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Software odontológico para que el presupuesto aprobado se vuelva tratamiento terminado
Respuesta corta
¿Qué sistema necesita una clínica odontológica para agendar, presupuestar tratamientos por etapas y cumplir con historia clínica y RIPS?
Una clínica odontológica necesita un software odontológico que una la agenda por sillón y especialista, el odontograma, el presupuesto por fases con sus abonos y el seguimiento de quien aprobó y no volvió. La historia clínica se lleva con las reglas de la Resolución 1995 de 1999 y, cuando el consultorio está dentro del ámbito de la Resolución 948 de 2026, el RIPS acompaña la factura.
Propuesta en menos de 24 h · El código y los accesos son tuyos
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Por qué un software odontológico no es una agenda médica con otro nombre
La odontología trabaja con tratamientos largos. Una rehabilitación puede sumar profilaxis, resinas, una endodoncia, un perno y una corona; una ortodoncia exige controles periódicos durante meses. Todo se presupuesta al comienzo, se paga en abonos o financiado y se ejecuta por fases, muchas veces con especialistas que van a la clínica ciertos días y comparten los mismos sillones.
El problema comercial más caro no es la cita incumplida: es el paciente que aprobó un presupuesto, hizo la primera fase y desapareció. Nadie lo llama porque nadie tiene la lista. Le sigue el laboratorio dental: la corona o la prótesis que no llegó a tiempo obliga a reprogramar y deja la unidad vacía.
Encima va la parte clínica. El odontograma y las notas de evolución hacen parte de la historia clínica, con reglas de reserva, registro y conservación, y la facturación puede requerir el RIPS. Un programa pensado para otra especialidad no tiene odontograma ni entiende que un mismo diente recibe varios procedimientos en fechas distintas.
Lo que más se complica en el día a día
Presupuestos aprobados que nunca se empiezan
El paciente dice que sí, pide tiempo para reunir la plata y no vuelve a aparecer. En la carpeta quedan decenas de tratamientos aprobados sin una sola llamada de seguimiento.
Sillones ocupados por quien no era
El ortodoncista viene martes y jueves, el endodoncista cada quince días y el general a diario. Cruzar esas agendas con las unidades disponibles en un cuaderno termina en dobles reservas o en sillones ociosos.
Abonos y saldos que no cuadran
Un tratamiento de varios meses acumula pagos parciales en efectivo, transferencia y tarjeta. Cuando el paciente pregunta cuánto debe, recepción revisa recibos sueltos y la respuesta tarda.
Controles de ortodoncia que se saltan
Cada control perdido alarga el tratamiento y desordena la agenda del especialista. Recordarlos a mano, paciente por paciente, es la tarea que siempre queda para después.
Trabajos de laboratorio dental sin rastro
La orden al laboratorio sale por WhatsApp o en papel. Nadie sabe si la corona viene en camino hasta el día de la cita, cuando ya es tarde para mover el espacio sin perderlo.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Presupuesto por fases ligado al odontograma
Cada procedimiento se marca sobre el diente, se agrupa en fases y se valoriza con tu lista de precios. El paciente recibe el presupuesto por enlace y, al aprobarlo, queda un plan con abonos y saldo por fase.
Lista de pacientes que aprobaron y no volvieron
Tratamientos aprobados sin iniciar o detenidos a mitad de camino, con la fecha del último contacto y la próxima acción. Recepción sabe cada mañana a quién llamar y qué ofrecerle.
Agenda por unidad, especialista y duración real
Cada cita bloquea al profesional y a la unidad odontológica por el tiempo que de verdad toma el procedimiento. Los días de cada especialista quedan fijos y el sistema impide los cruces.
Confirmaciones y controles por WhatsApp
El asistente confirma la cita, recuerda los controles de ortodoncia y, si alguien cancela, ofrece el espacio a la lista de espera. También informa el saldo pendiente cuando el paciente lo pregunta.
Tablero de producción y cartera odontológica
Producción por odontólogo y por sillón, presupuestos presentados frente a aprobados y ejecutados, saldos por cobrar e inasistencia por profesional. Lo que hoy se adivina al cierre de mes.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
El plan de tratamiento contado en palabras sencillas
Con el plan que ya definió el odontólogo, la IA redacta para el paciente un resumen de las fases, su duración aproximada y los pagos. No cambia el tratamiento ni da indicaciones clínicas: traduce lo decidido.
A quién llamar primero
Ordena los presupuestos aprobados sin iniciar por valor, antigüedad y respuesta a contactos anteriores, y sugiere el mensaje para cada caso. Una persona decide a quién se le escribe.
Nota de evolución dictada
El odontólogo dicta al terminar la atención y la IA acomoda el texto en la estructura de la nota. El profesional lo revisa y lo firma antes de que quede en la historia clínica.
