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Software para veterinarias: la historia de cada mascota, sus vacunas y la tienda en un mismo lugar
Respuesta corta
¿Qué sistema sirve en una veterinaria para llevar la historia de cada mascota, recordar vacunas y vender productos en el mismo lugar?
Una veterinaria necesita un software donde el paciente es la mascota y el cliente es el propietario: historia clínica por animal, calendario de vacunas y desparasitación con recordatorios por WhatsApp, hospitalización y cirugía con sus cobros, y una tienda con inventario por lote y vencimiento. La Ley 576 de 2000 hace obligatoria la historia clínica y reserva la prescripción al médico veterinario.
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Qué hace distinto a un software para veterinarias
En una clínica veterinaria el paciente no habla y quien paga no es el paciente. Un mismo propietario puede llegar con dos perros y un gato, cada uno con su historia, su peso, sus alergias registradas y su calendario de vacunas. El sistema tiene que distinguir siempre entre el animal y la persona responsable, porque la cuenta, las autorizaciones y los mensajes van a esta última.
La veterinaria, además, rara vez es solo consulta. En el mismo local conviven vacunación, cirugía, hospitalización con controles por turno, exámenes remitidos, baño y peluquería, guardería y una tienda de concentrados, accesorios y medicamentos. Cada línea cobra a su manera: la consulta por evento, la hospitalización por día con insumos, la peluquería según el tamaño del animal y la tienda por unidad.
El ingreso más predecible está en lo recurrente: refuerzos de vacuna, desparasitaciones, controles y el bulto de concentrado que se acaba cada mes. Cuando nadie lo recuerda, el propietario lo resuelve en el almacén de cadena o en otra clínica.
Lo que más se complica en el día a día
Refuerzos de vacuna que se pasan
El carné lo tiene el propietario y la fecha del refuerzo solo la conoce él, si no lo perdió. La clínica se entera de que la mascota no volvió cuando ya está atrasada.
Hospitalización cobrada por debajo
Medicamentos, sueros, curaciones y días de estancia se anotan en una hoja junto a la jaula. Al dar de alta, parte de lo usado nunca llega a la cuenta.
Medicamentos y vacunas que se vencen en la nevera
Cada producto tiene lote y fecha de vencimiento. Sin control por lote, el vencido se descubre cuando ya toca desecharlo y la pérdida es completa.
Peluquería y consulta peleando la misma agenda
El baño de un perro grande no dura lo mismo que el de un gato, y una cirugía bloquea al veterinario por horas. Si todo va en el mismo cuaderno, los tiempos nunca cuadran.
La ficha que no aparece en la urgencia
Cuando el animal llega de noche, el veterinario de turno no encuentra la ficha de papel ni sabe qué se le aplicó la última vez.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Ficha por mascota ligada a su propietario
Cada animal tiene su historia, especie, raza, peso y procedimientos; cada propietario, sus mascotas, su cuenta y su autorización de datos. Desde cualquiera de los dos se llega al otro.
Calendario de vacunación y desparasitación con avisos
Al aplicar una vacuna se programa el siguiente refuerzo con el esquema que defina la clínica. El propietario recibe el recordatorio por WhatsApp y reserva en el mismo chat.
Hospitalización con cuenta abierta
Cada insumo, medicamento y día de estancia se carga a la cuenta del paciente desde el celular o la tableta del turno. Al dar de alta, la cuenta ya está completa.
Tienda e inventario por lote y vencimiento
Concentrados, accesorios y medicamentos con lote, fecha de vencimiento y existencias por sede. El sistema avisa qué está por vencer y qué hay que pedir.
Recompra de concentrado y servicios recurrentes
Con el historial de compras, el sistema estima cuándo se le acaba el alimento a cada mascota y propone el mensaje para ofrecer la recompra o el próximo baño.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Historia dictada durante la consulta
El veterinario dicta mientras examina y la IA organiza la anotación por secciones. Él revisa, corrige y firma; la valoración del animal es suya.
Propietarios atendidos fuera de horario
El asistente contesta horarios, precios de peluquería, disponibilidad de productos y estado de la cuenta. Si el propietario describe una emergencia, le da el contacto de urgencias y avisa al veterinario de turno.
Pedidos de la tienda sugeridos
Con la rotación de cada referencia y las temporadas, la IA sugiere cantidades de concentrado y medicamentos para el próximo pedido. Quien compra aprueba.
