Sector
Software para transporte especial: FUEC, documentos y rodamiento de la flota en un solo lugar
Respuesta corta
¿Cómo genera el FUEC una empresa de transporte especial y controla documentos y rodamiento de una flota que en buena parte es de afiliados?
Un software para transporte especial guarda cada contrato con su grupo de usuarios, horarios y recorridos, y genera el extracto del contrato (FUEC) solo para vehículos y conductores con SOAT, revisión técnico-mecánica, pólizas, tarjeta de operación y mantenimiento al día. Avisa antes de cada vencimiento, arma el plan de rodamiento por contrato y liquida a los propietarios afiliados por los servicios prestados.
Propuesta en menos de 24 h · El código y los accesos son tuyos
Actualizado el
Por qué un software para transporte especial empieza por el contrato
El servicio especial no tiene rutas abiertas al público: cada viaje existe porque hay un contrato con un colegio, una empresa, un prestador turístico, un grupo de usuarios o una entidad de salud. La norma exige que esos contratos vayan numerados y traigan condiciones, valor, número de pasajeros, horarios, áreas de operación y la información para un plan de rodamiento. Durante todo el servicio, el conductor porta el extracto del contrato.
Buena parte de las flotas son de propietarios afiliados, así que la empresa responde por vehículos que no son suyos. Debe vigilar SOAT, revisión técnico-mecánica, pólizas de responsabilidad civil, tarjeta de operación, licencias y el mantenimiento preventivo bimestral de cada uno. Cuando todo eso vive en carpetas, el primer aviso de un vencimiento puede ser un vehículo inmovilizado en plena ruta.
Lo que más se complica en el día a día
Extractos llenados a mano para cada salida
Un recorrido escolar, un traslado empresarial y un paseo de fin de semana salen el mismo día, cada uno con su extracto. Se copian datos de una plantilla y un error de placa o de fecha deja al conductor expuesto en el control.
Vencimientos que nadie vio venir
SOAT, revisión, pólizas, tarjeta de operación y licencias vencen en fechas distintas para cada vehículo y conductor. Basta un documento vencido para que el carro no pueda trabajar.
Mantenimiento bimestral sin soporte
El afiliado asegura que llevó el carro al taller, pero el certificado nunca llega a la oficina. Ante una visita de inspección, no hay cómo demostrar el preventivo de cada vehículo.
Rodamiento armado a punta de llamadas
Quién cubre la ruta de la mañana del colegio, quién el turno de la planta y quién el traslado al aeropuerto se decide por teléfono. Si un carro falla, reemplazarlo es otra cadena de llamadas.
Liquidaciones a afiliados que generan roces
Cada propietario quiere saber cuántos servicios hizo, cuánto se le descontó y cuándo le pagan. Sin un estado de cuenta claro, cada pago termina en discusión.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Contratos y extractos con datos validados
Cada contrato guarda contratante, tipo de servicio, vigencia, recorridos, horarios y vehículos autorizados. El extracto se genera desde ahí, con su consecutivo, y solo si vehículo y conductor están al día.
Hoja de vida del vehículo, el conductor y el afiliado
SOAT, revisión, pólizas, tarjeta de operación, licencia y certificados de mantenimiento con su vencimiento y el archivo cargado. Las alertas llegan con anticipación a la empresa y al propietario.
Plan de rodamiento por contrato
Asigna vehículos y conductores a cada servicio según capacidad, documentos y descansos, y propone un reemplazo disponible cuando un carro sale de operación.
Estado de cuenta de cada propietario afiliado
Servicios prestados, valor pactado, descuentos por administración y pólizas, anticipos y saldo, en un documento que el afiliado consulta sin llamar a la oficina.
Tablero de flota y estadísticas de operación
Vehículos habilitados hoy, vencimientos próximos, mantenimientos atrasados, servicios por contrato, kilómetros y tiempos de recorrido, que son parte de las estadísticas que la norma pide llevar.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Soportes de la flota leídos desde una foto
Llega por WhatsApp la imagen del SOAT o del certificado de revisión que manda el propietario. La IA lee placa, número y fecha de vencimiento, la asocia al vehículo y programa la alerta.
Rodamiento de la semana propuesto
Con los contratos, la disponibilidad de carros y conductores y los mantenimientos programados, el sistema propone el rodamiento semanal. El coordinador ajusta y publica.
