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Software para operadores logísticos: ubicaciones, picking y cobro de almacenamiento por cliente
Respuesta corta
¿Cómo controla un operador logístico las ubicaciones, el picking y el cobro de almacenamiento de cada cliente que guarda mercancía en su bodega?
Un software para operadores logísticos separa el inventario de cada cliente, asigna ubicación a cada estiba o caja al recibirla, guía el picking con lector o celular y registra el despacho con evidencia. Como cada movimiento queda guardado, el cobro sale de los datos: por posición ocupada, por unidad movida o por pedido. Y cada cliente consulta sus existencias en un portal propio.
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Qué cambia cuando un software para operadores logísticos maneja inventario ajeno
Un operador logístico no vende lo que guarda. Recibe mercancía de varios clientes, la ubica, la cuida, arma pedidos y la despacha según instrucciones que llegan por correo, en un archivo o desde una tienda en línea. Cada cliente pregunta lo mismo: cuánto tengo, dónde está y qué salió ayer. Y el operador necesita otra respuesta: cuánto le cobra a cada uno este mes.
El fulfillment para comercio electrónico cambió la escala. Donde antes salían pocas estibas completas, hoy salen cientos de pedidos pequeños al día, con varias referencias cada uno y la promesa de entregarlos antes del corte de la transportadora. Con Excel y memoria, los errores de alistamiento y los cobros mal calculados se comen el margen.
Si además la bodega está habilitada por la DIAN como depósito, se suma la custodia de mercancía que todavía no tiene levante, con reglas propias de identificación, registro y entrega.
Lo que más se complica en el día a día
Inventario de clientes mezclado en la estantería
La misma referencia de dos clientes termina en el mismo rack y nadie sabe qué unidad es de quién. En el conteo, el faltante de uno aparece como sobrante del otro.
Ubicaciones que solo conoce el bodeguero antiguo
El producto está al fondo, en el segundo nivel, detrás de las cajas azules. Cuando esa persona falta, el alistamiento se vuelve una búsqueda y los pedidos salen después del corte.
Cobro mensual armado a mano
Al cierre alguien cuenta posiciones ocupadas, recibos, alistamientos y despachos de cada cliente en varias hojas. Lo que no quedó anotado no se cobra, y lo que se cobra se discute.
Pedidos de tiendas en línea copiados uno por uno
El cliente vende en Shopify o WooCommerce y reenvía los pedidos por correo o en un archivo exportado. Copiar direcciones y referencias toma horas y cada error termina en devolución.
Consultas de clientes que llegan todas por WhatsApp
Sin un portal, cada pregunta sobre existencias, un pedido o una devolución cae en el celular de la coordinadora de bodega, que deja de coordinar para contestar.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Recepción con ubicación asignada
Cada estiba o caja entra identificada con cliente, referencia y, si aplica, lote y vencimiento. El sistema propone dónde ubicarla según espacio y rotación, y el bodeguero confirma escaneando la ubicación.
Picking guiado y despacho con evidencia
Las órdenes se agrupan en olas, el recorrido se ordena por ubicación y el lector confirma cada unidad. En el despacho quedan la guía, la foto del empaque y quién lo entregó a la transportadora.
Cobro de servicios a partir de los movimientos
Recibos, días de almacenamiento, alistamientos, empaques y despachos quedan registrados por cliente con su tarifa. La prefactura del mes sale de esos registros, lista para revisar antes de facturar.
Conexión con las tiendas en línea de tus clientes
Con una app en la tienda Shopify o un plugin en la WooCommerce del cliente, los pedidos pagados bajan a tu sistema, el número de guía vuelve a la tienda y las existencias se actualizan con lo que hay en tu bodega.
Portal y tablero por cliente
Cada cliente entra a ver existencias, pedidos y devoluciones. Tú ves ocupación por zona, productividad por turno y pedidos atrasados frente al corte.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Órdenes de despacho que llegan en cualquier formato
Los clientes mandan órdenes en correos, PDF o archivos con columnas distintas. La IA las convierte en órdenes con referencias de tu catálogo y aparta lo que no reconoce para revisión.
