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Software para ópticas que sigue cada trabajo desde la fórmula hasta la entrega de los lentes
Respuesta corta
¿Cómo controla una óptica las fórmulas, las órdenes al laboratorio y la entrega de lentes sin perder trabajos ni clientes?
Una óptica necesita un software que ligue cada fórmula a su cliente, descuente la montura escogida del inventario, genere la orden al laboratorio de lentes con todas las medidas y siga el trabajo hasta la entrega y el ajuste. Los abonos, la garantía por adaptación y el recordatorio del control por WhatsApp completan el ciclo y traen al cliente de vuelta.
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Una venta que se fabrica: por qué a la óptica no le basta una caja
La óptica vende un producto que no existe hasta que el cliente lo compra. Primero está la fórmula, tomada en el examen de optometría del local o traída de afuera. Luego el cliente elige una montura del exhibidor, se toman medidas como la distancia pupilar y la altura de montaje, y se define el lente: material, diseño, filtros y tratamientos. Con eso sale una orden al laboratorio que talla y monta.
Entre la venta y la entrega pasan días, y en ese tiempo se pierden cosas: la orden sale incompleta, el laboratorio devuelve el trabajo por una medida, el cliente llama a preguntar y nadie sabe en qué va. Después viene la adaptación, sobre todo con progresivos, con ajustes y a veces un rehecho por garantía que alguien debe registrar y cobrarle o no al laboratorio.
El inventario también tiene lo suyo: la misma montura existe en varios colores y tallas, se exhibe en varias sedes y convive con lentes de contacto, soluciones y estuches. Y el negocio recurrente está en el control periódico, que pocas veces se le recuerda al cliente.
Lo que más se complica en el día a día
Órdenes que llegan incompletas al laboratorio
Falta la altura, el eje quedó mal transcrito o no se especificó el tratamiento. El laboratorio devuelve el trabajo o lo hace mal, y el cliente espera el doble.
El cliente que llama a preguntar por sus gafas
Llama varias veces y en el mostrador nadie sabe si el trabajo está en tallado, en camino o ya llegó. Cada llamada interrumpe una venta.
Monturas que el sistema cree que hay
La referencia existe en tres colores y dos sedes, pero el inventario la cuenta como una sola. Se promete una montura que en realidad se vendió la semana pasada.
Anticipos anotados en el sobre del trabajo
El cliente deja un abono y paga el resto al recibir. Si el sobre se traspapela, nadie sabe cuánto falta por cobrar ni quién recibió la plata.
Garantías por adaptación sin registro
El cliente vuelve porque no se adapta a sus progresivos. Se rehace el lente, pero no queda claro quién asume el costo ni cuántas veces pasa con cada laboratorio.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Orden de trabajo completa desde la fórmula
La fórmula queda en la ficha del cliente y la orden toma de ahí los valores; el sistema no la deja salir sin medidas, diseño ni tratamientos. Se envía por correo, portal o integración según el laboratorio.
Estados del trabajo, de la venta a la entrega
Vendido, enviado, en laboratorio, recibido, montado, entregado. Cada cambio queda con fecha y responsable, y el mostrador responde al instante en qué va un pedido.
Monturas por referencia, color y talla
Cada variante es un producto con foto y existencias por sede. La venta descuenta la variante exacta y los traslados entre puntos quedan registrados.
Rehechos y garantías por laboratorio
Cada rehecho queda ligado al trabajo original, con la causa y quién asume el costo. Al cierre de mes ves qué laboratorio y qué tipo de lente generan más reprocesos.
Aviso de lentes listos y recordatorio de control
El cliente recibe un mensaje de WhatsApp cuando su trabajo llega, con el saldo pendiente. Al cumplirse el plazo de control que definas, el asistente le ofrece una cita con el optómetra.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Fórmula externa leída desde una foto
El cliente envía por WhatsApp la foto de la fórmula de otro profesional y la IA extrae esfera, cilindro, eje y adición. Una persona de la óptica compara los valores con el documento antes de guardarlos.