Indicaciones de alta en lenguaje claro
A partir de lo que escribió el veterinario, la IA redacta para el propietario un resumen ordenado de cuidados y próximas citas. El veterinario lo aprueba antes de enviarlo.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Recorrido por consultorio, hospitalización y tienda
Vemos cómo se registra una consulta, cómo se cobra una hospitalización y cómo se pide mercancía. De ahí salen las prioridades y el presupuesto.
Propietarios, mascotas y productos en orden
Migramos lo que tengas en Excel o en tu programa actual, unificamos propietarios repetidos y organizamos el catálogo de la tienda con lotes y vencimientos.
Un turno completo en pruebas
En un entorno aparte el equipo registra consultas, vacunas y una hospitalización entera, y comparamos la cuenta del sistema con la que se habría cobrado a mano.
Recordatorios y recompra en marcha
Activamos los avisos de vacunas y desparasitación por WhatsApp y, después, las sugerencias de recompra y el tablero de ventas por línea.
Normativa que conviene tener en cuenta
Historia clínica veterinaria obligatoria y reservada
La Ley 576 de 2000, código de ética de la medicina veterinaria y la zootecnia, define la historia clínica como el registro obligatorio por escrito de las condiciones de salud del animal. Es privada y reservada: terceros solo la conocen con autorización del propietario o en los casos que fije la ley.
Fuente: Normograma Supersalud — Ley 576 de 2000, código de ética de la medicina veterinaria y la zootecnia
La prescripción es del médico veterinario
La misma ley reserva la prescripción al médico veterinario y al médico veterinario zootecnista, por escrito y en formato especial. El sistema genera la fórmula con los datos del profesional y la deja ligada a la historia del paciente.
Fuente: Normograma Supersalud — Ley 576 de 2000, código de ética de la medicina veterinaria y la zootecnia
Datos del propietario
Para guardar nombre, cédula, teléfono y dirección de quien trae la mascota, y para escribirle, hace falta su autorización previa con la finalidad explicada, por ejemplo recordarle las vacunas. Así lo pide la norma colombiana de protección de datos, la 1581 de 2012.
Fuente: Función Pública — Ley 1581 de 2012, protección de datos personales
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
Propuesta en menos de 24 horas
Nos cuentas el problema y te respondemos con una propuesta y un presupuesto cerrado en menos de 24 horas: sabes el precio antes de empezar.
El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
Entorno de pruebas desde la primera semana
Desde la primera semana tienes un entorno de pruebas para ver el avance y probarlo con tu equipo, sin tocar todavía tu operación real.
IA que ya usamos en producción
ChatOrbix, nuestro bot de IA para WhatsApp, atiende, vende y agenda en producción. Lo que te proponemos con IA lo probamos primero en casa.
Equipo de desarrollo en Medellín
Un equipo propio en Medellín que trabaja con empresas de todo el país, de la conceptualización del problema a la puesta en producción.
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Preguntas frecuentes
¿El software para veterinarias maneja varias mascotas por propietario?
Sí. El propietario tiene una sola ficha y una sola cuenta, y debajo cada mascota con su historia. Los recordatorios de varias mascotas se agrupan para no llenarle el chat de mensajes.
¿Sirve para una veterinaria que también es pet shop?
Sí. La tienda usa el mismo inventario y la misma caja que la clínica, y un producto puede cargarse a la cuenta de una hospitalización o venderse suelto en el mostrador.
¿Funciona con varias sedes?
Sí. Cada sede tiene su agenda y su inventario, y la historia de la mascota se consulta desde cualquiera, para que el animal reciba la misma atención donde llegue.
¿El asistente de WhatsApp le dice al dueño qué darle a una mascota enferma?
No. Agenda, recuerda vacunas, informa precios y cuentas. Cualquier consulta sobre síntomas pasa al veterinario y, si es una emergencia, el propietario recibe de inmediato el contacto de urgencias.
¿Puedo llevar lo que gana cada peluquero?
Sí. Cada baño o corte queda asignado a quien lo hizo y el sistema calcula lo acordado, por servicio o por porcentaje, para el cierre del periodo.
¿Qué hago con las fichas de papel que ya tengo?
Las de pacientes activos se pueden transcribir o escanear cuando la mascota vuelva; las demás se conservan como están. Lo definimos según cuántas sean.
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