Cotización de servicios ocasionales
Un cliente pide un traslado para un evento. La IA arma la propuesta con tipo de vehículo, recorrido y disponibilidad para que el área comercial la revise y la envíe.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Inventario de contratos y flota
Reunimos contratos vigentes, vehículos propios y afiliados, conductores y documentos. Es el momento en que aparece lo vencido o incompleto.
Contratos y extractos dentro del sistema
Modelamos tus tipos de contrato y el formato de extracto que usas hoy, con su numeración, y lo validamos con los coordinadores antes de llevarlo a la calle.
Alertas y acceso para afiliados
Se activan las alertas de vencimiento y el acceso de cada propietario a sus documentos y a su estado de cuenta.
Rodamiento, tablero y conexión futura con el RUNT
Con la flota ordenada se encienden el rodamiento y el tablero, y el sistema queda listo para integrarse con el extracto electrónico cuando el Ministerio lo ponga en operación.
Normativa que conviene tener en cuenta
Extracto del contrato durante todo el servicio
El artículo 2.2.1.6.3.3 del Decreto 1079 de 2015 obliga al conductor a portar el extracto del contrato durante toda la prestación, expedido según la regulación del Ministerio de Transporte. Su inexistencia o alteración da lugar a la inmovilización del vehículo.
Fuente: Función Pública — Decreto 1079 de 2015, capítulo del servicio especial
Contrato numerado y con información de rodamiento
Los contratos deben ir numerados consecutivamente y contener condiciones, obligaciones, valor, número de pasajeros, horarios, áreas de operación y la información para un plan de rodamiento. El servicio nunca se contrata directamente con el propietario o el conductor.
Fuente: Función Pública — Decreto 1079 de 2015, capítulo del servicio especial
Pólizas, tarjeta de operación y mantenimiento
La empresa toma pólizas de responsabilidad civil contractual y extracontractual para todos sus vehículos, y su vigencia es condición para operar. La tarjeta de operación se expide por dos años, y la empresa debe garantizar el mantenimiento preventivo bimestral de cada vehículo en centro especializado.
Fuente: Función Pública — Decreto 1079 de 2015, capítulo del servicio especial
Extracto electrónico en el RUNT, en preparación
El Ministerio publicó para comentarios un proyecto de resolución para expedir el FUEC de forma electrónica en el RUNT, con acceso por web, aplicación y web services, y la concesión del RUNT anunció su implementación en RUNTPRO. Conviene que tu sistema quede listo para integrarse cuando la norma quede en firme.
Fuente: Fenalco — Notijurídico 067: proyecto de MinTransporte para el FUEC electrónico en el RUNT
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
Escríbenos por WhatsApp o déjanos tus datos. Te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas.
Preguntas frecuentes
¿Un software para transporte especial puede generar el FUEC?
Sí. Genera el extracto con los datos del contrato, el vehículo y el conductor, en el formato que exige la regulación vigente, y lo bloquea si algún documento está vencido. Si la expedición pasa al RUNT, el sistema se conecta con ese canal.
¿Cómo manejo los vehículos de propietarios afiliados?
Cada afiliado tiene su ficha, sus vehículos, sus documentos y su estado de cuenta. Sube soportes desde el celular y consulta qué servicios se le liquidaron y cuándo se le paga.
¿Sirve para transporte escolar?
Sí. Además del contrato con el colegio o la entidad territorial, registra rutas, paradas, listados de estudiantes por vehículo y el adulto acompañante asignado a cada recorrido.
¿Qué pasa si un vehículo falla en plena jornada?
El sistema muestra qué vehículos del mismo tipo están libres y con documentos al día, propone el reemplazo y genera el extracto para el carro que entra al servicio.
¿Puedo empezar solo con las alertas de vencimiento?
Sí, y es un buen punto de partida: hoja de vida de flota y alertas. Luego se suman contratos y extractos, rodamiento y liquidación de afiliados.
También te puede servir
Sector
Transporte de carga
Remesas y manifiestos al RNDC desde tu propio sistema, valor a pagar validado contra el SICE-TAC, anticipos cruzados y cumplidos al día.
Necesidad
Programar turnos de personal
Arma turnos rotativos que cubren cada puesto, respetan descansos y límites de horas extra y calculan los recargos de la reforma laboral antes de publicar.
Sector
Colegios privados
Pensiones al día sin retirar a nadie por deuda, boletines según tu sistema de evaluación y padres informados por WhatsApp, con la matrícula en orden.