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Software para centros de estética: sesiones prepagadas, cabinas y consentimientos sin papel
Respuesta corta
¿Cómo controla un centro de estética las sesiones de sus paquetes, la agenda de cabinas y los consentimientos sin papeles?
Un centro de estética necesita un software que descuente cada sesión del paquete prepagado y muestre el saldo, agende cruzando cabina, equipo y profesional, y guarde consentimientos y fotos de antes y después con acceso restringido. Antes conviene separar lo cosmético, regido por la Resolución 2263 de 2004, de los procedimientos invasivos, que son servicios de salud y tienen otras reglas.
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Estética o medicina estética: la primera decisión del sistema
Un centro de estética vende tiempo de cabina, de equipo y de profesional, casi siempre empaquetado: diez sesiones de drenaje, un plan facial mensual, una promoción de depilación por zonas. El cliente paga por adelantado o en cuotas y consume a su ritmo. Si el control vive en una tarjeta de cartón o en la memoria de la recepcionista, aparecen discusiones sobre cuántas sesiones quedan y paquetes que nunca se terminan de usar.
La agenda es más compleja de lo que parece. Un tratamiento con aparatología necesita la cabina, el equipo y la persona entrenada al mismo tiempo, y algunos equipos se comparten entre sedes o tienen días de mantenimiento. La Resolución 2263 de 2004 pide un registro actualizado de los equipos y su mantenimiento, y que la aparatología cuente con concepto técnico favorable del INVIMA.
La línea que más pesa es la que separa la estética cosmética de la medicina estética. Según esa misma resolución, los establecimientos que aplican técnicas con finalidad terapéutica o procedimientos invasivos deben cumplir la reglamentación de prestadores de servicios de salud, y la Ley 711 de 2001 prohíbe a los cosmetólogos los actos reservados a profesionales de la salud. El sistema tiene que saber qué servicio presta quién.
Lo que más se complica en el día a día
La discusión sobre cuántas sesiones quedan
La clienta cree que le faltan tres y la tarjeta dice una. Sin registro firmado de cada sesión, la única salida es regalar la diferencia o perderla como clienta.
Paquetes pagados que nadie termina de usar
Pagó el plan, asistió a la mitad y dejó de venir. Nadie le recuerda que tiene sesiones pendientes ni se sabe cuánto de lo cobrado sigue siendo un servicio por prestar.
La cabina libre y el equipo ocupado
Se agenda por cabina, pero el equipo de radiofrecuencia está en la otra sala o en mantenimiento. La clienta llega y toca improvisar otro tratamiento.
Consentimientos en papel que no aparecen
Formatos impresos llenados a la carrera, a veces en una versión vieja del procedimiento y sin firma en todas las hojas. Cuando se necesitan, nadie los encuentra.
Fotos de antes y después en un celular personal
Las imágenes del avance quedan en el teléfono de la esteticista, mezcladas con las de su familia, sin una autorización registrada para usarlas.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Paquetes con el saldo de sesiones a la vista
Cada venta crea un paquete con número de sesiones, vigencia y pagos. Cada asistencia descuenta una sesión con la firma de la clienta en la tableta, y el saldo se ve en la ficha y en el chat.
Agenda que cruza cabina, equipo y profesional
Cada servicio define qué cabina, qué equipo y qué perfil de profesional necesita. El sistema solo ofrece horarios donde los tres están libres y bloquea los días de mantenimiento.
Ficha previa y consentimiento en la tableta
Antes de la primera sesión la clienta diligencia su ficha y firma el consentimiento del procedimiento en su versión vigente. Queda guardado con fecha, hora y firma, ligado al paquete.
Sesiones pendientes recordadas por WhatsApp
El asistente confirma la cita del día siguiente, recuerda las sesiones que quedan antes de que venza el paquete y permite reprogramar sin llamar.
Tablero de sesiones vendidas frente a prestadas
Cuánto se vendió en paquetes, cuántas sesiones siguen pendientes, ocupación por cabina y por equipo, y servicios con más abandono. Sirve para decidir promociones y compras de equipos.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Fotos de seguimiento con el mismo encuadre
La IA guía la toma para repetir la posición y la luz de la primera foto, y ordena las imágenes por sesión para que la profesional muestre el avance. No evalúa resultados clínicos.
