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Software para empresas de transporte de carga: RNDC, fletes, anticipos y cumplidos sin digitar dos veces
Respuesta corta
¿Cómo reporta una empresa de transporte de carga al RNDC sin digitar dos veces y controla fletes, anticipos y cumplidos?
Con un software para empresas de transporte de carga conectado al RNDC por web service: la remesa y el manifiesto se crean una vez y viajan solos al Ministerio, el valor a pagar se compara con el SICE-TAC antes de despachar, el anticipo se descuenta del saldo y el cumplido se registra con la evidencia del descargue. La IA lee las remesas firmadas.
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Qué tiene que resolver un software para empresas de transporte de carga en Colombia
Una empresa habilitada de transporte de carga rara vez mueve solo camiones propios. Contrata vehículos de terceros, le reconoce a cada propietario un valor a pagar distinto del flete que le cobra al generador, gira anticipos para ACPM y peajes y responde por la mercancía hasta el descargue. Cada viaje deja una remesa por cliente, un manifiesto por vehículo y los cumplidos que cierran la cuenta.
Todo eso pasa por el Registro Nacional de Despachos de Carga (RNDC) del Ministerio de Transporte, que en 2026 reunió sus reglas en una sola resolución. Aun así, muchas oficinas de despacho trabajan dos veces: arman el viaje en Excel y luego alguien lo copia en el portal. Un error de placa o de valor no solo atrasa la salida; queda registrado y frena los despachos siguientes.
Lo que más se complica en el día a día
El mismo despacho se digita dos veces
La remesa y el manifiesto se arman en una hoja de cálculo y después se pasan, campo por campo, al portal del RNDC. Cuando salen varios carros a la misma hora, el digitador es el cuello de botella y los errores aparecen en el retén.
Cumplidos atrasados que bloquean despachos
El conductor entrega, pero la remesa firmada llega días después por WhatsApp o en papel arrugado. Sin cumplido no se paga el saldo y, si los pendientes se acumulan, el RNDC no deja expedir más manifiestos.
Anticipos que nadie cruza con el saldo
Se gira un anticipo para combustible, otro para peajes y a veces uno más en ruta. Al liquidar nadie sabe cuánto se entregó, el propietario reclama y la oficina revisa extractos bancarios uno por uno.
Valor a pagar por debajo del costo eficiente
El comercial negocia con el generador y el despachador asigna el carro con un valor de memoria. Si queda por debajo del costo eficiente de la ruta, el manifiesto se rechaza con el vehículo ya cargado en patio.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Despachos que se reportan solos al RNDC
El sistema guarda remesas, manifiestos y cumplidos con los datos que pide el registro y los transmite por web service al crearlos. El radicado vuelve al despacho y el PDF del manifiesto queda en el celular del conductor.
Liquidación de cada viaje con anticipos y retenciones
Cada viaje carga flete, valor a pagar, anticipos, retenciones y horas de espera. Al registrar el cumplido, el saldo del propietario sale calculado y con su fecha límite de pago.
Hoja de vida de vehículos y propietarios
SOAT, revisión técnico-mecánica, licencia, pólizas, cuenta bancaria e historial de viajes de cada tercero en una ficha. Antes de asignar, el despachador ve qué está vencido o por vencer.
Tablero de cumplidos, cartera y margen por ruta
Muestra qué cumplidos están por vencer, qué generadores deben fletes, qué propietarios esperan saldo y cuánto deja cada ruta después de anticipos, peajes y horas de espera.
Soportes del viaje que se leen sin transcribir
La foto de la remesa firmada, el tiquete de báscula o la factura se suben desde el celular. La IA extrae cantidades, fechas y novedades y deja el cumplido armado para aprobación.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Lectura de la remesa firmada en el descargue
El conductor manda la foto por WhatsApp. La IA identifica número de remesa, cantidad recibida, hora de salida del descargue y anotaciones a mano, y marca las diferencias contra lo despachado.
Revisión previa de lo que el RNDC rechazaría
Antes de transmitir, el sistema compara placa, cédula, municipios, pesos y valores con el histórico de la empresa y explica en palabras simples qué corregir.