Estado de cada trabajo de laboratorio
Lee las respuestas del laboratorio dental por correo o WhatsApp, actualiza el estado de cada corona o prótesis y avisa a recepción si un trabajo no llegará antes de la cita.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Un día en la recepción y en los sillones
Vemos cómo se agenda, cómo se presenta un presupuesto, cómo se registran los abonos y qué pasa cuando un paciente no vuelve. De ahí salen el alcance y el precio.
Procedimientos, precios y especialistas en orden
Organizamos los procedimientos con su duración, valor y profesional, y cargamos pacientes y saldos que hoy están en Excel o en el programa anterior.
Ensayo con tratamientos en curso
En un entorno aparte recreamos casos reales y la recepción practica el flujo completo, del odontograma al abono, antes de soltar el sistema viejo.
Recordatorios, lista de espera y tablero
Entran en operación los recordatorios por WhatsApp y el tablero de producción. Luego vienen la conexión con tu facturador y, si te aplica, la generación del RIPS.
Normativa que conviene tener en cuenta
Historia clínica: reserva, firma y registros inalterables
La Resolución 1995 de 1999 trata la historia clínica como documento privado, obligatorio y sometido a reserva. Cada anotación lleva fecha, hora, nombre y firma de quien la hace; si se lleva en computador, lo guardado no puede modificarse. El consentimiento informado se archiva como anexo.
Fuente: Normograma INVIMA — Resolución 1995 de 1999, manejo de la historia clínica
Quince años de conservación
La Resolución 839 de 2017 fija un mínimo de quince años desde la última atención: cinco en archivo de gestión y diez en archivo central. El sistema debe sostener esa retención sin depender del computador de recepción.
Fuente: Normograma Supersalud — Resolución 839 de 2017, conservación de historias clínicas
RIPS para clínicas y odontólogos independientes
La Resolución 948 de 2026 incluye a IPS y profesionales independientes entre quienes generan el RIPS como soporte de la factura en salud, y excluye de forma expresa solo algunos servicios no financiados con recursos públicos, como la cirugía estética. Valida con tu contador cómo aplica a tu mezcla de pacientes.
Fuente: MinSalud — Resolución 948 de 2026, RIPS como soporte de la factura electrónica de venta en salud
Radiografías y fotos intraorales
Son información de salud del paciente, una categoría que la Ley 1581 de 2012 protege como sensible. Su tratamiento requiere autorización explícita, y en el sistema solo las ve quien atiende o quien tiene un rol autorizado.
Fuente: Función Pública — Ley 1581 de 2012, protección de datos personales
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
Cuéntanos tu caso
Escríbenos por WhatsApp o déjanos tus datos. Te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas.
Preguntas frecuentes
¿El software odontológico incluye odontograma?
Sí. El odontograma registra el estado inicial y los procedimientos por diente y superficie, y se conecta con el presupuesto: lo planeado se valoriza y lo realizado se descuenta del saldo.
¿Puedo cobrar por fases y recibir abonos?
Sí. Cada fase tiene su valor y el paciente abona cuando quiera o según el plan acordado. El sistema muestra el saldo por fase y por tratamiento y genera el soporte de cada pago.
¿Sirve para un consultorio con un solo odontólogo?
Sí. Ahí pesan más los recordatorios, el seguimiento de presupuestos y la historia clínica que la coordinación de sillones. Se construye solo lo que el consultorio va a usar.
¿Qué hago con las historias clínicas en papel?
Siguen siendo válidas y deben conservarse. Se puede digitalizar su índice para ubicarlas rápido y las atenciones nuevas quedan en el sistema; si conviene escanear las antiguas, se define contigo.
¿El asistente de WhatsApp contesta sobre dolor o síntomas?
No. Agenda, confirma, recuerda controles e informa saldos. Si el paciente describe un síntoma, la conversación pasa de inmediato a una persona de la clínica, que decide cómo atenderlo.
¿De qué depende el precio?
De cuántas sedes, sillones y especialistas tengas, y de si necesitas RIPS e integración con tu facturación. Con eso enviamos un alcance por fases y un valor cerrado antes de empezar.
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Necesidad
Agendamiento de citas
Reservas por web y WhatsApp, confirmación, recordatorios, lista de espera y medición de inasistencias, empezando por diseñar bien tu agenda.
Sector
IPS y clínicas
Prevalida el RIPS que exige la Resolución 948 de 2026, sigue cada glosa hasta su respuesta y llena la agenda con recordatorios por WhatsApp.
Sector
Centros de estética y spa
Paquetes de sesiones con saldo visible, agenda por cabina, equipo y profesional, consentimientos firmados en tableta y fotos de antes y después a salvo.
Necesidad
Seguimiento de clientes
Contactos fuera del celular de cada vendedor, un próximo paso con fecha para cada negocio y un tablero que muestra qué se está enfriando esta semana.