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Software para fundaciones: donantes, beneficiarios e informes a cooperantes sin hojas de cálculo
Respuesta corta
¿Cómo lleva una fundación el registro de donantes y beneficiarios y los reportes que le piden cooperantes y la DIAN?
Una fundación lleva donantes y beneficiarios con un software que conecte cada peso recibido con el proyecto donde se gastó y con las personas atendidas. Así los informes a cooperantes, los certificados de donación y la actualización anual ante la DIAN salen del mismo registro. La IA ayuda a redactar la parte narrativa y a llenar el formato de cada financiador.
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A quién le responde un software para fundaciones
Una ONG rinde cuentas a varios a la vez. El donante individual quiere saber que su aporte llegó; la empresa que dona necesita su certificado; el cooperante internacional pide informes con su formato, sus indicadores y su calendario; la junta revisa la ejecución, y la DIAN verifica que la entidad siga cumpliendo las condiciones del Régimen Tributario Especial.
Cada uno pide la información cortada de otra forma. Por eso tantas fundaciones viven de hojas de cálculo que alguien cruza antes de cada entrega. El problema casi nunca es la falta de datos: es que donaciones, gastos, actividades y beneficiarios están en lugares distintos y no se hablan.
Hay además un componente delicado: la población atendida. Niños, víctimas, personas con discapacidad o con condiciones de salud. Esos registros exigen más cuidado que cualquier otra base de la organización, y no deberían circular en archivos adjuntos.
Lo que más se complica en el día a día
El informe al cooperante empieza de cero cada trimestre
Cada financiador tiene su plantilla, sus indicadores y su forma de agrupar el gasto. Preparar la entrega toma semanas de buscar facturas, listas de asistencia y fotos.
Donaciones con destino mezcladas con las libres
Un aporte llegó para un proyecto específico y otro para gastos generales. Si no se separan desde que entran, demostrar en qué se usó cada uno se vuelve un rompecabezas.
Beneficiarios contados dos veces
La misma persona participa en dos programas y aparece en dos listas con el nombre escrito distinto. La cobertura reportada queda inflada y nadie la puede sustentar.
Donantes que dan una vez y no vuelven
Después del primer aporte no hay agradecimiento personal, ni noticia de lo que se logró, ni invitación a donar cada mes. El donante se enfría por falta de contacto.
La actualización ante la DIAN llega encima
Cada año hay que actualizar el registro web del régimen especial y, si la entidad es grande, preparar la memoria económica. La información existe, pero dispersa.
Cómo lo resolvemos con software
Cada punto se apoya en una de nuestras soluciones. En su página ves qué incluye y cómo la construimos.
Donantes y donaciones con su destinación
Cada donante, persona o empresa, con su historia de aportes, su canal preferido y sus certificados. Las donaciones quedan marcadas como libres o condicionadas desde el momento en que entran.
Proyectos, actividades y beneficiarios
Cada proyecto tiene actividades, presupuesto y participantes. El beneficiario tiene una sola ficha aunque esté en varios programas, con permisos según lo sensible de sus datos.
Tablero de ejecución e impacto
Ejecución presupuestal por proyecto y por financiador, avance de indicadores frente a metas y cobertura sin duplicados, para la junta y para cada cooperante.
Informes con el formato de cada financiador
Defines una vez cómo pide la información cada cooperante y el sistema llena el informe con los datos del periodo, listo para revisión. La parte narrativa llega como borrador.
Certificados en lote y aporte mensual
Los certificados de donación se preparan juntos para que los firme el contador o el revisor fiscal, y quien quiera apoyar cada mes deja programado su aporte con tarjeta.
Usos concretos de la inteligencia artificial
Aplicaciones pensadas para la operación real: la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo revisa y decide.
Borrador del informe narrativo
Con las actividades registradas, las cifras del periodo y los relatos que los participantes autorizaron, la IA redacta un borrador en el estilo de cada cooperante. El equipo lo ajusta y lo firma.
Unificación de beneficiarios repetidos
La IA detecta registros que probablemente son la misma persona —tildes distintas, un número de documento con un dígito cambiado— y los propone para fusionar con revisión humana.
Soportes de gasto asignados al rubro correcto
Facturas y cuentas de cobro se leen solas: proveedor, valor, fecha y concepto, y se proponen asignadas al proyecto y al rubro del financiador que corresponde.
