no un número cargado a mano.
Lotes y vencimientos de la materia prima al pedido
Materias primas, granel, envasado y producto terminado con su lote y su fecha. Cada pedido en línea, de distribuidor o de punto de venta descuenta del lote que corresponde.
Expediente regulatorio por referencia
Notificación sanitaria con su vigencia, fórmula, artes de etiqueta aprobados, certificados de análisis por lote y datos del fabricante. El sistema avisa antes de cada vencimiento.
Órdenes de maquila con trazabilidad
La orden al maquilador sale del sistema con cantidades y materiales entregados. Al recibir el producto se registran lote, vencimiento y certificado de análisis del tercero.
Plugin para Shopify o WooCommerce
Si tu tienda ya está en Shopify o WooCommerce, un plugin la conecta al inventario por lote, muestra la notificación sanitaria en cada ficha, arma kits que descuentan sus componentes y liquida las comisiones de cada código de influenciador.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Asesora de rutina en la tienda
Un asistente pregunta tipo de piel o de cabello y lo que la clienta quiere mejorar, y recomienda productos del catálogo con su modo de uso. No diagnostica: ante una reacción o una condición médica, remite a un profesional.
Textos revisados antes de publicar
La IA lee descripciones, publicaciones y guiones para influenciadores y marca las promesas que suenan a efecto terapéutico o que no coinciden con lo declarado para el producto. El área regulatoria decide qué se corrige.
Cuánto fabricar para un lanzamiento
Con las ventas de lanzamientos anteriores y el alcance de las campañas, la IA estima cuánto pedir al maquilador del próximo producto para no quedarse corto ni llenar la bodega de un tono que vence.
Preguntas sobre ingredientes contestadas con la ficha
Por WhatsApp o Instagram, el asistente responde qué contiene un producto o si trae un ingrediente que la clienta evita, usando solo la información registrada en su ficha.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Del laboratorio o el maquilador hasta la clienta
Revisamos cómo nace un lote, cómo llega a bodega y cómo sale por cada canal, y qué información se pierde en el camino.
Referencias, lotes y expediente regulatorio
Ordenamos el catálogo con sus notificaciones, fórmulas y etiquetas, y cargamos el inventario actual separado por lote y fecha de vencimiento.
Inventario y tienda en el entorno de pruebas
Conectamos la tienda o el plugin con el inventario por lote en un entorno aparte y hacemos pedidos de prueba por cada canal.
Distribuidores, maquila e influenciadores
Se suman las órdenes de maquila, los precios por distribuidor y la liquidación de comisiones por código de descuento.
Asistente y alertas
Con el catálogo depurado se activan la asesora de rutina, la revisión de textos y las alertas de vencimiento de lotes y notificaciones.
Normativa que conviene tener en cuenta
Notificación Sanitaria Obligatoria
Según la Decisión 833 de la CAN, la NSO es la comunicación, bajo declaración jurada, de que un cosmético se va a comercializar. Tiene vigencia de siete años y se renueva por periodos iguales; si no se renueva, el código vence. El sistema guarda cada código con su fecha y avisa con anticipación.
Fuente: Normograma INVIMA — Decisión 833 de 2018 de la Comunidad Andina, productos cosméticos
Buenas prácticas de manufactura y maquila
La Resolución 2206 de 2021 de la Secretaría General de la CAN, que rige desde el 17 de diciembre de 2023, fija las BPM para quienes fabrican, envasan, acondicionan o maquilan cosméticos. Si produces con un tercero, conviene tener su certificado de capacidad atado a cada orden.
Fuente: Normograma INVIMA — Resolución 2206 de 2021 de la SGCAN, BPM de productos cosméticos
Etiqueta con lote, ingredientes y vencimiento
El reglamento andino de etiquetado (Resolución 2310 de 2022, vigente desde el 17 de diciembre de 2025) exige el número de lote sin adhesivos, la lista de ingredientes en nomenclatura internacional y la fecha de vencimiento cuando la vida útil es de 24 meses o menos.
Fuente: Normograma INVIMA — Resolución 2310 de 2022 de la SGCAN, etiquetado de productos cosméticos
Retracto y reversión del pago en la venta en línea
La Ley 1480 de 2011 da cinco días hábiles para el retracto en ventas a distancia, con excepciones como los bienes de uso personal, y regula la reversión del pago en el comercio electrónico. Si tus productos entran en esas excepciones es algo que debe revisar tu abogado; el sistema registra cada caso con su fecha.
Fuente: Función Pública — Ley 1480 de 2011, Estatuto del Consumidor
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
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Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
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Preguntas frecuentes
¿El software para empresas de cosméticos sirve si fabrico con un maquilador?
Sí, y es donde más se nota. Las órdenes al maquilador, los lotes que entrega y sus certificados de análisis quedan registrados, así que respondes por tu producto aunque no lo fabriques tú.
¿Puedo seguir con mi tienda en Shopify o WooCommerce?
Sí. No hace falta migrar la tienda: un plugin o una integración la conecta al inventario por lote y al expediente de cada producto.
¿El sistema tramita la notificación sanitaria?
No. La notificación se gestiona ante el INVIMA, directamente o con un asesor regulatorio. El sistema tiene a mano el número de cada referencia, su fecha de expiración y sus soportes, y te alerta antes de que expire.
¿Cómo manejo una devolución por retracto de una compra en línea?
La devolución entra con el pedido original, el lote que se despachó y el motivo. Calidad decide si la unidad vuelve al inventario o se da de baja, y el reembolso queda registrado con su fecha.
¿Sirve para kits y regalos de temporada?
Sí. Un kit se vende como un producto, pero descuenta cada componente de su propio lote, así que el inventario y la trazabilidad no se pierden en diciembre.
¿Puedo tener precios distintos para distribuidores?
Sí. Cada distribuidor tiene su lista de precios, sus condiciones de pago y su historial de pedidos, separado de la venta al consumidor final.
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Trazabilidad por lotes y vencimientos
Rastrea cada lote hacia atrás y hacia adelante, despacha primero lo que vence primero y lee códigos GS1 con el celular, listo para un retiro.
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Inventario por talla y color que cuadra entre el local, Instagram y la web, cambios de talla sin enredos y una tienda online pensada para vender ropa.
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Vencimientos por lote, registro de control especial, precios regulados y domicilios por WhatsApp en un mismo sistema para tu droguería.