Sector
Software para importadores: costo real puesto en bodega y seguimiento de cada importación
Respuesta corta
¿Cómo calcula un importador el costo real puesto en bodega y sigue cada importación desde el pedido al proveedor hasta la nacionalización?
Un software para importadores abre una carpeta por importación y le carga todo lo que cuesta: factura del proveedor, flete, seguro, arancel e IVA de la declaración, puerto, agencia de aduanas y transporte interno. Después reparte por unidad con la tasa de cambio que de verdad aplicó y muestra el costo puesto en bodega antes de fijar precios. Cada pedido se sigue por etapas hasta el levante.
Propuesta en menos de 24 h · El código y los accesos son tuyos
Actualizado el
Para qué sirve un software para importadores además de la contabilidad
Importar es comprar en otra moneda y pagar en partes que llegan en momentos distintos. El anticipo al proveedor sale con una tasa de cambio y el saldo con otra; el flete internacional lo factura el agente de carga, los tributos se pagan con la declaración de importación y luego aparecen bodegaje, inspecciones, agencia de aduanas y el camión hasta tu bodega. El costo de cada unidad solo existe cuando todo eso se suma y se reparte.
La norma aduanera pesa en ese cálculo: el valor en aduana se determina en dólares y se pasa a pesos con la TRM del último día hábil de la semana anterior a la presentación de la declaración. Costear con la tasa del día de la compra, o con una redondeada, da un margen que no es el real.
Hay además productos que requieren registro de importación con el visto bueno de entidades como el INVIMA o el ICA, tramitado en la VUCE antes de nacionalizar. Seguir permisos, embarque, arribo y levante en un hilo de correos por importación es la manera más rápida de perder un plazo.
Lo que más se complica en el día a día
El costo se conoce cuando ya se vendió
Llega el contenedor, se vende con el precio del pedido anterior y semanas después, cuando entran las últimas facturas de gastos, aparece que el margen era menor.
Gastos repartidos a ojo entre referencias
Flete, seguro y agencia se dividen por partes iguales entre productos que pesan, miden y valen distinto. Una referencia termina subsidiando a otra y nadie lo nota.
La tasa de cada pago se pierde en el promedio
Anticipo, saldo y gastos en dólares se pagan en fechas distintas. En la hoja de cálculo queda una sola tasa promedio que no corresponde a ningún pago.
Mercancía en tránsito sin rastro
Lo que está en producción, en el barco, en puerto o en inspección vive en correos con el proveedor y la agencia. Ventas promete fechas que nadie ha confirmado.
Permisos que se tramitan tarde
El registro de importación o el visto bueno se pide con la mercancía ya embarcada, y el contenedor espera en puerto sumando bodegaje.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Carpeta por importación con todos sus costos
Cada importación agrupa orden de compra, proforma, factura comercial, documento de transporte, declaración de importación y facturas de gastos. Cada costo entra con su moneda, su fecha y su tasa.
Prorrateo por unidad según peso, volumen o valor
Tú defines cómo se reparte cada gasto: el flete por peso o volumen, el seguro y el arancel por valor. El sistema calcula el costo puesto en bodega por referencia y lo pasa al inventario.
Etapas y alertas de cada pedido al exterior
Orden, producción, embarque, tránsito, arribo, declaración, levante y entrada a bodega, con fechas previstas y reales. El sistema avisa cuando un permiso o un plazo de almacenamiento está por vencer.
Tablero de mercancía en tránsito
Qué viene en camino, cuándo llega, cuánta plata está invertida en tránsito y qué referencias se agotarán antes de que arribe el próximo pedido.
Margen real por importación y por proveedor
Compara el costo estimado al pedir con el costo final y muestra qué proveedores, rutas o puertos se desvían más de lo presupuestado.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Facturas y listas de empaque leídas sin digitar
La IA extrae referencias, cantidades, pesos y valores de la factura comercial y la lista de empaque, aunque vengan en otro idioma, y las empareja con tu catálogo para que compras las revise.
Costo estimado antes de confirmar el pedido
Con el histórico de gastos por ruta y tipo de carga, el sistema estima el costo puesto en bodega de una cotización del proveedor, para negociar o decidir si el pedido conviene.