Agradecimientos que cuentan resultados
Para cada donante, la IA prepara un mensaje con lo que se logró en el proyecto que apoyó. Comunicaciones lo revisa antes de enviarlo.
Cómo se implementa, de la primera charla a producción
Mapa de financiadores y compromisos
Listamos quién te financia, qué te pide cada uno y cuándo. Ese mapa define la estructura de proyectos, rubros e indicadores.
Migración de donantes y beneficiarios
Unificamos las bases existentes, depuramos duplicados y aplicamos desde el inicio los permisos sobre datos sensibles.
Un informe real como prueba
En el entorno de pruebas generamos un informe que ya entregaste a un cooperante y lo comparamos con el que se hizo a mano, hasta que coincidan.
Producción y cierre del año
Pasamos a producción y dejamos listo el cierre anual: certificados, información para actualizar el régimen especial y tablero para la asamblea.
Normativa que conviene tener en cuenta
Actualización anual del registro web
El artículo 364-5 del Estatuto Tributario obliga a las entidades del Régimen Tributario Especial a actualizar cada año, en los primeros seis meses, la información de su registro web, que es público y recibe comentarios de la sociedad civil.
Fuente: DIAN — Estatuto Tributario (artículos 125-1, 125-2, 125-3, 356-3 y 364-5)
Memoria económica de las entidades grandes
Según el artículo 356-3, las entidades del régimen especial con ingresos superiores a 160.000 UVT en el año anterior envían a la DIAN una memoria económica sobre su gestión. La norma prevé que quien no cumpla los requisitos pase al régimen general.
Fuente: DIAN — Estatuto Tributario (artículos 125-1, 125-2, 125-3, 356-3 y 364-5)
Donaciones condicionadas y sin condición
El artículo 125-2 distingue: la donación sin condición se registra como ingreso que da lugar a renta exenta si se destina a la actividad meritoria; la condicionada por el donante va directo al patrimonio. Marcar cada aporte al recibirlo evita reconstruirlo al cierre.
Fuente: DIAN — Estatuto Tributario (artículos 125-1, 125-2, 125-3, 356-3 y 364-5)
Requisitos de quien recibe donaciones
El artículo 125-1 pide a la entidad donataria del régimen especial, entre otras condiciones, manejar los ingresos por donaciones en depósitos o inversiones en entidades financieras, y el 125-3 exige un certificado firmado por revisor fiscal o contador con forma, monto y destinación.
Fuente: DIAN — Estatuto Tributario (artículos 125-1, 125-2, 125-3, 356-3 y 364-5)
Información de la población atendida
Los datos de salud de un beneficiario son sensibles para la Ley 1581 de 2012, y los de niños y adolescentes tienen protección especial. Cada miembro del equipo ve solo lo que necesita para su trabajo.
Fuente: Función Pública — Ley 1581 de 2012, protección de datos personales
Información general, no asesoría legal ni tributaria. El sistema se construye para soportar lo que te aplique; la interpretación de cada caso le corresponde a tu contador o a tu abogado.
Cómo trabajamos en EmaStack
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Lo que construimos queda a nombre de tu empresa: el código, los datos y los accesos. Usamos tecnologías estándar que cualquier equipo puede mantener.
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Preguntas frecuentes
¿Qué software para fundaciones conviene si ya llevo la contabilidad en otro programa?
Uno que no la reemplace. La contabilidad sigue en tu programa y el sistema de la fundación maneja donantes, proyectos y beneficiarios, enviándole lo que necesita para no registrar dos veces.
¿Puedo recibir donaciones recurrentes desde la página web?
Sí. El donante elige monto y frecuencia, registra su medio de pago con autorización y recibe cada mes su comprobante. El aporte queda asociado a su ficha y a su certificado anual.
¿Cómo protejo los datos de los beneficiarios?
Con permisos por rol y por proyecto, registro de quién consulta cada ficha y sin exportaciones masivas. Los informes a cooperantes usan cifras agregadas, no listas con nombres, salvo que el convenio lo exija.
¿Sirve para una fundación pequeña con un solo proyecto?
Sí. Al comienzo pesan más los donantes, los certificados y un tablero sencillo. La gestión de varios financiadores se suma cuando llegan nuevos convenios.
¿El sistema prepara la memoria económica?
Reúne la información que la alimenta —ingresos, ejecución por proyecto, donaciones— y la deja exportable. La preparación y la firma siguen siendo del contador, el revisor fiscal y el representante legal.
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