Órdenes raras detectadas antes de enviarlas
Señala combinaciones que no cuadran, como un material que el laboratorio no ofrece para ese diseño o una medida fuera de lo habitual en tu histórico, para que alguien la revise.
Reposición de monturas sugerida
Con la rotación por referencia, color y sede, propone qué reponer y qué mover entre puntos antes de pensar en liquidar.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Un trabajo seguido del examen a la entrega
Anotamos qué datos se toman, cómo se arma la orden, cómo se habla con el laboratorio y cuántas llamadas de seguimiento recibe el mostrador.
Catálogo de monturas, lentes y laboratorios
Organizamos monturas por variante y la lista de lentes y tratamientos de cada laboratorio con su precio y el tiempo de entrega que suele cumplir.
Órdenes y estados en pruebas
En un entorno aparte el equipo registra ventas reales en paralelo y verificamos que ninguna orden salga con datos faltantes.
Avisos al cliente y control periódico
Activamos el aviso de trabajo listo, el recordatorio de control y, si hay varias sedes, los traslados de inventario.
Normativa que conviene tener en cuenta
La optometría es una profesión de la salud
La Ley 372 de 1997 le asigna a la optometría la evaluación optométrica, el diseño, la adaptación y el control de lentes de contacto u oftálmicos, y la dirección de establecimientos de óptica. Conviene que cada fórmula quede guardada con el nombre de quien la emitió.
Fuente: Normograma Supersalud — Ley 372 de 1997, profesión de optometría
Lentes a la medida como dispositivo médico
La Resolución 4396 de 2008 adoptó el manual de condiciones técnico-sanitarias para los establecimientos que elaboran y comercializan dispositivos médicos sobre medida para la salud visual y ocular.
Consulta de optometría y RIPS
Si la consulta de optometría se presta como servicio inscrito y se factura a pagadores del sistema de salud, aplican las reglas de prestadores, incluido el RIPS de la Resolución 948 de 2026. Confírmalo con tu asesor.
Fuente: MinSalud — Resolución 948 de 2026, RIPS como soporte de la factura electrónica de venta en salud
Ventas de mostrador con tiquete POS electrónico
Las ventas en caja de monturas y accesorios pueden soportarse con el tiquete POS electrónico, uno de los documentos equivalentes que reconoce la DIAN bajo la Resolución 000165 de 2023; ese documento identifica al comprador con nombre y número de identificación.
Fuente: DIAN — Documento equivalente electrónico (Resolución 000165 de 2023)
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
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El código y los accesos son tuyos
Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
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Preguntas frecuentes
¿El software para ópticas sirve si no tengo optómetra propio?
Sí. Si el cliente trae la fórmula de afuera, se registra con el nombre del profesional que la emitió y el flujo de venta, orden y entrega es el mismo.
¿Se conecta con mi laboratorio de lentes?
Depende del laboratorio. Si tiene portal o API, la orden se envía directo; si trabaja por correo, el sistema genera la orden en un formato fijo y registra cuándo salió.
¿Puedo manejar lentes de contacto y soluciones en el mismo inventario?
Sí. Se manejan como productos con lote y vencimiento cuando aplica, al lado de monturas y accesorios, con la misma caja.
¿Cómo recuerdo el control sin cansar al cliente?
El cliente autoriza los mensajes al comprar. El aviso sale cuando se cumple el plazo y se repite solo si no responde, según la regla que tú pongas.
¿Sirve para varias sedes?
Sí. Cada sede ve su inventario y sus trabajos, y la gerencia ve todo consolidado, incluidos los traslados de monturas entre puntos.
También te puede servir
Necesidad
Agendamiento de citas
Reservas por web y WhatsApp, confirmación, recordatorios, lista de espera y medición de inasistencias, empezando por diseñar bien tu agenda.
Necesidad
Órdenes de servicio técnico
Recibe la solicitud, asigna al técnico, registra en el celular fotos, repuestos y firma del cliente, factura y programa el próximo mantenimiento sin papel.
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Seguimiento de clientes
Contactos fuera del celular de cada vendedor, un próximo paso con fecha para cada negocio y un tablero que muestra qué se está enfriando esta semana.