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Software para funerarias: afiliados, recaudo de planes exequiales y atención del servicio a cualquier hora
Respuesta corta
¿Cómo administra una funeraria sus afiliados de planes exequiales, el recaudo mensual y la atención de servicios a cualquier hora?
Una funeraria necesita un software que una sus dos frentes: el plan exequial, con afiliados, beneficiarios, cuotas y cartera, y la prestación del servicio, con sala, traslado, cofre, trámites y proveedores coordinados en tiempo real. La IA atiende el primer contacto por WhatsApp a cualquier hora, verifica la cobertura y deja lista la orden para que una persona acompañe a la familia.
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Actualizado el
Los dos negocios que debe unir el software para funerarias
Una funeraria con planes exequiales opera dos empresas bajo un mismo nombre. La primera es de recaudo: personas que pagan una cuota para que, llegado el momento, su familia reciba el servicio. Eso implica afiliados, beneficiarios que entran y salen del grupo familiar, cuotas, mora, reactivaciones y retiros. La segunda es de operación inmediata: un aviso en la madrugada que pone en marcha traslado, preparación, sala de velación, trámites y destino final.
La ley describe bien ese segundo frente. El artículo 111 de la Ley 795 de 2003 aclara que los servicios funerarios pagados con cuotas anticipadas no son actividad aseguradora y enumera lo que suelen incluir: preparación del cuerpo, licencias de inhumación o cremación, traslado, carroza, cofre, sala de velación y trámites civiles y eclesiásticos, más servicios complementarios como arreglos florales, avisos y transporte de acompañantes.
Entre los dos frentes hay un momento crítico: cuando la familia llama y alguien debe confirmar, en minutos y sin errores, si la persona fallecida estaba cubierta y por cuál plan. Ahí una base desactualizada convierte un trámite en una conversación muy dolorosa.
Lo que más se complica en el día a día
Verificar la cobertura en plena madrugada
La familia llama y quien está de turno busca en una base que no tiene a mano, o despierta al asesor que vendió el plan. Mientras tanto, la familia espera en el peor momento.
Beneficiarios que nadie actualizó
El afiliado incluyó a sus padres hace años, luego sumó a un nieto y retiró a un cuñado, pero el cambio quedó en un formato de papel. El día del servicio, la información no coincide.
Recaudo por demasiados caminos
Cobradores puerta a puerta, consignaciones, corresponsales, descuentos por nómina y pagos en la oficina. Conciliar quién pagó qué mes toma días y deja como morosos a afiliados que sí pagaron.
Mora de la que nadie se entera
Un afiliado deja de pagar unos meses y nadie lo contacta. Cuando su familia necesita el servicio, la discusión sobre si el plan seguía vigente es inevitable.
El servicio se coordina con llamadas sueltas
Sala, carroza, conductor, tanatopraxia, cementerio, floristería: cada pieza se confirma por teléfono y mensajes, sin un tablero que diga qué está listo y qué falta.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Afiliado y grupo familiar en una sola ficha
Cada contrato muestra el plan, los beneficiarios con sus fechas de ingreso y retiro, el estado de pago y el historial de cambios con quién los autorizó.
Recaudo y cartera por canal
Cada pago, venga del cobrador, del banco o de un enlace en línea, se aplica al mes correcto. El sistema muestra a quién recordar antes del vencimiento y quién entró en mora.
Primer contacto por WhatsApp a cualquier hora
El asistente recibe el aviso, pide con tacto los datos básicos, consulta la cobertura en el contrato y alerta al coordinador de turno con la información completa. Ninguna decisión delicada queda en manos del bot.
Orden de servicio y agenda de salas
Cada servicio genera su orden con lo que cubre el plan y lo adicional, y asigna sala, vehículo, personal y proveedores, con el estado de cada tarea a la vista del equipo.
Inventario, proveedores y costo por servicio
Cofres e insumos en inventario, pagos a cementerios, crematorios y floristerías, y el costo real de cada servicio frente a lo que aporta el plan.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Primera atención sobria y breve
La IA saluda, expresa condolencias con un lenguaje sobrio y pide solo lo indispensable: nombre de quien falleció, documento y lugar. Ante angustia o dudas, transfiere de inmediato a una persona.
Contratos en riesgo de perder cobertura
Al revisar cómo viene pagando cada afiliado, el sistema detecta a quienes cambiaron su ritmo y propone contactarlos para un acuerdo antes de que el plan deje de cubrirlos.