Preguntas sobre planes y promociones
El asistente explica qué incluye cada plan, su precio y su vigencia, y agenda la valoración inicial. Lo que tenga que ver con contraindicaciones o salud lo atiende la profesional.
Clientas a punto de abandonar el plan
Detecta a quien espació sus visitas o tiene un paquete por vencer con sesiones sin usar, y propone un mensaje para retomarlas.
Lo que la profesional debe saber antes de entrar a cabina
Un resumen corto de lo que la clienta reportó en su ficha y de lo hecho en sesiones anteriores, para no empezar cada cita desde cero.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Mapa de servicios, cabinas y equipos
Listamos cada servicio con duración, cabina, equipo y profesional, y separamos los cosméticos de los que corresponden a medicina estética.
Paquetes vigentes migrados sin discusiones
Cargamos los paquetes vendidos con sus sesiones consumidas y los revisamos con recepción antes de arrancar.
Ensayo en cabina con la tableta
En el entorno de pruebas el equipo practica consentimiento, firma de sesión y fotos con clientas de confianza.
Recordatorios y tablero en marcha
Se activan los mensajes de WhatsApp y el tablero de sesiones pendientes, y se ajustan las reglas de vencimiento de los paquetes.
Normativa que conviene tener en cuenta
Requisitos de apertura de un centro de estética
La Resolución 2263 de 2004 exige, entre otros, aparatología con concepto técnico favorable del INVIMA, manuales de procedimientos y un registro actualizado de equipos y mantenimiento. También obliga a informar antes al cliente los cuidados, precauciones, riesgos y costos del servicio.
Fuente: MinSalud — Resolución 2263 de 2004, requisitos de apertura y funcionamiento de centros de estética
El límite de la cosmetología
La Ley 711 de 2001 impide al cosmetólogo cualquier procedimiento o acto reservado a médicos o profesionales de la salud. Lo invasivo se presta como servicio de salud, con su propia habilitación.
Fuente: Normograma Supersalud — Ley 711 de 2001, ejercicio de la cosmetología
Ficha de salud y fotografías
Los antecedentes de salud que se preguntan en la ficha son datos sensibles y requieren autorización explícita. Las fotos de antes y después merecen el mismo cuidado: autorización escrita para cada uso y acceso solo para quien atiende.
Fuente: Función Pública — Ley 1581 de 2012, protección de datos personales
Paquetes vendidos a distancia
Si vendes paquetes por la web, por teléfono o por WhatsApp, la Ley 1480 de 2011 reconoce un derecho de retracto de cinco días hábiles en las ventas a distancia, con excepciones como los servicios que ya empezaron con el acuerdo del consumidor.
Fuente: Función Pública — Ley 1480 de 2011, Estatuto del Consumidor
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
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Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
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Preguntas frecuentes
¿El software para centros de estética sirve también para un spa?
Sí. En un spa pesan más los circuitos, las cabinas dobles para parejas y los bonos de regalo; se configuran como servicios y paquetes con reglas propias.
¿Puedo vender paquetes en cuotas?
Sí. El paquete registra el valor total, los pagos y el saldo. Tú decides si se pueden usar sesiones con saldo pendiente o si se bloquean hasta ponerse al día.
¿Qué pasa cuando un paquete vence con sesiones sin usar?
Se aplica la política que definiste y que le informaste a la clienta al vender: prórroga, cambio a otro servicio o vencimiento. Todo queda registrado para evitar discusiones.
¿Un centro de medicina estética tiene que generar RIPS?
La Resolución 948 de 2026 deja por fuera de las reglas del RIPS los servicios de cirugía estética que no se financian con recursos públicos, aunque deben facturar electrónicamente ante la DIAN. Para otros servicios médicos, revísalo con tu asesor.
¿Dónde quedan las fotos de las clientas?
En el almacenamiento del sistema, no en celulares personales, con acceso por rol y registro de quién las abrió. Publicarlas en redes requiere una autorización aparte.
¿El asistente de WhatsApp recomienda tratamientos?
No. Informa servicios, precios y horarios y agenda la valoración. La recomendación la hace la profesional después de conocer a la persona.
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