Conciliación de anticipos contra el banco
La IA cruza los giros del extracto con los anticipos registrados por viaje y señala los que no tienen manifiesto, los duplicados y los que superan el saldo del propietario.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Seguir un despacho real de punta a punta
Acompañamos un viaje completo, de la cotización al pago del saldo, para ver qué se digita dos veces y en qué punto se pierden los soportes.
Integración por web service con el RNDC
Con el usuario de tu empresa construimos la conexión según las guías de web service del Ministerio y la validamos con pocos despachos controlados antes de abrirla a toda la operación.
Migración de terceros, rutas y tarifas
Cargamos vehículos, propietarios, conductores, generadores, rutas y tarifas pactadas, cada carro con sus documentos y cada ruta con su referencia de costo eficiente.
Liquidación comparada y luego tableros
Por un tiempo se liquida en el sistema y en el Excel de siempre; cuando los saldos cuadran viaje por viaje, se deja el Excel y se encienden el tablero y la lectura de soportes.
Normativa que conviene tener en cuenta
Un solo reglamento para el RNDC desde 2026
La Resolución 20263040016075 del 29 de abril de 2026 compiló las reglas del RNDC, derogó la Resolución 377 de 2013, acepta la conexión por web service y dio dos meses para adoptar los formatos únicos de manifiesto y cumplido. Su manual anexo limita el anticipo al valor a pagar menos las retenciones en la fuente, de ICA y del FOPAT.
Cumplidos pendientes que frenan manifiestos
El RNDC no deja expedir manifiestos nuevos si los cumplidos pendientes con más de cinco días hábiles desde la entrega superan el 20 % de los manifiestos expedidos en los últimos 30 días.
Ningún pago por debajo de los costos eficientes
El Decreto 1079 de 2015, modificado por el Decreto 1017 de 2025, prohíbe pagos por debajo de los costos eficientes del SICE-TAC y solo permite el manifiesto si el valor a pagar alcanza ese mínimo. El flete se paga dentro de los cinco días hábiles siguientes al recibo de la carga, salvo pacto en contrario, y el manifiesto presta mérito ejecutivo por el saldo no pagado.
Fuente: Función Pública — Decreto 1079 de 2015, con las modificaciones del Decreto 1017 de 2025
Horas de cargue y descargue
Frente al propietario, cargue y descargue no pueden pasar de ocho horas desde la llegada a la cita; cada hora extra se reconoce con tres salarios mínimos diarios en articulado y dos en rígido. Y la resolución del RNDC exige, desde el 30 de noviembre de 2025, reportar los tiempos reales mediante sistemas de monitoreo de flota.
Fuente: Función Pública — Decreto 1079 de 2015, con las modificaciones del Decreto 1017 de 2025
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Preguntas frecuentes
¿Un software para empresas de transporte de carga puede reportar directo al RNDC?
Sí. La resolución vigente acepta la conexión en línea por web service, además del portal y las aplicaciones del Ministerio. El sistema transmite al crear cada registro y guarda el radicado. El usuario y las credenciales siguen siendo de tu empresa.
¿Qué pasa si el RNDC se cae en plena operación?
La resolución prevé un plan de contingencia y exige reportar los registros cuando vuelve el servicio, dentro del término de la guía. El sistema deja esos despachos en cola y los transmite en cuanto el registro responde.
¿Sirve si trabajo casi todo con vehículos de terceros?
Es el caso más común. Cada propietario tiene su ficha, sus carros, su cuenta bancaria y un estado de cuenta por viaje con anticipos, retenciones, horas de espera y saldo. Cuando llama por su pago, la respuesta está en pantalla.
¿Se conecta con mi empresa de monitoreo de flota?
Si tu proveedor entrega los datos por API o por archivo, el sistema toma las horas de llegada y salida en cargue y descargue, que además soportan el cobro de horas de espera. Antes de la propuesta revisamos qué expone tu proveedor.
¿Tengo que cambiar mi programa contable?
No. La operación vive en el sistema nuevo y la contabilidad recibe fletes facturados, valores a pagar, anticipos y retenciones. Con tu contador se define qué información viaja y a qué cuentas.
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