Novedades de beneficiarios por mensaje
Llega por WhatsApp la imagen del documento de un nuevo beneficiario. La IA extrae nombre, número y parentesco y deja la novedad lista para que el área de afiliaciones la apruebe.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Revisión de planes y de una noche de servicio
Estudiamos tus planes, coberturas, reglas de beneficiarios y canales de recaudo, y recorremos contigo lo que pasa desde que entra un aviso hasta el destino final.
Depuración de la base de afiliados
Migramos contratos y pagos, unificamos afiliados duplicados y marcamos los beneficiarios con datos incompletos para completarlos.
Simulacros de la línea de atención
En un entorno de pruebas simulamos avisos a distintas horas y comprobamos que la consulta de cobertura y la orden de servicio salgan bien.
Arranque por módulos
Primero afiliados y recaudo; después la orden de servicio y la línea de WhatsApp, con el personal de turno ya capacitado.
Normativa que conviene tener en cuenta
Un plan exequial no es un seguro
El artículo 111 de la Ley 795 de 2003 establece que los servicios funerarios pagados por cuotas no son actividad aseguradora, y que pueden prestarlos en especie cooperativas, mutuales, entidades sin ánimo de lucro y sociedades comerciales. La Superintendencia Financiera ha conceptuado que estas empresas no están bajo su vigilancia.
Fuente: Secretaría del Senado — Ley 795 de 2003, artículo 111 (servicios funerarios)
Contratos claros frente al consumidor
En 2022 la Superintendencia de Industria y Comercio sancionó a 24 prestadores de servicios funerarios por publicidad engañosa, falta de información y cláusulas abusivas, como exigir más requisitos para terminar el contrato que para firmarlo. La Ley 1480 de 2011 hace ineficaces esas cláusulas.
Fuente: Valora Analitik — La SIC sanciona a 24 prestadores de servicios funerarios (18-05-2022)
Recordatorios de cuotas en horarios permitidos
Cuando la funeraria gestiona cuotas atrasadas, la Ley 2300 de 2023 restringe el contacto a los canales que el afiliado autorizó, descarta domingos y festivos y fija franjas horarias para el resto de días, más corta la del sábado. El sistema programa cada aviso dentro de esas franjas.
Fuente: Función Pública — Ley 2300 de 2023, horarios y canales de cobranza
Datos de familias enteras
Un contrato exequial reúne información de varios integrantes de una familia. La Ley 1581 de 2012 pide autorización para tratarla y medidas para evitar su pérdida o su consulta por quien no corresponde.
Fuente: Función Pública — Ley 1581 de 2012, protección de datos personales
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
Escríbenos por WhatsApp o déjanos tus datos. Te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas.
Preguntas frecuentes
¿El software para funerarias sirve si vendo planes a través de empresas?
Sí. Los convenios con empresas, cooperativas o fondos de empleados se manejan como colectivos: un pagador, una lista de afiliados y novedades mensuales que llegan por archivo o por un portal.
¿Cómo se maneja el periodo de carencia?
Cada plan define desde cuándo cubre a un nuevo afiliado o beneficiario. El sistema guarda la fecha de ingreso de cada persona y calcula si al momento del aviso ya estaba cubierta.
¿Los cobradores pueden registrar pagos en la calle?
Sí, desde una aplicación en el celular que entrega recibo al afiliado y sube el pago al instante. Se acaban los talonarios y el cuadre de fin de mes.
¿Qué hace el asistente de WhatsApp ante un aviso de fallecimiento?
Acompaña los primeros minutos: toma los datos indispensables, verifica la cobertura y avisa al coordinador. Desde ahí, la familia habla con una persona de la funeraria.
¿Se respetan los ritos de cada familia?
La Ley 133 de 1994 reconoce el derecho a una sepultura digna y a que se observen los ritos de la religión de quien falleció. La orden de servicio registra lo que la familia pida sobre ceremonias, ritos y destino final, para que todo el equipo lo cumpla sin preguntar dos veces.
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Cobros recurrentes automáticos
Deja de perseguir mensualidades: cobro automático con tarjeta o cuenta, enlaces de pago con recordatorio y cada pago conciliado con su cliente.
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Cobra lo vencido con orden: cartera por edades, contacto en los horarios que permite la Ley 2300, acuerdos de pago y aviso previo antes de reportar.
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Atender clientes 24/7
Responde de noche y en festivos sin turno nocturno: qué dejarle a un asistente de IA, qué no, cómo pasa a una persona y cómo medir si la atención mejoró.