Reubicación según rotación
Con el historial de salidas, el sistema sugiere acercar a la zona de despacho lo que más se mueve y llevar al fondo lo que lleva meses quieto. El jefe de bodega aprueba los traslados.
Picos de alistamiento previstos con tiempo
A partir de temporadas anteriores, la IA anticipa los días de más pedidos y la ocupación de la bodega, para planear turnos, empaques y espacio antes de que llegue la avalancha.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Plano de bodega y códigos de ubicación
Levantamos zonas, pasillos, racks y niveles y les damos un código que se pueda escanear. Sin esa base, ningún control de bodega funciona.
Tarifas y condiciones de cada cliente
Llevamos al sistema cómo le cobras a cada uno: por posición, por metro cúbico, por unidad movida o por pedido, con sus mínimos y recargos.
Piloto con un cliente y una zona
Recepción, ubicación, alistamiento y despacho se prueban con un cliente real antes de pasar a los demás y a toda la bodega.
Tiendas en línea, transportadoras y portal
Se conectan las tiendas de los clientes de fulfillment, las transportadoras con las que trabajas y el portal de consulta para cada cliente.
Normativa que conviene tener en cuenta
Obligaciones de un depósito habilitado por la DIAN
El artículo 110 del Decreto 1165 de 2019 obliga a los depósitos habilitados a mantener identificadas, por medios físicos o electrónicos, las mercancías en importación, nacionalizadas, en exportación o aprehendidas; a llevar registros de entrada y salida, y a entregar la mercancía solo cuando la DIAN autorice su levante.
Fuente: DIAN (normograma) — Decreto 1165 de 2019, régimen de aduanas
Datos personales de los compradores de tus clientes
La Ley 1581 de 2012 distingue al responsable del tratamiento, que decide sobre la base de datos, del encargado, que trata los datos por cuenta de aquel, y exige una finalidad legítima informada al titular. En fulfillment sueles tratar nombres y direcciones por cuenta de tu cliente; el sistema limita quién los ve y para qué.
Fuente: Función Pública — Ley 1581 de 2012, protección de datos personales
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
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Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
Escríbenos por WhatsApp o déjanos tus datos. Te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas.
Preguntas frecuentes
¿Qué módulos necesita un software para operadores logísticos?
Lo básico es recepción con ubicaciones, inventario por cliente, alistamiento, despacho y cobro de servicios. Después se suman el portal de clientes, la conexión con tiendas en línea y las integraciones con transportadoras.
¿Puedo cobrarle por posición a un cliente y por pedido a otro?
Sí. Cada cliente tiene su esquema de tarifas y mínimos. El sistema calcula con los movimientos reales y te deja revisar y ajustar la prefactura antes de emitir la factura.
¿Necesito lectores de código de barras desde el principio?
Ayudan, pero se puede arrancar con celulares que leen códigos con la cámara. Lo que no puede faltar es que ubicaciones y productos estén etiquetados.
¿Mis clientes pueden ver su inventario sin pedírmelo?
Sí. Con su usuario en el portal ven existencias, lotes, pedidos en curso y despachos, y descargan sus reportes cuando quieran, sin escribirle a nadie.
¿Maneja lotes y fechas de vencimiento?
Sí. Para clientes de alimentos o cosméticos el sistema despacha primero lo que vence primero, bloquea los lotes retenidos y deja rastro de qué lote salió en cada pedido.
También te puede servir
Sector
Transporte de carga
Remesas y manifiestos al RNDC desde tu propio sistema, valor a pagar validado contra el SICE-TAC, anticipos cruzados y cumplidos al día.
Necesidad
Controlar el inventario
Por qué el inventario del sistema no coincide con la bodega y cómo corregirlo: kardex, conteos cíclicos, captura con el celular y ajustes con motivo.
Necesidad
Automatizar envíos y guías
Cotiza el envío en el checkout, crea la guía al confirmar el pedido, avisa el rastreo por WhatsApp y concilia el contraentrega de cada transportadora.
Sector
Importadores
Costo por unidad con FOB, flete, seguro, tributos, tasa de cambio y gastos de nacionalización prorrateados, y cada pedido seguido de la orden al levante.