Correos de la agencia convertidos en estados
Los mensajes del agente de carga y de la agencia de aduanas se resumen en cambios de fecha y de etapa de la importación, para no leer cadenas larguísimas de correos.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Una importación cerrada como modelo
Costeamos contigo una importación ya terminada, factura por factura. Así se definen los criterios de prorrateo y se ve cuánto se desvió el costo de lo que se creyó.
Etapas, documentos y responsables
Definimos las etapas de tus pedidos, qué documento cierra cada una y quién lo carga: compras, la agencia de aduanas o contabilidad.
Conexión con inventario y contabilidad
El costo final entra al inventario y los asientos van a tu programa contable, para que el costo de ventas use el mismo número.
Tableros y estimador de costos
Con varias importaciones costeadas se activan los tableros de tránsito y margen y el estimador para nuevas cotizaciones de proveedores.
Normativa que conviene tener en cuenta
Tasa de cambio de la declaración
El artículo 15 del Decreto 1165 de 2019 indica que el valor en aduana se determina en dólares y se convierte a pesos con la tasa representativa del mercado que informa la Superintendencia Financiera para el último día hábil de la semana anterior a la presentación y aceptación de la declaración.
Fuente: DIAN (normograma) — Decreto 1165 de 2019, régimen de aduanas
Documentos soporte de la declaración de importación
El artículo 177 lista lo que el declarante debe tener antes de presentar la declaración: registro o licencia de importación cuando aplique, factura comercial, documento de transporte, prueba de origen, lista de empaque y declaración andina del valor, entre otros. El sistema los archiva en la carpeta de cada importación.
Fuente: DIAN (normograma) — Decreto 1165 de 2019, régimen de aduanas
Un mes en depósito para obtener el levante
La mercancía puede permanecer almacenada hasta un mes desde su llegada mientras se tramita el levante, prorrogable un mes más cuando la aduana lo autoriza; vencido el plazo sin levante ni reembarque, opera el abandono legal.
Fuente: DIAN (normograma) — Decreto 1165 de 2019, régimen de aduanas
Registro de importación en la VUCE
Según la Circular 4 de 2024 de MinComercio, el registro de importación es obligatorio para los bienes de libre importación que requieren requisitos o permisos de entidades como el ICA, el INVIMA o la SIC, y se tramita en la Ventanilla Única de Comercio Exterior.
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
Escríbenos por WhatsApp o déjanos tus datos. Te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas.
Preguntas frecuentes
¿Un software para importadores reemplaza a la agencia de aduanas?
No. La agencia sigue presentando la declaración y gestionando el trámite. El sistema ordena tu lado: costos, documentos, fechas y permisos, y recibe lo que la agencia liquidó para costear con valores reales.
¿Cómo se manejan los anticipos al proveedor en dólares?
Cada pago queda con su fecha, su valor en moneda extranjera y la tasa a la que se monetizó. El costo de la importación usa esos pagos y la diferencia en cambio queda visible para contabilidad.
¿Puedo ver el costo antes de que llegue el contenedor?
Sí. Desde la orden el sistema muestra un costo estimado con los gastos típicos de esa ruta y lo reemplaza por el real a medida que entran las facturas.
¿Sirve si importo por courier o en carga consolidada?
Sí. Cambian los documentos y los gastos, no la lógica: cada envío tiene su carpeta y su prorrateo. En carga consolidada el flete se reparte según el criterio que definas.
¿Se conecta con mi inventario y con la facturación?
Sí. Al cerrar la importación, el costo unitario pasa al inventario y queda disponible para tu lista de precios y para el sistema con el que facturas.
También te puede servir
Sector
Operadores logísticos y bodegas
Inventario de cada cliente por ubicación, picking guiado con lector, despachos con evidencia y cobro por posición, movimiento o pedido, sin Excel.
Necesidad
Saber cuánto gano de verdad
Vendes bastante y a fin de mes no queda plata: mide el margen real por producto, cliente y canal, y míralo en un tablero sin esperar el cierre contable.
Sector
Almacenes de repuestos y autopartes
Búsqueda por marca, modelo, año y motor, referencias originales y equivalentes, inventario de miles de piezas y tienda en línea filtrada por vehículo.
Necesidad
Controlar el inventario
Por qué el inventario del sistema no coincide con la bodega y cómo corregirlo: kardex, conteos cíclicos, captura con el celular y ajustes con motivo.